ПАО «Татнефть» — российская нефтяная компания, которая занимает пятое место в России по объему добычи нефти. В состав компании входят дочерние общества с локациями в Бавлы, Азнакаево, Нурлате, Альметьевске, Нижнекамске и других городах Татарстана. Сотрудники часто ездят по рабочим вопросам в другие города и используют корпоративные автомобили. Контроль за передвижениями сотрудников практически отсутствовал, отчетные документы по поездкам не отражали всех данных, а это вело к невозможности контролировать расходы на автопарк. Поэтому для более эффективного использования автопарка в 2015 году руководство запланировало оптимизировать деятельность автотранспортное предприятие Татнефти.

Видеоинтервью с ведущим инженером ПАО «Татнефть» о цифровизации транспортных процессов на предприятии

Оптимизация автопарка началась с определения проблемы

В составе автотранспортного предприятия «Татнефти» 450 собственных и арендованных автомобилей для организации служебных поездок сотрудников в подразделения соседних городов Татарстана.

Основная проблема заключалась в том, что общая эффективность использования легкового транспорта снижалась из-за роста количества автомобилей корпоративного автопарка «Татнефти».

В 2015 году в компании возникла потребность изменить принципы работы легкового транспорта, чтобы использовать автомобили рациональнее и эффективнее.

Вначале предприятие использовало ПО на базе 1С с возможностью назначать предварительные заказы и устанавливать лимиты на поездки, но для столь крупного автопарка этого было недостаточно. В 2020 г. руководство транспортного подразделения «Татнефти» приняло решение цифровизировать поездки сотрудников и компания начала тестировать систему «ТМ: Корпоративные поездки».

Целью проекта было автоматизировать процесс распределения заказа служебного транспорта за счет перехода на новую систему диспетчеризации «ТМ: Корпоративные поездки», повысить качество услуг пассажирских перевозок, оптимизировать труд диспетчеров и сделать процесс максимально прозрачным.

Результатом внедрения проекта стали автоматизация рутинных задач диспетчеров и снижение уровня влияния человеческого фактора при заказе автомобиля. Сотрудники заказывают автомобиль через приложение, основную функцию по распределению заявок на автомобиль теперь выполняет система. Работа же диспетчеров заключается в контроле и корректировке заявок в программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки».

Здание автотранспортного предприятия ПАО «Татнефть»

Плавный переход на новую систему диспетчеризации в ПАО «Татнефть»

Около 80% сотрудников подразделения завода «Танеко» пользуются приложением «TМК Пассажир». Завод АО «Танеко» стал первой тестовой площадкой для внедрения программного комплекса. Тестировали и оценивали функционал системы несколько ключевых участников проекта. Постепенно на приложение перешли сотрудники других отделов. На данный момент уже 80% сотрудников завода оформляют заявки через приложение, потому что это быстрый и удобный способ заказа служебного автомобиля без долгих и утомительных согласований. Сотрудник больше не звонит диспетчеру, а оформляет заявку и ждет уведомление от системы о характеристиках подобранного автомобиля и времени прибытия. Другие подразделения ПАО «Татнефть» также планируют использовать приложение для заказа служебного транспорта.

Интерфейс мобильного приложения «ТМК: Пассажир» для ПАО «Татнефть»

«Автораздача» — ключевая функция оптимизации работы автопарка. Открепление автомобилей от конкретных руководителей сформировало общий автопарк, которым могут пользоваться все сотрудники. Теперь диспетчеру нет необходимости искать автомобиль вручную, система в автоматическом режиме назначит и распределит автотранспорт, учитывая его местонахождение и ряд других параметров. Это позволило снизить нагрузку на диспетчеров и решить вопрос постоянной нехватки автомобилей.

Лимиты на поездки сотрудников можно настроить «ТМ: Корпоративные поездки». Эффективная система ограничений поездок сотрудников полностью исключает нецелевое использование корпоративного транспорта. Руководители «Татнефти» назначают подразделениям лимиты в часах, которые сотрудники расходуют исключительно на служебные поездки. Списание часов происходит в автоматическом режиме, а сотрудник всегда видит остаток в мобильном приложении и может эффективнее планировать свои поездки. Лимит на поездки сотрудник может изменить, если напишет служебную записку на имя руководителя отдела с указанием причин. В настройках программного комплекса руководитель может уменьшить или увеличить лимит, установить в часах или километраже, запретить или разрешить делиться часами с другими отделами. Каждый месяц происходит автоматическое обновление лимитов на поездки.

Какие возможности для сотрудников дает функция «лимиты на поездки»:

• начисление дополнительных минут сотруднику или отделу;

• двойной лимит на одного сотрудника, работающего по совместительству;

• автоматическое обновление лимита в начале каждого месяца;

• создание заказа при истекшем лимите на следующий месяц;

• списание лимита с момента, когда водитель принял заказ и нажал кнопку «выехал»;
  аналитика по лимитам.

Больше информации для анализа данных в «ТМ: Корпоративные поездки». В сервисе на базе 1С не было возможности отслеживать трек заказа водителя, система фиксировала только момент, когда водитель выехал и когда остановился. В системе «ТМ: Корпоративные поездки» встроенная геолокация позволяет получать полные и достоверные данные, фиксировать все детали поездки водителя.

Функции «предварительный заказ» и «составной заказ» работают в полуавтоматическом режиме. Для «Татнефти» возможности предварительного и составного заказа настроены по-новому. Диспетчер вручную управляет заказами, склеивает заявки для организации совместных поездок или назначает автомобиль, но в системе настроены автоматические уведомления с выпадающим списком свободных автомобилей. Функцию «предварительный заказ» диспетчер использует в том случае, если сотруднику нужен конкретный автомобиль, а функция «составной заказ» применяется тогда, когда несколько сотрудников едут по одному маршруту.

«ТМ: Корпоративные поездки» работает в смартфонах с минимальными требованиями. Во время перехода на систему «ТМ: Корпоративные поездки» в автопарке использовались устаревшие модели смартфонов 2016 г Samsung G1, которые обладали слабыми техническими характеристиками и старой версией Android. Для корректной работы приложения необходимо было заменить смартфоны на новые, но на предприятии предпочли оставить имеющиеся телефоны. Тогда наши специалисты внесли изменения в настройки системы и адаптировали интерфейс мобильного приложения под требования смартфонов. Сотрудники предприятия успешно пользуются смартфонами с полным доступом к функционалу программного комплекса.

Отрисовали карту предприятия «Танеко» с 300 полигонами. Специалисты «ТМ: Корпоративные поездки» создали подробную карту объектов и территорий «Татнефти». Благодаря детально проработанной карте сотрудники могут быстро организовать поездки не только по территории завода «Танеко», но и в отдаленные подразделения «Татнефти» без бумажной волокиты и ожиданий. Загрузили в базу данных 55 000 объектов всей Компании.

«ТМ: Корпоративные поездки» частично заменяет действующую систему мониторинга. Система спутникового мониторинга установлена на всех корпоративных автомобилях «Татнефти». С помощью программы Wialon можно получать данные о расходе топлива, количестве заправок и сливов, давлении в шинах и качестве вождения автомобиля, но этого недостаточно для анализа поступающей информации. «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет обрабатывать и преобразовывать данные в таблицы и графики в режиме реального времени. В дальнейшем собранная аналитика помогает оперативно решать вопросы эффективности работы автотранспортного предприятия Татнефть.