Программа для автопарка ТМ:Корпоративные поездки
/
Блог
/
Документооборот
/
Учет автотранспорта: 6 проблем бизнеса и 7 ошибок бухгалтерии. Как начать использовать автотранспорт эффективно

Учет автотранспорта: 6 проблем бизнеса и 7 ошибок бухгалтерии. Как начать использовать автотранспорт эффективно

Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного автопарка: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику.

18.02.2020
Большинство крупных компаний не могут обойтись без собственного транспорта: их подразделения находятся на большом расстоянии друг от друга, сотрудникам надо часто ездить в другие организации, с которыми они сотрудничают, компании занимаются добычей полезных ископаемых и, помимо легковых автомобилей, используют спецтехнику.

Для таких компаний автотранспорт— важная рабочая единица. Беспорядок в его работе негативно сказывается на всех рабочих процессах. Расскажем, как организовать эффективную работу этого направления, сделать ее прозрачной и понятной.

Учет автопарка состоит из двух блоков: учет бизнес-процессов и бухгалтерский учет. О них и поговорим в этой статье. Расскажем, как организовать эффективную работу автопарка, сделать ее прозрачной и понятной.


Скачайте полезное руководство «6 ошибок в работе с транспортом, из-за которых компания теряет деньги»

Заполните форму и получите ссылку на скачивание материала.

 




Учет автотранспорта с точки зрения бизнес-процессов: 6 самых важных проблем

Зачастую организации приходится решать такие проблемы при учете автотранспорта.

проблемы до внедрения учета автотранспорта

Проблемы компании при попытках контролировать работу автотранспорта

1.Машины часто ломаются

Сотрудники автопарка плохо следят за техническим состоянием автомобилей, вовремя не устраняют неполадки, не отправляют на техобслуживание. Причины могут быть разные: халатное отношение к ежедневном техосмотру, неудобства при ведении и отслеживании журнала техосмотра, неравномерное распределение заявок между автомобилями. Появляются задолженности по штрафам Своевременно не продлевается страховка на автомобили, так как информация об этом забывается и теряется в бумагах и письмах. 

2.Cложно следить за водителями

Водители устраивают махинации по хищению топлива, потому что их не отслеживают и не штрафуют. В течение дня не выходят на связь и ездят на служебной машине по своим делам.

3.Бумажная работа отнимает все время

На ведение многочисленных журналов и составление отчетов по работе транспорта компании уходит много времени. Скорее всего, система ведения устарела, либо сотрудники неправильно распределяет рабочее время.

4.Контроль и учет автотранспорта не осуществляется в бухучете

Контроль и учет автотранспорта в крупной организации с большим количеством автомобилей влечет за собой ряд проблем. Бухгалтерия жалуется, что в документации по автопарку они находят ошибки и неточности. Неверное заполнение документов на автомобиль на этапе совершения покупки может вызывать подозрения у налоговой. Низкая скорость взаимодействия отделов и сотрудников Чтобы получить любые данные по машинам, его сотрудники обычно долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах, созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании. 

контроль и учет автотранспорта

Вот лишь часть необходимых документов по контролю и учету автотранспорта при покупке и оформлении нового автомобиля:

  • Оформление накладных и актов приема-передачи транспортного средства;

  • Документальное отображение всех фактических затрат на приобретение транспорта: суммы покупки, посреднических выплат, госпошлины, затрат на транспортировку автомобиля и т.д;

  • Ведение регулярной документации, связанной с содержанием автомобиля: расходы на топливо и ремонт, начисление амортизации, страхование, транспортный налог и т.д.

В результате на сотрудниках бухгалтерии лежит высокая нагрузка, и вести контроль и учет автотранспорта в бумажном виде не только невыгодно, но и попросту невозможно.

5.Низкая скорость взаимодействия сотрудников

Чтобы получить данные по автопарку, сотрудники долго ищут их в журналах, актах, инструкциях, рассылках, письмах. Созваниваются друг с другом, с водителями и сотрудниками компании, отрывают их от работы и снижают эффективность автопарка.

Узнайте, какие ошибки при управлении автопарком совершает ваша компания

Пройти тест

6.Не осуществляется учет простоев автотранспорта

Из-за этого одни машины могут быть загружены полностью, а другие — не выезжать на заказы. Иногда при подсчете времени простоя оказывается, что имеющуюся работу могут выполнить меньше автомобилей. Если от них отказаться и оптимизировать работу, компания сэкономит деньги на обслуживании.

Все эти проблемы выливаются в дополнительные расходы компании на обслуживание автопарка. Организовать грамотный учет автотранспорта — это первое, с чего стоит начать наводить порядок в работе автопарка.

Учет и контроль транспорта с точки зрения бухгалтерии: 7 главных проблем

Для учета и контроля транспорта компании важно правильно оформить и собрать необходимые документы. Так впоследствии не будет ошибок и неточностей, за которые придется платить штраф и объясняться с налоговой. Если на начальном этапе оформить все правильно, то будет проще автоматизировать процессы с помощью программы или блока по ведению основных средств в «1С:Бухгалтерия».

