Ежедневный учёт рабочего времени водителей: периоды, оформление, особенности ведения

• отмечать выходы и невыходы сотрудника на работу;
• учитывать время начала и завершения смены;
• отслеживать треки машин;
• измерять количество потраченного топлива и другие параметры.

Какие периоды рабочего времени водителей нужно учитывать

График водителя составляется на месяц и должен включать время управления автомобилем, выходные, обед и специальные перерывы на отдых. По закону водитель может работать не более сорока часов в неделю. Длительность рабочего дня регулируется приказом Минтранса 15. При пяти рабочих днях ежедневная смена не должна превышать восьми часов, при шести ― семи. Кроме того, рабочим временем считаются специальные остановки: медосмотр, стоянка при погрузке или выгрузке, при ожидании пассажира, поломка транспорта и т.д.

Режим отдыха

В графике работы водителя необходимо предусматривать перерывы на отдых: обед и выходные. У водителей междугородников должно быть несколько пятнадцатиминутных перерывов. Первый после трех часов работы, последующие ― через каждые два часа.

Период управления автомобилем

В течение смены этот период не должен превышать девяти часов. Если водитель перевозит пассажиров по горной местности в габаритном транспорте длиной свыше 9,5 метров, то не больше восьми часов. При суммированном учете времени возможно увеличение смены до 10 часов, но не чаще двух раз в месяц. Приказ № 170 гласит о том, нельзя управлять транспортным средством более 56 часов в неделю.

В некоторых отраслях можно установить водителю 12-часовую рабочую смену. К числу организаций, где такое возможно, относятся:

• Аварийно-спасательные, пожарные, инкассаторские службы;

• Органы власти различного уровня;

• Производственные объекты или карьеры;

• Предприятия ЖКХ, медицинские учреждения, службы связи.

Ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день можно установить только водителям легковых автомобилей. И хотя продолжительность дня может быть любой, в неделю водитель может работать не больше сорока часов. Привлекать дополнительно можно и до начала, и после окончания рабочего дня. При этом работник не может прийти на смену позже, или уйти раньше, чем она закончится. Учтите, что подобный режим должен носить эпизодический характер.

85% компаний совершают эти 7 ошибок по управлению автопарком.
Узнайте, есть ли они у вас

Пройти тест

Как оформить учет рабочего времени водителей документально

Чтобы соответствовать нормам 91 статьи ТК РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени. Так он сможет контролировать сотрудников, следить за соблюдением графика и правильно начислять заработную плату за фактически отработанное время. Чтобы правильно оформить рабочие смены сотрудника используется унифицированные формы № Т-12 или № Т-1314.

Если в организации введен суммированный учет рабочего времени, то составляется график сменности на весь учетный период. Работодатель должен быть уверен, что число рабочих часов соответствует установленным нормам.

График сменности

Помимо указанных документов, основанием для начисления заработной платы водителю является путевой лист, который действителен только один день (смену). Исключение составляют случаи, когда рабочая поездка водителя может занять более чем одни сутки.

Штрафы и ответственность за нарушение режима рабочего времени

Основными причинами штрафа на предприятии может быть отсутствие графика сменности или нарушение трудового распорядка водителя. Суммы штрафов прописаны в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Должностным лицам назначается выплата в размере от 1 000 до 5 000 руб.

• Предпринимателям — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• Юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• Если должностное лицо ранее уже подвергалось административному наказанию по этой статье, ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Какой бывает учет рабочего времени водителей

Существует два метода учета рабочего времени: суммированный и ежедневный. Ежедневный учет используется, когда водитель работает в режиме сорокачасовой рабочей недели. Например, с 9 до 18 часов пять дней в неделю. Если продолжительность смены нельзя ограничить восемью часами в день, то применяется суммированный учет.

Суммированный учет рабочего времени водителей

Суммированный учет рабочего времени водителей вводится по решению работодателя, если длительность производственного процесса превышает допустимый максимум или необходимо эффективнее использовать оборудование. При введении суммированного учета времени необходимо установить продолжительность учетного периода, норму рабочих часов, и график работы.

