Учет расходов на транспорт на предприятии, в госсекторе, производстве. На чем можно сэкономить, если произвести автоматизацию

Финансирование корпоративных автопарков носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех пассажирских перевозок и издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы, расскажем, как упростить учет затрат на транспорт и снизить расходы на содержание автопарков.

Учет расходов на автомобиль на предприятии всегда включает следующие статьи

Наличие машины предполагает дополнительные затраты на ее содержание: владелец должен покупать топливо, проходить техосмотр, покупать страховку. В грузовых автомобилях и автобусах обязательно должны стоять тахографы и GPS-навигатор. Поговорим подробнее об обязательных расходах на автопарк.

Топливо и ГСМ

Если у предприятия есть автотранспорт, не избежать затрат на топливо и горюче-смазочные материалы. Это статья расходов самая затратная, для учета которой используется счет 105 03 «Горюче-смазочные материалы». Туда относят все все виды топлива: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т. д. Чтобы отразить все расходы на покупку ГСМ используют статью 340.

Приобретение тахографов

Тахографы относятся к 4-й амортизационной группе и могут использоваться 5-7 лет. Расходы на покупку тахографов отражают по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств». Если измерительный прибор устанавливается не в месте покупки, расходы на его монтаж идет по статье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Оформление ОСАГО

Еще одна обязательная статья расходов при содержании автопарка ― это расходы на ОСАГО, которые проходят по статье 401 50. Учтите, что договор обязательного страхования действует один год, он отражается в числе расходов будущих периодов.

Запчасти и ремонт

Собственник автомобиля должен поддерживать его в пригодном для эксплуатации состоянии. Для этого необходимо вовремя производить его ремонт. Он может быть текущим, средним и капитальным. Ремонт транспорта проходит по плану в зависимости от его характеристик и условий эксплуатации. После руководитель утверждает план ремонта приказом или распоряжением.

GPS-мониторинг или иное оборудование для отслеживания

Спутниковая навигация ГЛОНАСС или GPS устанавливается на средство передвижения, которое перевозит пассажиров. Расходы на их приобретение проходят по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств».

Учет расходов на автомобиль на предприятии: что усложняет контроль автопарков правительств, ведомств и муниципалитетов?

Контроль автопарка может быть затруднен по нескольким причинам:

• Нельзя отследить передвижение служебных машин. Вы не знаете точно, едет водитель на заказ или заехал в банк по личным делам.
• Госслужащие оставляют заявку на поездку в письменном виде. Документы теряются, сложно быстро узнать когда и кем совершалась поездка.
• Персоналу необходимо согласовывать поездку с руководителями. Такая организация отнимает много времени как у работников, так и руководителей.

Все это затрудняет учет, снижает продуктивность работы корпоративного парка и приводит к увеличению расходов на его содержание.

Учет расходов на транспорт с точки зрения бухгалтерии

Бухучет автотранспорта на предприятии должен начинаться с постановки на учет. Важно правильно заполнить нужные документы и присвоить всем транспортным единицам парка нужные категории — это определяет особенности его дальнейшего контроля и налогообложения.

Особенности бухучета на конкретном предприятии зависят от деятельности организации и системы налогообложения. На общей системе налогообложения — жесткие требования, на упрощенной системе налогообложения — есть пункты, которые выполнять не обязательно.

При покупке нового автомобиля действуют следующим способом:

1. Его сразу ставят на учет основных средств. В начальную стоимость включены все расходы — покупка, поставка, госпошлина ГАИ.
2. Бухгалтер определяет амортизационную группу ТС. Она зависит от вида транспортного средства, объема двигателя, стоимости машины. Амортизационная группа отражается на сроке бухучета. Например, автомобиль премьер-класса должен прослужить минимум 7-10 лет. Его нельзя списать раньше срока.
3. Обязательно устанавливают срок полезного использования. Как правило, это прописано в нормативных документах организации. Затем по внутренним документам предприятия должен быть установлен фактический срок эксплуатации данного авто.

Памятка для определения амортизационной группы

Если б/у автомобиль покупают у организации, она должна предоставить информацию о его первоначальной стоимости. В случае, когда амортизационный срок закончился, продавец предоставляет еще и амортизационную форму. Чтобы вновь поставить транспорт на амортизационный учет, представитель компании-покупателя оценивает его примерную рыночную стоимость. После чего бухгалтер ставит авто на учет основных средств и составляет свою амортизационную форму сроком на 3-5 лет.

Если б/у автомобиль куплен у частного лица, продавец сам оценивает его стоимость, а ценовую категорию прописывает в договоре купли-продажи. Оценку проводит специалист организации. Постановка на учет зависит от года выпуска машины, литража, состояния авто.

Если предприятие арендует автомобиль или автобус с услугами водителя, их не нужно ставить на учет. Потраченные средства отражаются в статьях расходов. Это учитывается в договоре аренды.

Если все изначально сделать правильно, то дальше — дело автоматизации. Она позволит сделать работу бухгалтера более быстрой, точной, эффективной и исключит ошибки человеческого фактора. «ТМ: Корпоративные поездки» интегрируется с системами бухучета и позволяет хранить все данные в одном месте.

Учет расходов на автомобиль в организации: на чем теряется больше всего денег?

Расходы на содержание автопарка могут расти из-за неочевидных причин. Обратите внимание на следующие пункты. Они значительно увеличивают издержки и снижают продуктивность работы.

Холостые пробеги. После выполнения заказа водитель возвращается на предприятие, чтобы получить новый заказ. А иногда два госслужащих используют две машины для передвижения по одному маршруту. Водители ездят «пустые», а на один маршрут затрачивается больше ресурсов.

