В 2022 году Оренбургский филиал АО «ЭнергосбыТ Плюс» внедрил платформу «ТМ: Корпоративные модели», и уже через 4 месяца затраты на автотранспорт, участвующий в проекте, сократились на 12%. Сейчас компания продолжает анализировать работу транспорта, чтобы экономить еще больше в будущем. Рассказываем, почему компания задумалась о цифровизации процессов в автопарке и как происходил процесс внедрения.
|
|
|
До внедрения программного комплекса сотрудники бронировали транспорт разными способами: через систему ЭДО, по телефону, электронной почте. Иногда коллеги могли прийти лично и попросить транспорт. Диспетчер принимал заявки из всех источников, оформлял и обрабатывал, а затем вручную распределял автомобили. Это осложняло сбор заказов и планирование работы транспорта.
Без единой системы управления картина о работе автопарка была неполной. Оценить, какую часть дня транспорт действительно работает, когда часы пиковой загрузки, есть ли резерв, не представлялось возможным. Также не всегда было ясно, сколько поездок совершил каждый отдел или сотрудник, какие водители работали старательно, а какие нет. Поэтому важно было добиться прозрачности процессов в автопарке.
Также руководители хотели проверить предположение, что расходы на транспорт можно сократить, не теряя в качестве сервиса. Для этого требовалось выявить фактическую загрузку транспорта и на основании этого оптимизировать состав автопарка.
На старте проекта уберизации поездок стояли три основные задачи: сокращение затрат на автопарк, цифровизация транспортных задач, предоставление удобных сервисов для сотрудников.
Перед выходом на торги, компания изучала опыт цифровизации в других компаниях. Руководители рассматривали различные системы, изучали необходимые для работы компоненты. Большим подспорьем стала возможность тестирования программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки». За период бета-тестирования руководители смогли сформулировать требования к системе, понять необходимость различных сервисов для компании. Но что еще важнее — посмотреть реальную загрузку транспорта, и оценить потенциал сокращения расходов.
Внедрение программного комплекса проходило в сжатые сроки. Развертывание системы стартовало в январе, а уже 28 февраля началась промышленная эксплуатация. Рабочая группа проводила проектные встречи каждую неделю, обсуждала бизнес-процессы и вносила корректировки. Команда «ТМ: Корпоративные поездки» подключила к системе 15 водителей и 155 пассажиров, обучила работе с мобильными и веб-приложениями.
Уже в феврале происходил онлайн-сбор заявок с приложений сотрудников и компьютеров секретарей. Система в автоматическом режиме распределяла транспорт, а водители работали с заявками в специальных мобильных приложениях. Сейчас диспетчеру доступна вся информация о текущих и предстоящих поездках. Он может корректировать поездки в онлайн режиме, отслеживать положение и статусы заказов.
В процессе настройки системы была замечена аномалия: водители завершают заявку в приложении не сразу, а через 10-15 минут после достижения точки назначения. Это оказывает влияние на доступность транспорта на линии. Система не могла назначить водителя на следующий заказ, потому что технически поездка еще не была завершена.
Чтобы избежать подобных инцидентов разработчики внедрили скрипт «завершения заказа». Теперь, как только водители достигают точки назначения, система автоматически завершает поездку и подбирает следующую заявку. В результате сократился простой транспорта и выросло число выполненных заказов.
Так как компания отвечает за снабжение электроэнергией по всей Оренбургской области, командировки неизбежны. Сотрудники порой бронируют автомобили на несколько дней. Чтобы не учитывать этот транспорт при автоматической раздаче заказов и понимать, сколько времени он будет недоступен, разработан специальный режим «командировка». Теперь система исключает такие автомобили из списка доступных. Проведены беседы и прописаны новые пункты в рабочем регламенте.
Чтобы соблюдался режим дня, а водители работали в положенное время, разработан скрипт «автоматического вывода с обеда». На 60 минуте обеда, система снова сделает водителя доступным к приему заявок.
Уже через четыре месяца работы стало ясно, что проект цифровизации успешный. Руководители добились всех целей: расходы на транспорт снизились, сотрудники с легкостью создают заказы, а вся информация о работе автопарка доступна для анализа. Достигнутая на данный момент экономия составляет 12% по автомобилям, участвующим в проекте. Помимо этого, руководители продолжают анализировать данные, чтобы еще больше сократить расходы.
Внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» упростило заказ транспорта в компании. Теперь сотрудники создают заявки в мобильном приложении в несколько кликов. Как только автомобиль назначен, можно посмотреть расчетное время прибытия, марку и номер. Если необходимо уточнить какие-то детали, можно написать в чат.
Сотрудники отмечают удобство мобильных и веб-приложений и считают, что принцип работы сервисов интуитивно понятен. 95% пользователей поставили наивысшую оценку. Это подтверждается и аналитикой по заказам: уже в апреле 92% заявок создавались в мобильном приложении.
Диспетчеры также отмечают удобство работы в «ТМ: Корпоративные поездки». Благодаря автоматическому расчету времени, они видят фактическую загрузку транспорта в течение дня. Сотруднику могут предложить другое время подачи, такси или совместную поездку с коллегой. Система упростила и контроль за работой водителя: если возникают нарушения или отклонения, это сразу фиксируется.
Благодаря «ТМ: Корпоративные поездки» руководители смогли добиться прозрачности процессов в автопарке. В одной системе собирается и хранится информация о количестве и характере поездок сотрудников, работе водителей, занятости на рабочем месте, простоях транспорта, затратах подразделений, часах пиковой загрузки, работе диспетчера в системе.
Оренбургский филиал АО «ЭнергосбыТ Плюс» может принимать более взвешенные решения об изменениях в автопарке, корректировать мотивацию для водителей, учитывать расходы на следующие периоды и искать точки роста.
Проект цифровизации и автоматизации процессов в автопарке признан успешным и получил поддержку у руководства АО «ЭнергосбыТ Плюс». Поэтому было принято решение транслировать опыт на другие филиалы. В 2022-2023 началось тиражирование системы еще в 5 филиалах АО «ЭнергосбыТ Плюс».
Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы
Содержание
Если водитель управляет транспортом предприятия и нарушает правила дорожного движения, то штраф приходит на собственника автомобиля, то есть организацию. Расскажем, как работать со штрафами, наказывать водителей за нарушение ПДД, нужно ли вести журнал нарушений ПДД водителями и другие тонкости работы с нарушениями правил передвижения транспорта на предприятии.
Контролировать водителей организация может с помощью различных систем по управлению ресурсами — ERP-систем. Однако такие системы всё же не умеют учитывать реальное время труда и отдыха водителей, не распознают статус водителя. Зато с этой задачей поможет справиться программа по цифровизации автопарка компании. Разберёмся, как системы автоматизации помогают вести учёт работы водителей в организации.