Ежедневный учет рабочего времени водителей

Ежедневный учет рабочего времени устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину.

Управление рабочим временем водителей: где вести учет

Управление рабочим временем водителей нужно осуществлять грамотно. Ответственный за автопарк сотрудник должен понимать, сколько водителей и в какое время вышли на смену, во сколько закончат работу, на каком автомобиле работает каждый подчинённый и где находится. Собирать эти данные вручную и заносить в таблицы и отчёты — трудозатратно, долго и не гарантирует точности. Ускорить и упростить этот процесс можно с помощью систем автоматизации.

Учёт рабочего дня водителя

Чтобы спланировать и распределять рабочие поездки в компании, ответственный за автопарк сотрудник должен понимать, сколько водителей и в какое время вышли на смену, во сколько закончат работу, на каком автомобиле работает каждый подчинённый и где находится. Собирать эти данные вручную и заносить в таблицы и отчёты — трудозатратно, долго и не гарантирует точности. Ускорить и упростить этот процесс можно с помощью систем автоматизации.

Учёт рабочего времени водителей с помощью ERP-систем

Многие учётные системы созданы специально для управления автопарком и надзора за водителями. Они позволят отказаться от заполнения отчётов вручную и постоянных звонков по телефону, а также дают другие возможности для учёта рабочего времени водителей. Например, такие системы в режиме реального времени могут идентифицировать водителя, отмечать время начала работы, составлять путевые листы и отслеживать передвижение машин, автоматизировать связь диспетчера с водителем. Также ERP-системы предоставляют возможности аналитики данных: переводят показатели в таблицы и диаграммы, рассчитывают эффективность сотрудников и процессов и автоматически отправляют руководителю регулярные отчёты.

Учёт времени работы водителей с помощью комплекса для цифровизации корпоративных поездок

Учётные системы позволяют собирать и анализировать данные по автомобилям компании, но не дают представления о том, как на самом деле проходит рабочий день водителя и не позволяют в полной мере контролировать работника. Более важно понимать, что водители действительно выполняют задания и не ездят по своим делам, что поездки распределяются по сотрудникам равномерно и справедливо. Это важно для того, чтобы сократить холостой пробег автомобилей и излишние траты топлива, уменьшить амортизацию автопарка и в конечном счёте сократить расходы компании.

Программный комплекс для цифровизации корпоративных поездок умеет показывать статус водителя: выполняет он поездку или свободен, или скоро освободится. Весь километраж, пройденный за день, делится на промежутки по каждой рабочей поездке. У диспетчера или заведующего автопарком и у руководителя есть точная информация о том, что делал водитель в определённой точке города и где он будет в определённое время.

Например, юриста компании необходимо везти в суд в 11:00. Эту поездку будет совершать водитель Иван на Volkswagen Jetta. Программный комплекс рассчитывает оптимальный маршрут и определяет, что поездка займёт 20 минут. Значит, в 11:20 Иван на Volkswagen освободится в районе здания суда. В 11:30 из налоговой, которая находится рядом со зданием суда, нужно везти бухгалтера в офис. Программа видит, что в это время и в этом районе будет свободен Volkswagen Jetta и направляет заявку от бухгалтера именно водителю Ивану, а не любому свободному сотруднику. 

(Иллюстрация принципа работы систем автоматизации и цифровизации автопарка)

Комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» повышает эффективность рабочего дня водителя, исключает простои и холостой пробег автомобилей. Теперь водитель не закреплён за одним сотрудником, ему не обязательно дожидаться, пока юрист разберётся со своими делами в суде, и не нужно возвращаться в гараж компании. Автомобиль может продолжить выполнять заявки от других сотрудников, а юриста из суда заберёт другой водитель, который будет свободен в нужное время в этом районе. 

Также программный комплекс позволяет дисциплинировать водителя. После завершения поездки он не сможет уехать или уйти по своим делам, он будет знать, что скоро придёт следующая заявка. Любое перемещение автомобиля без заявки будет считаться нарушением рабочего графика.

