Учёт времени работы водителей на предприятии можно вести по нескольким базовым критериям
|
Чтобы спланировать и распределять рабочие поездки в компании, ответственный за автопарк сотрудник должен понимать, сколько водителей и в какое время вышли на смену, во сколько закончат работу, на каком автомобиле работает каждый подчинённый и где находится. Собирать эти данные вручную и заносить в таблицы и отчёты — трудозатратно, долго и не гарантирует точности. Ускорить и упростить этот процесс можно с помощью систем автоматизации.
Многие учётные системы созданы специально для управления автопарком и надзора за водителями. Они позволят отказаться от заполнения отчётов вручную и постоянных звонков по телефону, а также дают другие возможности для учёта рабочего времени водителей. Например, такие системы в режиме реального времени могут идентифицировать водителя, отмечать время начала работы, составлять путевые листы и отслеживать передвижение машин, автоматизировать связь диспетчера с водителем. Также ERP-системы предоставляют возможности аналитики данных: переводят показатели в таблицы и диаграммы, рассчитывают эффективность сотрудников и процессов и автоматически отправляют руководителю регулярные отчёты.
Учётные системы позволяют собирать и анализировать данные по автомобилям компании, но не дают представления о том, как на самом деле проходит рабочий день водителя и не позволяют в полной мере контролировать работника. Более важно понимать, что водители действительно выполняют задания и не ездят по своим делам, что поездки распределяются по сотрудникам равномерно и справедливо. Это важно для того, чтобы сократить холостой пробег автомобилей и излишние траты топлива, уменьшить амортизацию автопарка и в конечном счёте сократить расходы компании.
Программный комплекс для цифровизации корпоративных поездок умеет показывать статус водителя: выполняет он поездку или свободен, или скоро освободится. Весь километраж, пройденный за день, делится на промежутки по каждой рабочей поездке. У диспетчера или заведующего автопарком и у руководителя есть точная информация о том, что делал водитель в определённой точке города и где он будет в определённое время.
Например, юриста компании необходимо везти в суд в 11:00. Эту поездку будет совершать водитель Иван на Volkswagen Jetta. Программный комплекс рассчитывает оптимальный маршрут и определяет, что поездка займёт 20 минут. Значит, в 11:20 Иван на Volkswagen освободится в районе здания суда. В 11:30 из налоговой, которая находится рядом со зданием суда, нужно везти бухгалтера в офис. Программа видит, что в это время и в этом районе будет свободен Volkswagen Jetta и направляет заявку от бухгалтера именно водителю Ивану, а не любому свободному сотруднику.
(Иллюстрация принципа работы систем автоматизации и цифровизации автопарка)
Комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» повышает эффективность рабочего дня водителя, исключает простои и холостой пробег автомобилей. Теперь водитель не закреплён за одним сотрудником, ему не обязательно дожидаться, пока юрист разберётся со своими делами в суде, и не нужно возвращаться в гараж компании. Автомобиль может продолжить выполнять заявки от других сотрудников, а юриста из суда заберёт другой водитель, который будет свободен в нужное время в этом районе.
Также программный комплекс позволяет дисциплинировать водителя. После завершения поездки он не сможет уехать или уйти по своим делам, он будет знать, что скоро придёт следующая заявка. Любое перемещение автомобиля без заявки будет считаться нарушением рабочего графика.
Необходимо не только учитывать рабочее время водителей, но и анализировать их поведение на дороге и предотвращать возможные обманные действия нечестных сотрудников. Для этого ERP-системы и программы цифровизации автопарка предлагают GPS-мониторинг автомобилей и интеграцию с модулями связи и с различными приборами для отслеживания технического состояния автомобиля.
Системы автоматизации подключаются к GPS-модулям, установленным в машинах, и отслеживают местоположение автомобилей в режиме реального времени. Есть возможность записывать трек и передавать все данные о поездке. GPS-мониторинг также позволяет выявлять нарушения ПДД. Если водитель превысит допустимую скорость, данные об этом поступят систему.
