Управление делами Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО) выполнило автоматизацию служебных перевозок в рамках цифровой трансформации государственного управления.

Стартовая ситуация

В собственном автопарке ведомства было 150 автомобилей, закрепленных за органами власти. Если за сотрудником государственного органа не был закреплен служебный экипаж, ему приходилось бронировать транспорт через руководителя или диспетчера Управления обслуживания транспорта. При этом каждый запрос операторы вносили вручную в бумажный журнал. 
В течение рабочего дня на линии также находились 50 маршрутных автобусов, которые перевозили около 4 500 работников государственных учреждений. Если транспорт задерживался или был снят с линии, сотрудникам приходилось искать другие способы добраться до работы.

Задачи проекта

• Понять реальную занятость транспорта.
• Увеличить полезную нагрузку на каждый экипаж.
• Оптимизировать маршруты движения транспортных средств.
• Автоматически сбалансированно распределять заказы на поездки.
• Упростить процесс бронирования легковых автомобилей.
• Внедрить инструмент оповещения сотрудников о времени прибытия автобуса.

Предпроектный аудит 

Реализация: переход на новую модель использования транспорта 

Служебный транспорт ведомства Управления делами Правительства ЯНАО разделили на три части:

• закрепленные автомобили для высшего руководящего состава;   

• перевозка линейных сотрудников;

• курьерская служба.

Для двух последних групп пассажиров выделили общий пул автомобилей, где транспорт не закреплен. Любой сотрудник может заказать служебную поездку через мобильное приложение, веб-сервис или звонок в диспетчерскую. А система в автоматическом режиме подбирает свободный экипаж с учетом настроек обработки заказов. 

Новый алгоритм работы автопарка ввели с расчетом на то, что:

• поездки станут более доступными для сотрудников;
• ускорится решение рабочих задач;
• увеличится КПД каждого транспортного средства.

Этапы внедрения

Чтобы переход на новую модель прошел безболезненно для работников и водителей, внедрение проводили в несколько стадий:

• 6 авто и 42 пользователя участвовало в пилотном проекте. Через 2 месяца эксплуатации системы «ТМ: Гостакси» стало ясно, что все 6 экипажей полностью удовлетворяют спрос на поездки. Ранее для такого количества пассажиров требовалась 9 автомобилей.

• 24 авто и 190 сотрудников на следующем этапе. Добавили в систему больше пользователей и экипажей. Полезный пробег транспорта вырос до 60%.

Пользователи высоко оценили удобство цифрового решения для заказа транспорта

Переподготовка операторов 

Команда БИТ Мастер обучила операторов работать в системе, а именно:

• принимать заявки через веб-интерфейс или мобильный доступ;  
• диспетчерировать экипажи и пассажиров;  
• отслеживать заказы. 

Работа с водителями: график и мотивация

Благодаря автоматическому сбору и анализу данных в системе «ТМ: Гостакси» уже на тестовом периоде установили, что основной пик поездок приходится на 7 утра и 12-13 часов дня. В остальное время потребность в автомобилях ниже.

Это позволило ввести двухсменный график, чтобы на линии всегда было достаточное количество транспорта: с 6:00 до 15:00 и с 15:00 до 22:00. Решение помогло снизить нагрузку на водителей и создать более комфортные условия работы.
  
Также для водителей введена система поощрений: программа позволяет вести рейтинг, который рассчитывается на основе оценок пассажиров и внутренних показателей эффективности, например, количества выполненных заказов.

Цифровизация автобусных маршрутов

Также в систему «ТМ: Гостакси» добавили линейные служебные автобусы. Интеграция с системой спутникового мониторинга СКАУТ позволила передавать координаты движения по маршруту в единый центр. Благодаря этому пассажиры через мобильное приложение могут узнать точное время прибытия транспорта. Часть сотрудников стала регулярно пользоваться служебными автобусами, поэтому удалось значительно снизить нагрузку на легковой транспорт.

Результаты