Простой машин. У каждого подразделения разное количество поездок. Например, отдел юристов каждый день выезжает в суды, а бухгалтеры используют служебный автопарк три раза в неделю. Юристам может не хватать машин, в то время как у бухгалтеров они простаивают. Машины используются неравномерно, а работники теряют время, ожидая авто.

Неэффективное использование машин. Водитель увозит на совещание одного работника и ждет его два часа. Он простаивает, хотя мог бы в это время развозить других служащих.

Содержание и обслуживание машин. На обслуживание каждой машины требуется водитель, механик. Сюда же входит работа диспетчеров, медиков. Предприятие должно платить им зарплату и оплачивать детали, страховку, ТО и ГСМ.

Предприятие вынуждено тратить бюджет на закрытие этих издержек. Расходы растут, но эффективность работы страдает.

Учет затрат на автомобиль: какие расходы можно сократить без потери эффективности?

Холостой пробег и простой машин можно исключить, если оптимизировать работу автопарка. Тогда может оказаться, что предприятию нужно меньше машин. Компания может их продать и сократить штат водителей, диспетчеров и механиков.

В итоге предприятие сокращает расходы на:

• ГСМ,
• зарплатный фонд работников гаража,
• обслуживание и ремонт средств передвижения.

Программа учета расходов на автомобиль на предприятии может работать в комплексе с другими процессами

Учет затрат на автомобиль лишь первый шаг в построении прозрачной системы контроля. Организация следующих бизнес-процессов позволит вывести управление на новый уровень.

Внедрите системы мониторинга. Система мониторинга позволяет увидеть средний расход топлива и пробег автомобиля. Вы будете знать местоположение водителя, его маршрут. Убедитесь, что поездки строятся к зданиям, которые действительно могут быть целью рабочих поездок. Но вы не узнаете статус поездок: кем осуществлялась поездка и для чего, сколько километров водитель был на выполнении заказа.

Унифицируйте форму заявки. Госслужащий при заказе указывает время и цель поездки. Все заявки заполняются в электронной форме — гугл-документ или гугл-таблицы. Это поможет прогнозировать, когда и в какой части города освободится автомобиль. Так вы в любой момент можете открыть электронный ресурс и посмотреть, кем была осуществлена заявка и в какое время. Это уводит нас от бумажной волокиты. Но при этом никакой аналитики вы снять не сможете. Неизвестно, каким маршрутом ехал водитель, сколько он был в пути и когда освободился.

Внедрите датчики GPS, ГЛОНАСС. Датчики покажут, где находится машина в реальном времени и с какой скоростью она движется. Данная система позволяет предупредить нецелевое использование автотранспорта, сократить холостой пробег и повысить дисциплину работников. Но нет возможности улучшить взаимодействие служащих с водителем. Для заказа поездки необходимо привлекать диспетчеров или заведующего гаражом.

Цифровизируйте работу автопарка. Цифровые ресурсы помогут вам в режиме реального времени собирать информацию о положении каждой отдельной единицы автотранспорта и ее статусе работы — выполняет или ожидает заказ, на обеде или в ремонте. Вы увидите, кто из персонала совершает поездку и с какой целью. Кроме того, госслужащие заказывают авто через мобильное приложение — потребность в диспетчерах снижается. Поездка проходит быстро.

Цифровизация — самый действенный способ для оптимизации работы автопарка. Государственные предприятия используют для этой цели «ТМ: Корпоративные поездки» — систему для управления автопарком, которая помогает цифровизировать работу и, как следствие, снизить расходы на его содержание.

Как работает «ТМ: Корпоративные поездки»?

«ТМ: Корпоративные поездки» предназначен для цифровизации перевозок и включает в себя:

• веб-кабинет для аналитики;
• мобильные приложения для водителей и госслужащих;
• кабинет организации для руководителя, диспетчера, секретаря и технического специалиста.

Персонал заказывает быструю поездку или поездку на заданное время, используя:

• корпоративное мобильное приложение;
• звонок по телефону;
• плановый заказ по расписанию.

Система подбирает подходящие автомобили и предлагает им заявку. Водитель видит заявку в своем мобильном приложении и принимает ее.

Пассажир получает подтверждение и дожидается водителя, который выполняет заказ и готов к следующей поездке.

Вся информация о поездке, включая трек водителя, хранится в системе и доступна в виде отчетов диспетчерам и руководителям.

Как «ТМ: Корпоративные поездки» помогает осуществлять контроль расходов на содержание автотранспорта и экономить?

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» помогает автоматизировать учет и снижает расходы на содержание автопарка.

Исключает холостые пробеги. Весь автопарк становится общим. Поэтому госслужащим не нужно ждать, когда приедет авто их отдела. Если они планируют поездку по одному маршруту, то система объединяет их заказы. Скорость подачи авто увеличивается, а холостой пробег уменьшается.

Исключает нецелевое использование машин. Система показывает, каким маршрутом ездил водитель. Поэтому персонал не сможет использовать служебный автопарк для поездки по личным делам. Например, съездить на обед или забрать ребенка из школы. Благодаря системе руководитель может быть уверен, что служебный транспорт используется для рабочих целей.

Снижает время простоя. Система учитывает статус водителя, когда распределяет заказы. Если водитель работает, то он получает заявку через приложение и не сможет ее проигнорировать. Исключается человеческий фактор, поэтому весь автопарк задействован в работе и заказы выполняются.

Упрощает заказ автомобиля. Госслужащие заказывают машину через приложение. Оно работает как на базе Android, так и на iOS, поэтому все работники смогут им пользоваться. Не нужно согласовывать поездку с кем-либо и самому искать возможность куда-то добраться. Система передает заказ ближайшему водителю, и служащий быстро совершает поездку.

Предприятие снижает издержки на содержание автопарка и повышает его продуктивность. Поездки госслужащих проходят быстрее, они работают эффективнее.