Учёт времени работы водителей на предприятии можно вести по нескольким базовым критериям
|
Чтобы спланировать и распределять рабочие поездки в компании, ответственный за автопарк сотрудник должен понимать, сколько водителей и в какое время вышли на смену, во сколько закончат работу, на каком автомобиле работает каждый подчинённый и где находится. Собирать эти данные вручную и заносить в таблицы и отчёты — трудозатратно, долго и не гарантирует точности. Ускорить и упростить этот процесс можно с помощью систем автоматизации.
Многие учётные системы созданы специально для управления автопарком и контроля за водителями. Они позволят отказаться от заполнения отчётов вручную и постоянных звонков по телефону, а также дают другие возможности для учёта рабочего времени водителей. Например, такие системы в режиме реального времени могут идентифицировать водителя, отмечать время начала работы, составлять путевые листы и отслеживать передвижение машин, автоматизировать связь диспетчера с водителем. Также ERP-системы предоставляют возможности аналитики данных: переводят показатели в таблицы и диаграммы, рассчитывают эффективность сотрудников и процессов и автоматически отправляют руководителю регулярные отчёты.
Учётные системы позволяют собирать и анализировать данные по автомобилям компании, но не дают представления о том, как на самом деле проходит рабочий день водителя и не позволяют в полной мере контролировать работника. Более важно понимать, что водители действительно выполняют задания и не ездят по своим делам, что поездки распределяются по сотрудникам равномерно и справедливо. Это важно для того, чтобы сократить холостой пробег автомобилей и излишние траты топлива, уменьшить амортизацию автопарка и в конечном счёте сократить расходы компании.
Программный комплекс для цифровизации корпоративных поездок умеет показывать статус водителя: выполняет он поездку или свободен, или скоро освободится. Весь километраж, пройденный за день, делится на промежутки по каждой рабочей поездке. У диспетчера или заведующего автопарком и у руководителя есть точная информация о том, что делал водитель в определённой точке города и где он будет в определённое время.
Например, юриста компании необходимо везти в суд в 11:00. Эту поездку будет совершать водитель Иван на Volkswagen Jetta. Программный комплекс рассчитывает оптимальный маршрут и определяет, что поездка займёт 20 минут. Значит, в 11:20 Иван на Volkswagen освободится в районе здания суда. В 11:30 из налоговой, которая находится рядом со зданием суда, нужно везти бухгалтера в офис. Программа видит, что в это время и в этом районе будет свободен Volkswagen Jetta и направляет заявку от бухгалтера именно водителю Ивану, а не любому свободному сотруднику.
(Иллюстрация принципа работы систем автоматизации и цифровизации автопарка)
Комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» повышает эффективность рабочего дня водителя, исключает простои и холостой пробег автомобилей. Теперь водитель не закреплён за одним сотрудником, ему не обязательно дожидаться, пока юрист разберётся со своими делами в суде, и не нужно возвращаться в гараж компании. Автомобиль может продолжить выполнять заявки от других сотрудников, а юриста из суда заберёт другой водитель, который будет свободен в нужное время в этом районе.
Также программный комплекс позволяет дисциплинировать водителя. После завершения поездки он не сможет уехать или уйти по своим делам, он будет знать, что скоро придёт следующая заявка. Любое перемещение автомобиля без заявки будет считаться нарушением рабочего графика.
Необходимо не только учитывать рабочее время водителей, но и контролировать их поведение на дороге и предотвращать возможные обманные действия нечестных сотрудников. Для этого ERP-системы и программы цифровизации автопарка предлагают GPS-мониторинг автомобилей и интеграцию с модулями связи и с различными приборами для отслеживания технического состояния автомобиля.
Системы автоматизации подключаются к GPS-модулям, установленным в машинах, и отслеживают местоположение автомобилей в режиме реального времени. Есть возможность записывать трек и передавать все данные о поездке. GPS-мониторинг также позволяет выявлять нарушения ПДД. Если водитель превысит допустимую скорость, данные об этом поступят систему.