Учет водителей на предприятии

Необходимо не только учитывать рабочее время водителей, но и анализировать их поведение на дороге и предотвращать возможные обманные действия нечестных сотрудников. Для этого ERP-системы и программы цифровизации автопарка предлагают GPS-мониторинг автомобилей и интеграцию с модулями связи и с  различными приборами для отслеживания технического состояния автомобиля.

Учет водителей и их местоположения с помощью систем автоматизации

Системы автоматизации подключаются к GPS-модулям, установленным в машинах, и отслеживают местоположение автомобилей в режиме реального времени. Есть возможность записывать трек и передавать все данные о поездке. GPS-мониторинг также позволяет выявлять нарушения ПДД. Если водитель превысит допустимую скорость, данные об этом поступят систему.

Также программное обеспечение для автопарков умеет интегрироваться с приборами учёта уровня топлива, датчиками заправки и слива топлива, датчиками давления в шинах. Если показатели отклоняются от нормы, система уведомит водителя и диспетчера, что необходимо сервисное обслуживание.

В системах автоматизации и цифровизации, например, в комплексе «ТМ: Корпоративные поездки», предусмотрена и двусторонняя связь с водителем. С помощью программы диспетчер или ответственный за автопарк может рассылать уведомления водителям — сразу всем или по отдельности — и звонить им, при этом нет необходимости набирать номер телефона, это происходит автоматически. 

Учет водителей в программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки»

В программном комплексе для цифровизации корпоративных поездок разработано удобное мобильное приложение для водителей. Его использует каждый водитель для работы с заявками. Приложение передаёт GPS-координаты в программу в режиме реального времени. Диспетчер или ответственный за автопарк сотрудник видят на карте, где находятся автомобили.

В приложении водитель отмечает начало и завершение поездки. Это позволяет контролировать статус водителя и выявлять случаи, когда водитель использует автомобиль в личных целях. 

Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta довёз юриста в суд. В своём приложении он должен был нажать на кнопку Завершить, чтобы освободиться и принимать новые заявки. Но Иван захотел съездить в магазин неподалёку. Он не завершил поездку в приложении по адресу назначения, чтобы система считала его занятым, и в это время съездил по своим делам. Однако диспетчер обязательно увидит в программе несоответствие маршрута в заявке реальному пути и даже сможет проанализировать, как часто у водителя Ивана возникают такие несоответствия.

«ТМ: Корпоративные поездки» поможет выявлять не только нарушения ПДД, но и случаи неаккуратного вождения. Чтобы водители не относились к машинам автопарка компании безответственно, можно отслеживать их стиль вождения на определённых участках дорог, например, следить за скоростью на железнодорожных переездах или на дорогах, где много «лежачих полицейских».

Учёт труда и отдыха водителя

Учитывать время труда и отдыха водителей позволяет программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки». В мобильном приложении водитель может выставить состояние «На обеде», когда ему необходимо уйти на перерыв. С этим состоянием система не будет предлагать ему заказы в течение времени, отведённого на отдых. Диспетчер или заведующий автопарком будет понимать, что водитель не просто стоит в одной точке на карте и не принимает заявки, а у него перерыв, будет знать, во сколько перерыв начался и через сколько минут закончится. На основе этих данных можно эффективнее распределять заявки и сократить холостой пробег.

Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta завершил поездку в районе здания суда и решил сделать перерыв на обед. В приложении выставил состояние «На обеде» с 11:30 до 12:30. В 12:20 бухгалтер компании освободился из налоговой, которая рядом с судом, и сделал заявку на поездку. Свободных машин поблизости нет, и заявку может принять сейчас только водитель Пётр на Kia Cerato, который находится за 10 км от бухгалтера. Но диспетчер в программе видит, что через 10 минут с обеда выйдет водитель Иван, ему выполнить заявку гораздо удобнее. Диспетчер отправляет уведомление бухгалтеру о том, что машину нужно подождать, и направляет заявку водителю Ивану. Так компания избегает расходов на 10 км холостого пробега.