+7 (499) 709-84-87
Главная
/
Блог
/
Варианты использования
/
Учет расходов на транспорт на предприятии, в госсекторе, производстве. На чем можно сэкономить, если произвести автоматизацию
18.05.2020

Учет расходов на транспорт на предприятии, в госсекторе, производстве. На чем можно сэкономить, если произвести автоматизацию

Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех пассажирских перевозок и издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание.

В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы, расскажем, как упростить учет затрат на транспорт и снизить расходы на содержание автопарков.




Учет расходов на автомобиль на предприятии: что усложняет контроль автопарков правительств, ведомств и муниципалитетов?

Контроль  автопарка может быть затруднен по нескольким причинам:

  • Нельзя отследить передвижение служебных автомобилей. Вы не знаете точно, едет водитель на заказ или заехал в банк по личным делам.
  • Госслужащие оставляют заявку на поездку в письменном виде. Документы теряются, сложно быстро узнать когда и кем совершалась поездка.
  • Персоналу необходимо согласовывать поездку с руководителями. Такая организация отнимает много времени как у работников, так и руководителей.

Все это затрудняет учет, снижает продуктивность работы автопарка и приводит к увеличению расходов на его содержание.



Скачайте полезное руководство «6 ошибок в работе с транспортом, из-за которых организация теряет деньги»

Заполните форму и получите ссылку на скачивание материала.

 


Учет расходов на транспорт с точки зрения бухгалтерии

Бухучет автотранспорта на предприятии должен начинаться с постановки на учет. Важно правильно заполнить нужные документы и присвоить автотранспорту нужные категории — это определяет особенности его дальнейшего контроля и налогообложения.

Особенности бухучета на конкретном предприятии зависят от деятельности организации и системы налогообложения. На общей системе налогообложения — жесткие требования, на упрощенной системе налогообложения — есть пункты, которые выполнять не обязательно. 

При покупке нового автомобиля действуют следующим способом:   

  1. Транспорт ставят на учет основных средств. В начальную стоимость автомобиля включены все расходы, связанные с ним — покупка, поставка, госпошлина ГАИ.
  2. Бухгалтер определяет амортизационную группу ТС. Она зависит от вида транспортного средства, объема двигателя, стоимости автомобиля. Амортизационная группа отражается на сроке бухучета. Например, автомобиль премьер-класса должен прослужить минимум 7-10 лет. Его нельзя списать раньше срока.
  3. Обязательно устанавливают срок полезного использования. Как правило, это прописано в нормативных документах организации. Затем по внутренним документам предприятия должен быть установлен фактический срок эксплуатации данного автомобиля.

Если б/у автомобиль покупают у организации, она должна предоставить информацию о первоначальной стоимости транспорта. В случае, когда амортизационный срок у автомобиля закончился, продавец предоставляет еще и амортизационную форму. Чтобы вновь поставить транспорт на амортизационный учет, представитель компании-покупателя оценивает его примерную рыночную стоимость. После чего бухгалтер ставит транспорт на учет основных средств и составляет свою амортизационную форму сроком на 3-5 лет.

Если б/у автомобиль куплен у частного лица, продавец сам оценивает его стоимость, а ценовую категорию прописывает в договоре купли-продажи. Оценку автомобиля проводит специалист автопарка. Постановка на учет зависит от года выпуска машины, литража, состояния авто. 

Если предприятие арендует автомобиль или транспорт с услугами водителя, их не нужно ставить на учет. Потраченные средства отражаются в статьях расходов. Это учитывается в договоре аренды. 

Если все изначально сделать правильно, то дальше — дело автоматизации. Она позволит сделать работу бухгалтера более быстрой, точной, эффективной и исключит ошибки человеческого фактора. «ТМ: Корпоративные поездки» интегрируется с системами бухучета и позволяет хранить все данные в одном месте.


Учет расходов на автомобиль в организации: на чем теряется больше всего денег?

Расходы на содержание автопарка могут расти из-за неочевидных причин. Обратите внимание на следующие пункты. Они значительно увеличивают издержки и снижают продуктивность государственного автопарка.

