В автопарках разных предприятий автомобили ранжируются по целям их использования, по классу престижности, по привязке к департаментам или по всем параметрам одновременно. В этой статье мы разберем, как открепить или закрепить автомобиль за сотрудником и департаментом, а также как оптимизировать эту систему распределения.
Есть 3 наиболее распространенных варианта распределения автомобилей между сотрудниками компании:
1. Все автомобили закреплены за теми или иными подразделениями. В этом случае автомобили распределены между подразделениями или департаментами, в зависимости от структуры организации. Они могут быть у всех подразделений или только у некоторых. У каждого подразделения может быть одинаковое количество автомобилей, либо пропорциональное количеству сотрудников департамента и их нуждам.
2. Все автомобили закреплены за теми или иными руководителями. В данном случае автомобили закреплены только за руководителями, директорами и топ-менеджерами компании, рядовые сотрудники не имеют доступа к корпоративному автопарку.
3. У предприятия есть 1-2 разгонных (дежурных) автомобиля. Такими автомобилями пользуются все желающие по необходимости. Это общедоступный автопарк. В основном это касается небольших предприятий и муниципалитетов, где достаточно такого небольшого количества машин.
Из всех перечисленных вариантов закрепления автомобилей — третий способ самый рациональный, так как и предприятие, и автопарк достаточно малы, значит автомобили используются регулярно и оптимизировать нечего. А вот первый и второй варианты требуют доработки.
В первом случае автопарк используется неэффективно. Какие-то подразделения могут пользоваться автомобилями гораздо чаще и даже испытывать дефицит в транспортных средствах, в то время как автомобили других отделов могут простаивать целыми днями и нагрузка водителей будет неравномерной.
Во втором случае закрепление каждого конкретного автомобиля за определенными руководителями также не рационально. Например, если автомобили понадобятся для встречи делегации в аэропорту, то каждому руководителю придется отправлять свой автомобиль в аэропорт вместо того, чтобы сразу послать все машины на встречу без лишних манипуляций.
Идеальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками выглядит так: у организации есть пул автомобилей для руководителей без закрепления за каждым из них, и есть отдельный пул автомобилей для остальных сотрудников, без закрепления по отделам. Это обеспечит вывоз абсолютно всех заказов и справедливое распределение заказов между водителями. Таким образом, автопарк будет использоваться равномерно и износ машин будет соответствующим.
Оптимальный вариант закрепления автомобилей за сотрудниками:
Закрепление и открепление автомобиля — это задача системного администратора предприятия или куратора программы для управления автопарком «ТМ: Корпоративные поездки». Для этого руководитель или директор организации дает распоряжение, приказ или постановление. Сроки, даты и все остальные нюансы открепления или закрепления автомобилей также указываются в приказе. За одним водителем можно закрепить сколько угодно автомобилей.
Как закрепить или открепить автомобиль за сотрудником:
Таким образом, открепить или закрепить автомобиль за сотрудником — это вопрос одного лишь распоряжения руководителя. Важно организовать эффективную систему закрепления корпоративного автопарка организации, чтобы не было простоя машин, а все заказы сотрудников выполнялись быстро.
Закрепление или открепление автопарка — это простой бизнес-процесс, но даже он может вызвать волну негодования у сотрудников компании:
Надо быть готовым к этим ситуациям и заранее побеспокоиться об их пресечении. Нужно объяснить сотрудникам и водителям преимущества открепления автомобилей от подразделений, показать, в чем будет их выгода.
Если открепить автопарк от подразделений и сотрудников, то предприятие от этого только выиграет:
Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.
Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете транспортных перевозок в государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.
Чтобы автомобили в автопарке были исправными и не ломались в неподходящий момент, нужно регулярно проводить техобслуживание. Из этой статьи вы узнаете о вариантах учета технического обслуживания транспорта и о том, как не допустить оформления заявок на машины, которые уехали на ТО.
Во время рабочей смены водитель обязан безопасно и своевременно выполнить заявку, довезти сотрудников или перевезти ценный груз — документы, анализы и пробы. Есть ответственные водители, которые выходят на смену вовремя, работают отведенное количество времени. Но есть и другие, которые игнорируют заявки, сливают топливо и ездят по личным делам в рабочее время. Таким водителям необходим контроль. В этой статье мы расскажем, как предприятия контролируют работу водителей.