Также программное обеспечение для автопарков умеет интегрироваться с приборами учёта уровня топлива, датчиками заправки и слива топлива, датчиками давления в шинах. Если показатели отклоняются от нормы, система уведомит водителя и диспетчера, что необходимо сервисное обслуживание.
В системах автоматизации и цифровизации, например, в комплексе «ТМ: Корпоративные поездки», предусмотрена и двусторонняя связь с водителем. С помощью программы диспетчер или ответственный за автопарк может рассылать уведомления водителям — сразу всем или по отдельности — и звонить им, при этом нет необходимости набирать номер телефона, это происходит автоматически.
В программном комплексе для цифровизации корпоративных поездок разработано удобное мобильное приложение для водителей. Его использует каждый водитель для работы с заявками. Приложение передаёт GPS-координаты в программу в режиме реального времени. Диспетчер или ответственный за автопарк сотрудник видят на карте, где находятся автомобили.
В приложении водитель отмечает начало и завершение поездки. Это позволяет контролировать статус водителя и выявлять случаи, когда водитель использует автомобиль в личных целях.
Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta довёз юриста в суд. В своём приложении он должен был нажать на кнопку Завершить, чтобы освободиться и принимать новые заявки. Но Иван захотел съездить в магазин неподалёку. Он не завершил поездку в приложении по адресу назначения, чтобы система считала его занятым, и в это время съездил по своим делам. Однако диспетчер обязательно увидит в программе несоответствие маршрута в заявке реальному пути и даже сможет проанализировать, как часто у водителя Ивана возникают такие несоответствия.
«ТМ: Корпоративные поездки» поможет выявлять не только нарушения ПДД, но и случаи неаккуратного вождения. Чтобы водители не относились к машинам автопарка компании безответственно, можно отслеживать их стиль вождения на определённых участках дорог, например, следить за скоростью на железнодорожных переездах или на дорогах, где много «лежачих полицейских».
Учитывать время труда и отдыха водителей позволяет программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки». В мобильном приложении водитель может выставить состояние «На обеде», когда ему необходимо уйти на перерыв. С этим состоянием система не будет предлагать ему заказы в течение времени, отведённого на отдых. Диспетчер или заведующий автопарком будет понимать, что водитель не просто стоит в одной точке на карте и не принимает заявки, а у него перерыв, будет знать, во сколько перерыв начался и через сколько минут закончится. На основе этих данных можно эффективнее распределять заявки и сократить холостой пробег.
Например, водитель Иван на Volkswagen Jetta завершил поездку в районе здания суда и решил сделать перерыв на обед. В приложении выставил состояние «На обеде» с 11:30 до 12:30. В 12:20 бухгалтер компании освободился из налоговой, которая рядом с судом, и сделал заявку на поездку. Свободных машин поблизости нет, и заявку может принять сейчас только водитель Пётр на Kia Cerato, который находится за 10 км от бухгалтера. Но диспетчер в программе видит, что через 10 минут с обеда выйдет водитель Иван, ему выполнить заявку гораздо удобнее. Диспетчер отправляет уведомление бухгалтеру о том, что машину нужно подождать, и направляет заявку водителю Ивану. Так компания избегает расходов на 10 км холостого пробега.
В крупных компаниях организацией поездок сотрудников занимается транспортный отдел или Управление автомобильного транспорта, в круг обязанностей которого входит: своевременное принятие заказов от сотрудников, поиск свободных автомобилей и обеспечение безопасности перевозок пассажиров. Процессы не всегда выстроены эффективно, бывают сбои и нарушения, ведь ключевую роль в организации процесса заказа и подбора автомобиля играет человеческий фактор. Затянут и сложен процесс подачи и согласования заявок на корпоративный автотранспорт, который может занимать до 5 рабочих дней.
Автопарк правительства Белгородской области столкнулся с классическими проблемами государственного автопарка: поездки долго согласовывались, в гараже часто не было свободных автомобилей, подразделения не могли пользоваться машинами друг друга, сотрудники не успевали выполнять рабочие задачи и т. д. Расскажем, как проходило внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» в автопарке правительства Белгородской области и как изменилась его работа после внедрения.
Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.
Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете транспортных перевозок в государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.
