В автопарках разных предприятий автомобили ранжируются по целям их использования, по классу престижности, по привязке к департаментам или по всем параметрам одновременно. В этой статье мы разберем, как открепить или закрепить автомобиль за сотрудником и департаментом, а также как оптимизировать эту систему распределения.

Что такое закрепление автомобиля

Закрепление автомобиля — это процесс, при котором конкретный автомобиль назначается или распределяется за определённым сотрудником, подразделением или для конкретной задачи в организации. 

Как закрепить автомобиль за водителем или сотрудниками: основные схемы распределения

Есть 3 наиболее распространенных варианта распределения автомобилей между сотрудниками компании:

1. Все автомобили закреплены за теми или иными подразделениями. В этом случае автомобили распределены между подразделениями или департаментами, в зависимости от структуры организации. Они могут быть у всех подразделений или только у некоторых. У каждого подразделения может быть одинаковое количество автомобилей, либо пропорциональное количеству сотрудников департамента и их нуждам.

2. Все автомобили закреплены за теми или иными руководителями. В данном  случае автомобили закреплены только за руководителями, директорами и топ-менеджерами компании, рядовые сотрудники не имеют доступа к корпоративному автопарку.

3. У предприятия есть 1-2 разгонных (дежурных) автомобиля. Такими автомобилями пользуются все желающие по необходимости. Это общедоступный автопарк. В основном это касается небольших предприятий и муниципалитетов, где достаточно такого небольшого количества машин.

Где скачать приказ о закреплении автомобиля за сотрудником?

Вы можете скачать приказ о закреплении автомобиля за водителем или иным сотрудником на нашем сайте.

Плюсы и минусы закрепления служебного автомобиля

Параметр	Плюсы	Минусы
Эффективность использования	Обеспечивает доступность автомобиля для регулярных поездок.	Может использоваться не полностью, что приводит к неэффективности.
Ответственность	Сотрудник несет ответственность за состояние автомобиля.	Может привести к неосторожному использованию автомобиля.
Контроль затрат	Упрощает учет пробега и расходов на обслуживание.	Сложности с учетом, если сотрудники ведут разные записи.
Оптимизация ресурсов	Позволяет лучше распределять ресурсы автопарка.	Конфликты при необходимости использования автомобиля другим сотрудником.
Доступность	Быстрая доступность автомобиля в экстренных ситуациях.	Проблемы с заменой в случае поломки.
Психологический аспект	Повышает чувство ответственности у сотрудника.	Сотрудники могут воспринимать автомобиль как личную собственность.
Профессиональный имидж	Укрепляет имидж сотрудника или компании.	Может привести к дополнительным затратам на обслуживание.

Какое распределение автомобилей считается самым эффективным?

Из всех перечисленных вариантов закрепления автомобилей — третий способ самый рациональный, так как и предприятие, и автопарк достаточно малы, значит автомобили используются регулярно и оптимизировать нечего. А вот первый и второй варианты требуют доработки.

В первом случае автопарк используется неэффективно. Какие-то подразделения могут пользоваться автомобилями гораздо чаще и даже испытывать дефицит в транспортных средствах, в то время как автомобили других отделов могут простаивать целыми днями и нагрузка водителей будет неравномерной.

Во втором случае закрепление каждого конкретного автомобиля за определенными руководителями также не рационально. Например, если автомобили понадобятся для встречи делегации в аэропорту, то каждому руководителю придется отправлять свой автомобиль в аэропорт вместо того, чтобы сразу послать все машины на встречу без лишних манипуляций.

Идеальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками выглядит так: у организации есть пул автомобилей для руководителей без закрепления за каждым из них, и есть отдельный пул автомобилей для остальных сотрудников, без закрепления по отделам. Это обеспечит вывоз абсолютно всех заказов и справедливое распределение заказов между водителями. Таким образом, автопарк будет использоваться равномерно и износ машин будет соответствующим.

Оптимальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками:

Как устроен бизнес-процесс по откреплению и закреплению автомобиля

Закрепление и открепление автомобиля — это задача системного администратора предприятия или куратора программы для управления автопарком «ТМ: Корпоративные поездки». Для этого руководитель или директор организации дает  распоряжение, приказ или постановление. Сроки, даты и все остальные нюансы открепления или закрепления автомобилей также указываются в приказе. За одним водителем можно закрепить сколько угодно автомобилей. 

Как закрепить или открепить автомобиль за сотрудником:

Таким образом, открепить или закрепить автомобиль за сотрудником — это вопрос одного лишь распоряжения руководителя. Важно организовать эффективную систему закрепления корпоративного автопарка организации, чтобы не было простоя машин, а все заказы сотрудников выполнялись быстро.

Кроме того, имеет смысл воспользоваться функционалом лимитов на поездки сотрудников. Благодаря этому каждый сотрудник сможет иметь определенное количество поездок в месяц, что исключает нецелевой пробег автомобиля и повышает эффективность совместных поездок.

С какими трудностями может столкнуться компания при откреплении автопарка

Закрепление или открепление автопарка — это простой бизнес-процесс, но даже он может вызвать волну негодования у сотрудников компании:

1. Руководители и сотрудники могут сопротивляться новым правилам;
2. Открытый саботаж со стороны руководства, запрет сотрудникам пользоваться открепленной машиной;
3. Водители могут быть против равномерной раздачи заказов, так как раньше они могли выполнять гораздо меньше поездок и остальное время отдыхать.

Надо быть готовым к этим ситуациям и заранее побеспокоиться об их пресечении. Нужно объяснить сотрудникам и водителям преимущества открепления автомобилей от подразделений, показать, в чем будет их выгода. 

Какие преимущества получит компания после открепления автомобилей от подразделений и сотрудников

Если открепить автопарк от подразделений и сотрудников, то предприятие от этого только выиграет:

1. Все заказы будут выполняться без задержек и дефицита автомобилей;
2. Износ автомобилей будет равномерным;
3. Занятость водителей будет рациональной.

 Читайте и других выгодах и возможностях, которые дает автоматизации корпоративного автопарка в статьях на нашем блоге.