Почему путевой лист на предприятиях – незаменимый документ? Как оформлять и хранить путевые листы в 2024 году? Кто несет ответственность, и какие могут быть штрафы за путевые листы? Рассмотрим подробно в статье.

Путевой лист: для чего нужен в организации

Путевой лист в организации нужен как один из основных и самых необходимых документов, в соответствии с которым:

• Начисляется зарплата водителей;

• Контролируется использование корпоративного автотранспорта;

• Учитывается расход средств (ГСМ, денег на ремонт, техосмотр и сопутствующие расходы);

• Ведутся проверки контролирующими органами и налоговой службой.

Для учета транспортных средств в компании путевой лист является незаменимым документом. Доступ к нему предоставляется сотрудникам кадрового отдела, бухгалтерии, операторам, механикам и другим ответственным лицам, но к реальной работе с «путевками» допущены немногие.

Кто заполняет путевой лист в организации

Путевой лист в организации заполняют либо диспетчеры, либо бухгалтерия, либо менеджер транспортного отдела. Обязанности по заполнению путевых листов распределяются в каждой компании по-своему, в соответствии с должностной инструкцией.

Чтобы назначить сотрудника, который выписывает путевые листы водителям на предприятии, необходимо составить приказ, содержащий:

1. Наименование компании;
2. Должность и ФИО работника;
3. Дата назначения сотрудника ответственным за заполнение «путевок»;
4. Нормативные документы по организации – часы работы, должностная инструкция и т.д.

Пример приказа о назначении ответственного за путевые листы

Вот пример должностной инструкции для ответственного за эксплуатацию автотранспорта. Вы можете скачать ее и заполнить в соответствии с требованиями вашей компании.

Кто выдает путевые листы водителям в организации

Вот интересная новость: выдавать путевые листы водителям в организации может не только ответственный сотрудник, но и самый обычный терминал. Работать с таким достаточно просто и легко. Все, что нужно водителю – подойти к терминалу перед началом рабочей смены, ввести личный ID и заполнить «путевку» самостоятельно, после чего только получить все необходимые подписи.

Такие терминалы обычно стоят при входе на работу

Если терминала в компании нет, путевые листы водителям выдает назначенный сотрудник.

Порядок выдачи путевых листов на предприятии

В каждой компании есть свои правила выдачи путевых листов, которые зависят от внутренних норм работы. Обычно этот процесс начинается с того, что диспетчер заполняет документ, затем медик и механик ставят свои отметки. После этого водитель берет путевой лист и выходит на работу. В конце дня водитель делает отметки о показателях одометра и ДУТа, вписывает их в путевой лист и ставит свою подпись. Затем механик и медик снова подписывают путевой лист, после чего он сдаётся диспетчеру.

Нужна ли печать организации на путевом листе в 2024 году

Нет, в настоящее время это необязательное требование. Достаточно трех подписей, о которых мы говорим ниже.

Данные, которые необходимы в путевом листе в 2024 году

Кто может подписывать путевые листы в организации

На каждом путевом листе должны стоять три подписи:

1. Ответственного сотрудника, о котором мы говорили ранее;

2. Механика транспортного отдела, который подтверждает, что автомобиль перед рейсом прошел техосмотр и готов к поездке;

3. Медработника организации. Этот сотрудник может работать как непосредственно в компании, так и удаленно, если на предприятии действует система ЭСМО. Медик осматривает водителя и допускает его к работе.

Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна

Кто проверяет путевые листы у организации

Проверяют путевые листы у организации:

• ФНС (Федеральная налоговая служба) – расходы на топливо должны быть отражены, в том числе, и в путевых листах. Просматриваются путевые листы при плановых или внеплановых проверках.

• Трудовая инспекция – по запросу от водителей, если поступят жалобы о неправильном начислении зарплаты и несоблюдении прав на отдых.

• ГИБДД – если возникнет подозрение, что автомобилем управляет «левый» сотрудник или вовсе человек не от компании.

Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать

Чем отличается путевой лист на легковое авто от путевого листа на грузовое авто

Путевой лист на легковой автомобиль и путевой лист на грузовой автомобиль различаются в зависимости от характера использования транспортного средства и требований законодательства:

1. Цель использования и маршруты:

   • Для легкового автомобиля путевой лист чаще используется для служебных поездок сотрудников, командировок, или перевозки пассажиров. Маршруты чаще менее сложные и фиксируются одним рейсом.
   • Для грузового автомобиля путевой лист включает информацию о грузах, их весе и объеме, а также детализированные маршруты доставки, иногда с несколькими точками погрузки и разгрузки.



2. Обязательные реквизиты:

   • В путевом листе грузового автомобиля могут быть дополнительные поля, связанные с характеристиками груза (тип, масса) и оформлением товарно-транспортной накладной.
   • Для легкового автомобиля такой информации не требуется, но обязательно указываются водитель, маршрут и цель поездки.

Оба документа включают данные о техническом и медицинском осмотре, но их детализация для грузового автотранспорта зачастую строже из-за более высокого риска перевозок и ответственности за груз.