учет и контроль транспорта для бухгалтерии

Что необходимо сделать бухгалтеру при постановке на учет автотранспортного средства

1.Неверная оценка состояния транспортного средства

Это ведет к неверному указанию срока амортизации. Так по документам автомобиль еще на ходу, а по факту возникают неоднократные поломки из-за того, что срок амортизации истек.

2.Не точно указан эксплуатационный срок

Организация составляет внутренний документ, в котором прописывают планируемый срок эксплуатации автомобиля. В нем важно поставить реальный или максимальный срок из возможного, так как не преднамеренное занижение суммы налога на имущество влечет за собой серьезные последствия.

3.Постановка на учет автотранспорта может быть неправильно задокументирована

Набор заполняемых документов и правила постановки на учет отличаются при приобретении в собственность, покупке в лизинг, покупке в кредит и аренде. Важно правильно собрать и составить эти документы.

4.Неправильное распределение в амортизационную группу

Важно верно указать вид транспортного средства, потому что это влияет на амортизацию и способ списания. А также сделать это с учетом вида налогообложения, в котором находится компания.

5.Неправильно заложенная первоначальная стоимость

Приводит к проблемам с приобретением, ошибкам при подсчете налогов и штрафам при налоговой проверке.

6.Учет автомобильного транспорта не ведется в программе

Если правила бухучета меняются, их важно актуализировать и вовремя менять настройки в программе. А также отслеживать, насколько верно были внесены изменения. Например, верно ли выбран метод распределения расходов в настройках по принятию к учету основных средств, каким образом будет происходить амортизация транспорта на предприятии.

7.Неполный пакет документов

Список необходимых документов прописан законом в правилах бухучета. Важно своевременно собрать и заполнить список необходимых документов, принятый на момент заключения сделки.

Дорогостоящие средства в собственности подлежат тотальному контролю, поэтому нужно обращать внимание на детали при покупке и оформлении. Так вы в дальнейшем избежите проблем при эксплуатации.

Учет автотранспорта на предприятии: программа поможет решить все эти проблемы

Решить эти вопросы поможет программа по контролю и учету автотранспорта. Компания один раз вносит все данные о транспортном парке в программу и впоследствии получает их в один клик: данные по заявкам, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании, информацию о необходимости оплатить штрафы, продлить страховки, провести ТО, необходимую документацию и отчеты. Программа обеспечивает прозрачность и контроль всех происходящих в этом направлении процессов.

программа учета транспорта на предприятии

Программа учета работы автотранспорта помогает контролировать работу 

Что делать после устранения проблем с учетом автопарка: ваш второй шаг на пути к эффективному управлению

После того, как компания наладила учет автотранспорта, она по-прежнему может сталкиваться с такими проблемами как:

  • Организация неправильно распределяет свои денежные средства и теряет в деньгах из-за неоправданных затрат на содержание авто. 
  • Передвижение автомобилей и их загруженность сложно контролировать. Бывает, что поездка срывается, потому что нет свободных машин. 
  • Сотрудники компании должны заранее планировать свои поездки, учитывая свои рабочие задачи. Совершение внеплановых поездок часто ставится под вопрос. Это сказывается на качестве их работы. 
  • Оператор распределяет заказы неравномерно: одни автомобили ездят часто и приходят в негодность быстрее, другие — простаивают без дела.
  • Ряд автомобилей закреплены за руководителем компании и топ-менеджерами. Только они могут ими пользоваться. Рядовым сотрудникам не хватает свободных машин и приходится добираться до нужного места на такси или общественном транспорте. 
  • Водители и сотрудники злоупотребляют положением и используют автомобили в личных целях. Это увеличивает пробег автомобиля и вероятность его быстрой поломки. 

Чтобы решить эти проблемы, следует переходить ко второму шагу на пути к эффективному управлению — цифровизации поездок на автомобилях корпоративного автопарка.

Цифровизация поездок — это организация перевозок сотрудников на автотранспорте организации, при которой все процессы строятся на цифровых данных о текущих заявках, местоположении машин, загрузке водителей, об их расписании. Если организация располагает этими данными, то она может сопоставить и объединить их для более грамотного использования машин, что полностью изменит подход к управлению автопарком.

Провести полную цифровизацию поездок на машинах вашего автопарка позволяет система управления автопарком «ТМ:Корпоративные поездки». Этот комплекс помогает сократить время подачи авто и увеличить количество выполненных заказов,а  также снизить время простоя автопарка и упростить контроль водителей.

Программа для учета работы автотранспорта на предприятии «ТМ:Корпоративные поездки» помогает в эффективном управлении автотраспортом



1. Быстрое и удобное оформление заявки на автомобиль
Обычно сотрудники заранее планируют график поездок и оставляют заявки на поездки оператору. Заявки копятся на столе, иногда теряются. Если сотруднику внезапно пришлось куда-то поехать, то на поиск свободной машины уходит много времени.

