Путевые листы ― это важный документ для любой организации, в которой есть хотя бы один автомобиль. В этой статье мы рассмотрим острые вопросы, которые возникают при работе с этим документом. Объясним, как организации избежать штрафов и повысить эффективность работы с помощью программы для путевых листов.
|
Почему путевой лист на предприятиях – незаменимый документ? Как оформлять и хранить путевые листы в 2023 году? Кто несет ответственность, и какие могут быть штрафы за путевые листы? Рассмотрим подробно в статье.
|
Путевой лист в организации нужен как один из основных и самых необходимых документов, в соответствии с которым:
Начисляется зарплата водителей;
Контролируется использование корпоративного автотранспорта;
Учитывается расход средств (ГСМ, денег на ремонт, техосмотр и сопутствующие расходы);
Ведутся проверки контролирующими органами и налоговой службой.
Для учета транспортных средств в компании путевой лист является незаменимым документом. Доступ к нему предоставляется сотрудникам кадрового отдела, бухгалтерии, операторам, механикам и другим ответственным лицам, но к реальной работе с «путевками» допущены немногие.
Путевой лист в организации заполняют либо диспетчеры, либо бухгалтерия, либо менеджер транспортного отдела. Обязанности по заполнению путевых листов распределяются в каждой компании по-своему, в соответствии с должностной инструкцией.
Чтобы назначить сотрудника, который выписывает путевые листы водителям на предприятии, необходимо составить приказ, содержащий:
Вот пример должностной инструкции для ответственного за эксплуатацию автотранспорта. Вы можете скачать ее и заполнить в соответствии с требованиями вашей компании.
Вот интересная новость: выдавать путевые листы водителям в организации может не только ответственный сотрудник, но и самый обычный электронный терминал. Работать с таким достаточно просто и легко. Все, что нужно водителю – подойти к терминалу перед началом рабочей смены, ввести личный ID и заполнить «путевку» самостоятельно, после чего только получить все необходимые подписи.
Если терминала в компании нет, путевые листы водителям выдает назначенный сотрудник.
В каждой компании есть свои правила выдачи путевых листов, которые зависят от внутренних норм работы. Обычно этот процесс начинается с того, что диспетчер заполняет документ, затем медик и механик ставят свои отметки. После этого водитель берет путевой лист и выходит на работу. В конце дня водитель делает отметки о показателях одометра и ДУТа, вписывает их в путевой лист и ставит свою подпись. Затем механик и медик снова подписывают путевой лист, после чего он сдаётся диспетчеру.
Нет, в настоящее время это необязательное требование. Достаточно трех подписей, о которых мы говорим ниже.
На каждом путевом листе должны стоять три подписи:
Ответственного сотрудника, о котором мы говорили ранее;
Механика транспортного отдела, который подтверждает, что автомобиль перед рейсом прошел техосмотр и готов к поездке;
Медработника организации. Этот сотрудник может работать как непосредственно в компании, так и удаленно, если на предприятии действует система ЭСМО. Медик осматривает водителя и допускает его к работе.
Проверяют путевые листы у организации:
ФНС (Федеральная налоговая служба) – расходы на топливо должны быть отражены, в том числе, и в путевых листах. Просматриваются путевые листы при плановых или внеплановых проверках.
Трудовая инспекция – по запросу от водителей, если поступят жалобы о неправильном начислении зарплаты и несоблюдении прав на отдых.
ГИБДД – если возникнет подозрение, что автомобилем управляет «левый» сотрудник или вовсе человек не от компании.
Путевые листы в организации должны храниться пять лет в электронном или бумажном виде. Тем не менее, без регулярных проверок трудовой инспекции срок хранения путевых листов может быть продлен.
В связи с упомянутой выше неопределенностью законов, рекомендуется хранить документы не менее 7 лет и только после этого назначать процедуру утилизации. Для утилизации старых путевых листов необходимо организовать комиссию и оформить акт. Путевые листы можно сжечь или уничтожить в шредере.
Проще и надежнее всего работать с программой учета путевых листов. Хранить путевые листы на бумажных носителях – это не только прошлый век, но и попросту неудобно, особенно потому, что хранить надо в определенных условиях, в специальном журнале формы No 8 и в течение 5 лет.
Электронный учет путевых листов проще, поскольку:
Водитель может самостоятельно заполнить «путевку» через терминал – и документ сразу сохранится в базе данных на сервере;
Механик, медработник и ответственный менеджер могут поставить на путевом листе электронную подпись;
В начале и в конце смены вся информация о здоровье сотрудника, показаниях одометра и состоянии автомобиля также сохранятся автоматически;
Все данные можно синхронизировать с программой бухгалтерского учета без перенесения их вручную.
Использование электронных программ позволяет ускорить процесс заполнения путевых листов, избежать ошибок и увеличить эффективность рабочих процессов в организации.
Чтобы не заниматься внесением и актуализацией информации вручную, рекомендуется использовать систему «ТМ: Корпоративные поездки», которая:
Объединяет все этапы работы с путевыми листами в одном интерфейсе.
Позволяет планировать график работы водителей, заполнять путевые листы и собирать информацию о заявках и поездках.
Автоматически переносит информацию в бухгалтерские системы учета с готовыми бланками путевых листов для разных видов транспорта.
Выдает путевой лист по шаблону с уже заполненными данными каждого водителя, когда он входит в систему.
Отображает график работы всех водителей.
Бессрочно хранит данные и может восстановить информацию даже при сбое в бухгалтерской системе учета.
Отслеживает планируемый и фактический маршрут, количество заказов, время выполнения поездки, всю переписку между водителем и диспетчером, все действия и нажатые кнопки, записи разговоров и информацию о пробеге машины.
Система «ТМ: Корпоративные поездки» может быть интегрирована с другими программами через открытый API, позволяющий обмениваться данными между разными системами. Мы интегрируем программный комплекс таким образом, чтобы информация об автопарке была собрана в едином месте, и пользователю не требовалось работать с несколькими программами и переносить данные между ними вручную.
Существует возможность интеграции системы с другими программами, включая:
«1С:Предприятие» (собирает данные о заявках, фактическом графике работы водителей, километраже и т.д.)
«АвтоГРАФ» или Wialon (собирает данные о передвижении водителей и маршрутах);
ГЛОНАСС или GPS (точное отображение маршрута).
Существует журнал учета, который используется для отслеживания движения путевых листов. Раньше этот журнал мог заполняться только по форме No8, но начиная с января 2013 года стали действовать более гибкие правила. Сейчас компании могут разработать свою форму журнала учета, но она должна содержать определенные данные, такие как номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, а также подписи диспетчера и бухгалтера. Ведение журнала в электронном виде также допускается, но только при условии, что его можно будет распечатать в любой момент.
Если у водителя отсутствует путевой лист, то компания может быть оштрафована.
Инспектор ГИБДД имеет право наложить штраф в размере 500 рублей и отправить автомобиль на штрафную стоянку.
Более крупные штрафы могут быть наложены, если водитель не прошел медосмотр - 3000 рублей, а руководитель - 5000 рублей.
Компания может быть оштрафована на 30 000 рублей и более, если медосмотры не проводятся вообще.
Содержание
В этой статье мы расскажем, какие преимущества даёт система помощи водителю и как можно в 2 раза повысить продуктивность работы в автопарке.
С 1 марта 2023 года стало возможно формировать электронный путевой лист. Это нововведение открывает ряд возможностей для компаний. В статье расскажем, как уже сегодня можно упростить процедуру формирования путевых листов и повысить прозрачность процессов.