Срок хранения путевых листов в организации

Путевые листы в организации должны храниться пять лет в компьютере организации или бумажном виде. Тем не менее, без регулярных проверок трудовой инспекции срок хранения путевых листов может быть продлен.

Порядок оформления путевого листа в 2024 году

Как утилизировать путевые листы

В связи с упомянутой выше неопределенностью законов, рекомендуется хранить документы не менее 7 лет и только после этого назначать процедуру утилизации. Для утилизации старых путевых листов необходимо организовать комиссию и оформить акт. Путевые листы можно сжечь или уничтожить в шредере.

Программа для учета путевых листов

Проще и надежнее всего работать с программой для путевых листов. Хранить путевые листы на бумажных носителях – это не только прошлый век, но и попросту неудобно, особенно потому, что хранить надо в определенных условиях, в специальном журнале формы No 8 и в течение 5 лет.

Программа для составления путевых листов проще, поскольку:

• Водитель может самостоятельно заполнить «путевку» через терминал – и документ сразу сохранится в базе данных на сервере;

• Механик, медработник и ответственный менеджер могут поставить на путевом листе цифровую подпись;

• В начале и в конце смены вся информация о здоровье сотрудника, показаниях одометра и состоянии автомобиля также сохранятся автоматически;

• Все данные можно синхронизировать с программой бухгалтерского учета без перенесения их вручную.

Использование программ позволяет ускорить процесс заполнения путевых листов, избежать ошибок и увеличить эффективность рабочих процессов в организации.

Также данные с путевых листов удобно анализировать с помощью специальной аналитической платформы, которую предоставляет программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки»

Программа - Путевые листы и ГСМ

Программа учета ГСМ и путевых листов «ТМ: Корпоративные поездки»

Чтобы не заниматься внесением и актуализацией информации вручную, рекомендуется использовать систему «ТМ: Корпоративные поездки», которая:

Объединяет все этапы работы с путевыми листами в одном интерфейсе.

Позволяет планировать график работы водителей, заполнять путевые листы и собирать информацию о заявках и поездках.

Автоматически переносит информацию в бухгалтерские системы учета с готовыми бланками путевых листов для разных видов транспорта.

Выдает путевой лист по шаблону с уже заполненными данными каждого водителя, когда он входит в систему.

Отображает график работы всех водителей.

Бессрочно хранит данные и может восстановить информацию даже при сбое в бухгалтерской системе учета.

Отслеживает планируемый и фактический маршрут, количество заказов, время выполнения поездки, всю переписку между водителем и диспетчером, все действия и нажатые кнопки, записи разговоров и информацию о пробеге машины.

Система «ТМ: Корпоративные поездки» может быть интегрирована с другими программами через открытый API, позволяющий обмениваться данными между разными системами. Мы интегрируем программный комплекс таким образом, чтобы информация об автопарке была собрана в едином месте, и пользователю не требовалось работать с несколькими программами и переносить данные между ними вручную.

Существует возможность интеграции системы с другими программами, включая:

• «1С:Предприятие» (собирает данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и т.д.)

• «АвтоГРАФ» или Wialon (собирает данные о передвижении водителей и маршрутах);

• ГЛОНАСС или GPS (точное отображение маршрута).

Журнал учета путевых листов

Существует журнал учета, который используется для отслеживания движения путевых листов. Раньше этот журнал мог заполняться только по форме No8, но начиная с января 2013 года стали действовать более гибкие правила. Сейчас компании могут разработать свою форму журнала учета, но она должна содержать определенные данные, такие как номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, а также подписи диспетчера и бухгалтера. Ведение журнала в программе также допускается, но только при условии, что его можно будет распечатать в любой момент.

Пример, как данные из «ТМ: Корпоративные поездки» попадают в журнал учета системы 1С

Штраф за отсуствие путевого листа на организацию

Если у водителя отсутствует путевой лист, то компания может быть оштрафована.

• Инспектор ГИБДД имеет право наложить штраф в размере 500 рублей и отправить автомобиль на штрафную стоянку.

• Более крупные штрафы могут быть наложены, если водитель не прошел медосмотр - 3000 рублей, а руководитель - 5000 рублей.

• Компания может быть оштрафована на 30 000 рублей и более, если медосмотры не проводятся вообще.

Часто задаваемые вопросы:

Кто ведет путевые листы в организации?

В организации обязанность вести путевые листы ложится на бухгалтера, завгара или менеджера транспортного отдела.

Что изменилось в путевых листах с 1 сентября 2023 года?

Изменения в путевых листах коснулись сведений о водителе, регламента оформления путевых листов ― теперь медицинский осмотр можно проходить дистанционно.

В каком случае нужен путевой лист?

Путевой лист нужен во всех случаях использования рабочего автомобиля в служебных целях.

Кому нужен путевой лист в 2024 году?

Путевой лист нужен всем собственникам и владельцам служебных автомобилей.

Можно ли обойтись без путевого листа?

Можно, если водитель не перевозит грузы или пассажиров для нужд компании.

Сколько дней можно ездить по путевому листу?

Не более 1 месяца в рамках одной поездки.

Кто проверяет путевые листы у организации?

ГИБДД, налоговая служба, Роструд и Росздравнадзор.