Качественная программа диспетчеризации транспорта не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на что стоит обратить внимание при выборе системы для собственного автопарка организации, а также какие функции и эффекты позволяет получить применение информационных технологий для диспетчеризации автотранспорта

Диспетчеризация автотранспорта: давайте сравним функции разных программ 

1. Диспетчеризация и GPS-контроль автомобилей
Нередко водители и сотрудники компании используют автотранспорт компании в личных целях. Из-за этого увеличивается холостой пробег автомобилей. Они чаще нуждаются в ремонте.

GPS-контроль автомобилей в программе диспетчеризации автотранспорта помогает компании в любой момент получить данные о текущем местоположении автомобиля, его маршруте, сколько времени он потратил на поездку или на ожидание в месте назначения. Водителю придётся каждый раз объяснять руководству, если его фактический маршрут вдруг разойдётся с заданным.

Система спутникового контроля также помогает отследить скорость движения корпоративных автомобилей. Компания обезопасит себя от лишних штрафов за превышение скорости и снизит свои расходы на содержание автопарка.

2. Диспетчеризация и отслеживание статусов водителей
Знать текущее местоположение водителя и его итоговый маршрут недостаточно. Водитель может увиливать от ответов на вопросы о его маршруте, приукрашивать, не говорить всю правду. Компании остаётся верить на слово.

Система диспетчеризации транспорта, кроме трека маршрутов, должна отслеживать еще и статусы водителей. Например, программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» показывает, чем занимается водитель в данный момент — на обеде, в ремонте, выполняет заказ или находится в ожидании поездки. Компании известно, в какое время, где и что делал водитель, как проходил его рабочий день. Компания также сможет проанализировать данные по заявкам на поездки: их количество, продолжительность, скорость их выполнения.

Отслеживание статусов водителей позволяет в полной мере контролировать использование корпоративного автотранспорта и работу водителей, справедливо и равномерно распределяет поездки между ними, сокращает холостой пробег. На основе этих данных компания сможет проанализировать реальную загруженность автопарка, с разных сторон оценить эффективность его работы и впоследствии улучшить показатели.

3. Диспетчеризация и управление нагрузкой на автотранспорт
Обычно диспетчер вручную подбирает автомобиль для выполнения заказа. Иногда он назначает одни автомобили чаще, чем другие. Такие автомобили совершают больше поездок и выходят из строя быстрее.

Программа диспетчеризации должна управлять автопарком как единой системой. «ТМ: Корпоративные поездки» задействует все машины автопарка в перевозке сотрудников и равномерно распределяет нагрузку между ними, в зависимости от статуса водителя, его текущего местоположения и предстоящего маршрута. Программный комплекс помогает выровнять пробеги и затраты на техобслуживание между всеми машинами в автопарке.

4. Диспетчеризация и работа с предварительными заявками на поездки
Не всегда получается заранее согласовать и спланировать все поездки. Иногда сотрудникам необходимо прямо сейчас взять автомобиль компании и выполнить рабочую задачу. Важно, чтобы программа давала возможность им это сделать.

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» управляет оперативными поездками, работает со срочными заказами, которые сейчас поступили в систему и которые тут же надо выполнить. Программа подбирает автомобиль, который ближе всего находится к местоположению сотрудника, чтобы максимально сократить время подачи. Следит, чтобы каждая машина была вовремя отправлена на место назначения с теми сотрудниками, которым необходимо там быть. Также доступно создание предварительных заявок на поездки.

5. Диспетчеризация и назначение заказов в очередь
Обычно, чтобы получить новый заказ, водитель должен вернуться в гараж. Это увеличивает холостой пробег автомобиля. В то время, пока сотрудник на совещании или относит документы, водитель должен ждать его, чтобы отвезти обратно в офис компании. Так, он выполняет меньше заказов, чем мог бы.

Если программа диспетчеризации умеет назначать заказы в очередь и корректно их обрабатывать, то проблемы с холостыми пробегами и простоем транспорта будут решены. Система «ТМ: Корпоративные поездки» в реальном времени подбирает свободный автомобиль, который находится ближе всего к заказу. Автомобиль может еще не закончить текущую поездку, но уже получает следующий заказ. Водитель может не ждать сотрудника, а выполнять текущие заказы. Сотрудник же после выполнения своих рабочих задач закажет новую машину, которая приедет за считанные минуты, потому что находится недалеко от него.

Сравните эффекты от диспетчеризации автопарка с помощью разных систем

1. Быстрое оформления заявки на автомобиль
Обычно компании заранее планируют и составляют график поездок, назначают на них автомобили и водителей. Если сотруднику необходимо срочно отвезти документы, он не может получить корпоративный автотранспорт прямо сейчас. Для этого он должен написать заявление на поездку, согласовать его со своим руководителем, перенаправить начальнику гаража, который выделит ему автомобиль на определенный день и занесет эту поездку в общий график. Это может занять несколько дней.