Также программное обеспечение для автопарков умеет интегрироваться с приборами учёта уровня топлива, датчиками заправки и слива топлива, датчиками давления в шинах. Если показатели отклоняются от нормы, система уведомит водителя и диспетчера, что необходимо сервисное обслуживание.
В системах автоматизации и цифровизации, например, в комплексе «ТМ: Корпоративные поездки», предусмотрена и двусторонняя связь с водителем. С помощью программы диспетчер или ответственный за автопарк может рассылать уведомления водителям — сразу всем или по отдельности — и звонить им, при этом нет необходимости набирать номер телефона, это происходит автоматически.
В программном комплексе для цифровизации корпоративных поездок разработано удобное мобильное приложение для водителей. Его использует каждый водитель для работы с заявками. Приложение передаёт GPS-координаты в программу в режиме реального времени. Диспетчер или ответственный за автопарк сотрудник видят на карте, где находятся автомобили.
В приложении водитель отмечает начало и завершение поездки. Это позволяет контролировать статус водителя и выявлять случаи, когда водитель использует автомобиль в личных целях.
Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta довёз юриста в суд. В своём приложении он должен был нажать на кнопку Завершить, чтобы освободиться и принимать новые заявки. Но Иван захотел съездить в магазин неподалёку. Он не завершил поездку в приложении по адресу назначения, чтобы система считала его занятым, и в это время съездил по своим делам. Однако диспетчер обязательно увидит в программе несоответствие маршрута в заявке реальному пути и даже сможет проанализировать, как часто у водителя Ивана возникают такие несоответствия.
«ТМ: Корпоративные поездки» поможет выявлять не только нарушения ПДД, но и случаи неаккуратного вождения. Чтобы водители не относились к машинам автопарка компании безответственно, можно отслеживать их стиль вождения на определённых участках дорог, например, следить за скоростью на железнодорожных переездах или на дорогах, где много «лежачих полицейских».
Учитывать время труда и отдыха водителей позволяет программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки». В мобильном приложении водитель может выставить состояние «На обеде», когда ему необходимо уйти на перерыв. С этим состоянием система не будет предлагать ему заказы в течение времени, отведённого на отдых. Диспетчер или заведующий автопарком будет понимать, что водитель не просто стоит в одной точке на карте и не принимает заявки, а у него перерыв, будет знать, во сколько перерыв начался и через сколько минут закончится. На основе этих данных можно эффективнее распределять заявки и сократить холостой пробег.
Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta завершил поездку в районе здания суда и решил сделать перерыв на обед. В приложении выставил состояние «На обеде» с 11:30 до 12:30. В 12:20 бухгалтер компании освободился из налоговой, которая рядом с судом, и сделал заявку на поездку. Свободных машин поблизости нет, и заявку может принять сейчас только водитель Пётр на Kia Cerato, который находится за 10 км от бухгалтера. Но диспетчер в программе видит, что через 10 минут с обеда выйдет водитель Иван, ему выполнить заявку гораздо удобнее. Диспетчер отправляет уведомление бухгалтеру о том, что машину нужно подождать, и направляет заявку водителю Ивану. Так компания избегает расходов на 10 км холостого пробега.
Затраты на содержание автопарка — весомая статья расходов любой организации, пользующейся корпоративными перевозками. Это постоянные затраты предприятия, так как они не зависят от объема выпускаемой продукции или предоставляемых услуг. В этой статье мы разберем, какие расходы несет организация на содержание автопарка и можно ли на этом сэкономить.
Составной заказ — это совместная поездка нескольких сотрудников на одном автомобиле по разным адресам, но в одном направлении. Чтобы создать составной заказ, нужно сопоставить заявки на поездки по схожести маршрутов и близости времени подачи. Совместные поездки выгодны для предприятия по 3 основным причинам. Рассмотрим их в этой статье.
Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете на государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.
Чтобы контролировать пассажирские перевозки на предприятии, нужно вести учет путевых листов и следить за расходом топлива. Чем больше в автопарке машин, тем больше данных приходится обрабатывать. Из-за бумажных документов порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и может привести к незапланированным расходам. Рассказываем, как автоматизированный учет помогает контролировать пассажирские перевозки на предприятии.