После внедрения программы оператор сможет быстрее оформить заявку в карточке заказа: внести все данные сразу, как поступит заявка. Также сотрудник сможет самостоятельно оформить заявку через мобильное приложение. Это упростит заказ автомобиля и сократит ожидание. А программа уже сама подберет свободный автомобиль.

программа учета автотранспорта

Оформление заявки на поездку с помощью программы «ТМ:Корпоративные поездки»

распределение заказов между водителями при учете транспорта

2. Равномерное распределение заявок между автомобилями и водителями
Обычно оператор сам распределяет заказы, выбирает автомобиль. Могло получиться так, что один автомобиль выполнит в два раза больше заказов в день, чем другой. Такой автомобиль выходит из строя быстрее. Также и с водителями: одни водители работают больше, чем другие, и быстрее устают. Это сказывается на их сосредоточенности и внимании во время поездки.

Программа, наоборот, подберет свободный автомобиль с учетом нагрузки между машинами. Заявки будут распределены равномерно. В техническом плане это означает, что у машин будут равномерные пробеги и затраты на техобслуживание выравняются. Водители же будут не так уставать и внимательно следить за дорогой.

учет работы водителей автотранспорта

3. Контроль работы водителей и сотрудников
Чтобы узнать местоположение и статус водителя, обычно оператор должен созвониться или списаться с ним. По-другому получить эту информацию нельзя. Поэтому водитель или любой другой сотрудник компании мог ездить и решать свои личные дела на служебном автомобиле.

После внедрения программы работа водителей становится прозрачной. Все данные о водителе можно отследить в программе: cколько рабочего времени затратил водитель, когда начал и закончил смену, его местоположение, откуда и куда ездил, сколько поездок в день, месяц, год совершил, какая у них была средняя длина. Это позволяет исключить холостые пробеги автомобилей и поездки сотрудников по личным нуждам.

учет транспорта и сокращение автопарка

4. Сокращение количества неиспользуемых автомобилей
Без программы компании сложно оценить действительную загруженность авто— какие-то машины простаивают, другие ездят без перерыва. Программа позволит проанализировать реальную загруженность корпоративных автомобилей. Компания сможет оценить их необходимость и отказаться от ненужных без ущерба продуктивности.

программа контроля и учета автотранспорта

Программа «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет оценить реальную загруженность машин

программа учета и использования автотранспорта

5. Переиспользование машин
В некоторых компаниях определенное количество машин закреплены за директорами или отделами. В распоряжении рядовых сотрудников остается мало машин, и они всегда заняты, потому что востребованы. Директора, наоборот, ездят не так много, машины простаивают.

Программа позволяет оптимизировать использование корпоративного автотранспорта: создать пул общих автомобилей и распределить использование этих машин между всеми сотрудниками равномерно. Каждый автомобиль будет совершать несколько поездок в день, перевозя разных сотрудников.

совместное использование корпоративного автотранспорта

6. Совместное использование корпоративного автотранспорта
Кроме того, что один автомобиль может развозить разных сотрудников, этот же автомобиль может перевозить сразу нескольких сотрудников. Программа сама формирует составные заказы и подбирает удобный автомобиль.

Например, обычно из аэропорта сотрудников с одного рейса забирают отдельные машины, хотя поездки можно совершить на одном автомобиле. Или, когда несколько точек назначения находятся недалеко друг от друга, эти заявки может также вывезти один автомобиль.

Многократное использование машин, увеличение числа поездок, сокращение холостого пробега и времени ожидания — вот основные и важные эффекты от цифровизации, которые позволяют оптимизировать процессы перевозок и снизить затраты на его содержание.

Для эффективного управления автопарком вам может пригодиться образец журнала учета ТО и ремонта автотранспортных средств.


Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы






Узнайте, как можно сэкономить 13,5 миллонов в год на автопарке из реального кейса ОНПЗ "Газпром Нефть". Получите кейс в удобном мессенджере.

7 steps

Содержание

Содержание

Читайте также:
03.03.2024
Нарушение ПДД водителем организации. Как учитывать нарушения и наказывать водителей коммерческих автопарков

Если водитель управляет транспортом предприятия и нарушает правила дорожного движения, то штраф приходит на собственника автомобиля, то есть организацию. Расскажем, как работать со штрафами, наказывать водителей за нарушение ПДД, нужно ли вести журнал нарушений ПДД водителями и другие тонкости работы с нарушениями правил передвижения транспорта на предприятии.

6613
02.03.2024
Учёт рабочего времени водителей: периоды, оформление, особенности ведения

Контролировать водителей организация может с помощью различных систем по управлению ресурсами — ERP-систем. Однако такие системы всё же не умеют учитывать реальное время труда и отдыха водителей, не распознают статус водителя. Зато с этой задачей поможет справиться программа по цифровизации автопарка компании. Разберёмся, как системы автоматизации помогают вести учёт работы водителей в организации.

10642