Стоит обратить внимание на дополнительные способы создания заявок в системе диспетчеризации транспорта. Они помогут избежать долгих согласований, сократят время оформления заявки на автомобиль и время ожидания транспорта, увеличат число поездок на каждую единицу транспорта.

Например, в «ТМ: Корпоративные поездки» входят мобильные приложения для сотрудников и водителей. С помощью них можно создавать и выполнять заявки в режиме реального времени без помощи диспетчера. Сотрудник самостоятельно оформляет заявку в мобильном приложении. Она поступает в программный комплекс, который автоматически назначает экипаж согласно сценариям автоподбора. Водитель в своем мобильном приложении видит эту заявку и принимает её.

2. Равномерное распределение заявок между автомобилями
Если часть автомобилей ездит чаще, чем другая, то это скажется не только на техническом состоянии автомобилей, но и на физическом состоянии водителей. Для безопасности важно, чтобы во время поездки водитель был внимателен и сосредоточен.

Программа диспетчеризации должна следить за равномерным распределением заявок на поездки между автомобилями и водителями. «ТМ: Корпоративные поездки» в реальном времени учитывает статус и местоположение всех автомобилей и водителей в автопарке, на основании чего равномерно раздаёт заявки на поездки.

3. Уменьшение холостого пробега
Обязательное возвращение в гараж за новым заказом или бесконтрольное использование автомобиля в личных целях увеличивает холостой пробег корпоративного автотранспорта.

Чтобы избежать этого, эффективная система диспетчеризации подберет свободный автомобиль в соответствии с его текущим местоположением и адресом места подачи. Даже если водитель еще не закончил поездку, но его конечный пункт находится недалеко от места подачи по текущей заявке, программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» добавит ее в очередь водителю. Если несколько сотрудников планируют ехать по одному маршруту, то в системе можно объединить их заказы в один общий и задействовать один автомобиль вместо двух. Получается, что за день водитель выполнит больше поездок и сократит холостой пробег.

4. Переиспользование машин
Ряд компаний закрепляют определенное количество машин за отделами. Например, сотрудники одного отдела не могут пользоваться автомобилями другого отдела, хотя ездят чаще, но их автомобили всегда востребованы и заняты, а автомобили другого отдела простаивают.

Программа диспетчеризации должна оптимизировать использование корпоративного автотранспорта. В программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки» есть возможность создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день и перевозить разных сотрудников.

5. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Бывает, что в автопарке компании находятся автомобили, которые совершают очень мало поездок или совсем никуда не ездят. Компания не знает об этом или надеется, что они еще могут понадобиться, и продолжает выделять деньги на их содержание.

Система диспетчеризации поездок должна помочь компании решить вопрос с неиспользуемыми автомобилями в её пользу. «ТМ:Корпоративные поездки» собирает огромное количество данных по автомобилям, водителям, сотрудникам, поездкам. На основе этих данных можно сформировать детальные отчеты по работе автопарка и оценить его реальную загруженность: какие машины простаивают без дела, а какие ездят без перерыва, от каких машин можно отказаться без ущерба продуктивности. Отказ от неиспользуемых автомобилей позволит компании сократить расходы на содержание автопарка.

Определитесь с выбором программы диспетчеризации

Функции и эффекты	Классическая программа диспетчеризации	«ТМ: Корпоративные поездки»
GPS-контроль автомобилей	✓	✓
Отслеживание статусов водителей	✘	✓
Учет автомобилей и сотрудников автопарка	✓	✓
Контроль расхода топлива	✓	✓
Учет технического состояния автомобилей	✓	✓
Управление нагрузкой на автотранспорт	✘	✓
Работа с предварительными заявками	✓	✓
Работа с заявками по требованию	✘	✓
Назначение заказов в очередь	✘	✓
Быстрое оформления заявки на автомобиль	✘	✓
Равномерное распределение заявок между автомобилями	✘	✓
Уменьшение холостого пробега	✘	✓
Переиспользование машин	✘	✓
Сокращение количества неиспользуемых автомобилей	✘	✓

Если компания уже использует программу диспетчеризации автопарка, то программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» легко интегрируется в существующую систему и дополнит её.

Часто задаваемые вопросы:

Что такое диспетчеризация транспорта?

Диспетчеризация транспорта ― это комплекс программ, благодаря которым можно отслеживать работу автопарка и передвижение автомобилей в режиме реального времени.

В чем заключается работа диспетчера по транспорту?

Работа диспетчера по транспорту ― принимать заявки на передвижение корпоративного транспорта, контролировать поездки и вести отчетную документацию в автопарке.

Подробнее о должностных обязанностях диспетчера по транспорту можно прочитать здесь.