Как автоматическое создание путевых листов увеличивает эффективность работы автопарка

В работе с путевыми листами встречается много сложностей: диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами для заполнения путевого листа; водители не могут приступить к работе без правильно составленного путевого листа; руководители страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов, согласований и оформлений.

Программа для заполнения путевых листов: что умеет и как работает

В такой системе диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменялся, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист он заполняет в другой программе. В спешке вводит данные другого водителя и автомобиля, обновляет и печатает новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию и если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Интеграция программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» с программой учета путевых листов позволяет механику создать путевой лист для водителя одним нажатием кнопки. Так компания экономит время сотрудников и деньги на содержание отдела, который занимается оформлением путевых листов.

В программе «ТМ: Корпоративные поездки» есть бланки путевых листов утвержденных форм для всех видов транспорта: грузовых и легковых автомобилей, автобусов и спецтехники.

Журнал регистрации путевых листов в ТМ: Корпоративные поездки
 

Можно сформировать бланки двух типов:

1. Закрытый, в котором указан маршрут для водителя. Например, Ижевск — Саратов — Ижевск. Это означает, что водитель не может поменять маршрут на свое усмотрение и по дороге заехать к родственникам. Иначе в ГАИ ему выпишут штраф.

2. Открытый — с остановками «по требованию». Такой путевой лист позволит водителю менять маршрут в течение рабочей смены или по необходимости. Им пользуются, например, водители скорой помощи, у которых маршрут на всю смену заранее неизвестен.

Как оформляются данные по путевым листам в программе 

Программа формирует путевой лист по нажатию кнопки, как только водитель появляется в системе. Таким образом не нужно вводить и создавать данные вручную, передавать их между отделами. Больше не будет ошибок при заполнении. 

Готовый распечатанный бланк 

Чтобы получить готовый лист, водитель:

1. Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
2. Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
3. Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
4. Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
5. Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.

Преимущества подсчета и ведения путевых листов в программе «ТМ: Корпоративные поездки»

Быстро создает и редактирует путевые листы. Если водитель заболел или не может выйти на линию по другим причинам, программа позволяет быстро скорректировать данные. Механик просто выводит другого водителя на свободной машине. А система соединяет все данные, перестраивает маршрут и сохраняет изменения. Остается только распечатать новый путевой лист.

Заменить водителя, автомобиль или маршрут с программой «ТМ: Корпоративные поездки» быстро и просто, потому что в ней есть необходимые для этого функции: 

• График работы водителей. Контролирует вывод водителей: кто занят, кто в отпуске, кто не сможет получить доступ в систему, а кого можно выпустить в рейс.

• Загруженность автомобилей. Контролирует вывод машин на линию: какая сломана или не прошла ТО, а какую можно взять для работы.

Бессрочно хранит данные из путевых листов. С программным комплексом необязательно вести огромные бумажные архивы — все электронные листы в заполненном виде остаются в базе данных. Путевые листы за прошедшую дату в любой момент можно восстановить и снова пустить на печать, даже если водитель его потерял или оставил дома.

Например, потребовались данные машины, на которой водитель выходил в рейс. Для этого нужно детализировать поездки водителя за необходимый период и достать информацию из сохраненного листа. Например, ООО «Мастер» разрешает Ивану Иванову 1 января 2020 выйти на автомобиле Опель с государственным номером Н111ЕТ и работать с 9 утра до 17 вечера по всем заявкам в пределах территории г. Ижевска.

Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить: 

• маршрут по карте: плановый и по факту;

• начало и конец маршрута;

• количество заказов;

• запланированное и фактическое время работы;

• переписку с диспетчером;   

• какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;

• телефонные разговоры;

• пробег автомобиля.

Отчет по путевым листам в «ТМ: Корпоративные поездки»

В обычных программах для заполнения путевых листов, а тем более при заполнении путевого листа в Excel, нет этих возможностей. В программе «ТМ: Корпоративные поездки» — есть.

У каждого автопарка свои требования и регламенты, поэтому мы подготавливаем к внедрению специализированные формы. Информацию можно визуализировать в любой момент, в удобном клиенту виде по данным за любой период.

Возможности интеграции программы для путевых листов и «ТМ: Корпоративные поездки»

У программы «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API-протокол, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными обеспечениями. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними. 

Для вашего удобства настраиваем интеграцию с программами: 

• «1С:Предприятие», которую вы используете для выписки путевых листов и ГСМ, расчета использования бензина и затрат на него;

• «АвтоГРАФ» или Wialon, которые вы устанавливаете в машине для контроля передвижения водителей, наличия пассажиров или использования ковша на экскаваторе. 

• ГЛОНАСС или GPS, которые показывают вам отклонения от маршрута и местонахождение автотранспорта.

Принцип работы программного комплекса

Программа для оформления путевых листов: быстро, просто, удобно

Интеграция программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» упрощает работу с путевыми листами, автоматизирует ее и ускоряет процессы компании. Владельцы получают доступ сразу ко всей необходимой информации в одном месте. Это возможно, если интегрировать программу учета путевых листов и другое программное обеспечение в систему «ТМ: Корпоративные поездки». А из облачного хранения можно восстановить необходимую информацию по маршруту даже через несколько лет после совершения поездки.