Холостые пробеги. После выполнения заказа водитель возвращается на предприятие, чтобы получить новый заказ. А иногда два госслужащих используют две машины для передвижения по одному маршруту. Водители ездят «пустые», а на один маршрут затрачивается больше ресурсов.

Простой машин. У каждого подразделения разное количество поездок. Например, отдел юристов каждый день выезжает в суды, а бухгалтеры используют служебный транспорт три раза в неделю. Юристам может не хватать машин, в то время как у бухгалтеров они простаивают. Машины используются неравномерно, а работники теряют время, ожидая авто.

Неэффективное использование машин. Водитель увозит на совещание одного работника и ждет его два часа. Он простаивает, хотя мог бы в это время развозить других служащих.

Содержание и обслуживание машин. На обслуживание каждой машины требуется водитель, механик. Сюда же входит работа диспетчеров, медиков. Предприятие должно платить им зарплату и оплачивать детали для машин, страховку, ТО и ГСМ.

Предприятие вынуждено тратить бюджет на закрытие этих издержек. Расходы растут, но эффективность работы автопарка страдает.

Учет затрат на автомобиль: какие расходы можно сократить без потери эффективности?

Холостой пробег и простой машин можно исключить, если оптимизировать работу автопарка. Тогда может оказаться, что предприятию нужно меньше машин. Компания может их продать и сократить штат водителей, диспетчеров и механиков.

В итоге предприятие сокращает расходы на:

  • ГСМ,
  • зарплатный фонд работников автопарка,
  • обслуживание автомобилей.

Программа учета расходов на автомобиль на предприятии может работать в комплексе с другими процессами

Учет затрат на автомобиль лишь первый шаг в построении прозрачной системы контроля. Организация следующих бизнес-процессов позволит вывести управление на новый уровень.

Внедрите системы мониторинга. Система мониторинга позволяет увидеть средний расход топлива и пробег автомобиля. Вы будете знать местоположение водителя, его маршрут. Убедитесь, что поездки строятся к зданиям, которые действительно могут быть целью рабочих поездок. Но вы не узнаете статус поездок: кем осуществлялась поездка и для чего, сколько километров водитель был на выполнении заказа.

uchet-raskhodov-na-sluzhebnyy-transport-v-gossektore-01.png

Унифицируйте форму заявки. Госслужащий при заказе автомобиля указывает время и цель поездки. Все заявки заполняются в электронной форме — гугл-документ или гугл-таблицы. Это поможет прогнозировать, когда и в какой части города освободится автомобиль. Так вы в любой момент можете открыть электронный ресурс и посмотреть, кем была осуществлена заявка и в какое время. Это уводит нас от бумажной волокиты. Но при этом никакой аналитики вы снять не сможете. Неизвестно, каким маршрутом ехал водитель, сколько он был в пути и когда освободился.

Внедрите датчики GPS, ГЛОНАСС. Датчики покажут, где находится автомобиль в реальном времени и с какой скоростью он движется. Данная система позволяет предупредить нецелевое использование автомобилей, сократить холостой пробег и повысить дисциплину работников. Но нет возможности улучшить взаимодействие служащих с водителем. Для заказа поездки необходимо привлекать диспетчеров или заведующего автопарком.

Цифровизируйте работу автопарка. Цифровые ресурсы помогут вам в режиме реального времени собирать информацию о положении автомобилей и его статусе работы — выполняет или ожидает заказ, на обеде или в ремонте. Вы увидите, кто из персонала совершает поездку и с какой целью. Кроме того, госслужащие заказывают авто через мобильное приложение — потребность в диспетчерах снижается. Поездка проходит быстро.

Цифровизация — самый действенный способ для оптимизации работы автопарка. Государственные предприятия используют для этой цели «ТМ: Корпоративные поездки» — систему для управления автопарком, которая помогает цифровизировать работу и, как следствие, снизить расходы на его содержание.

uchet-raskhodov-na-sluzhebnyy-transport-v-gossektore-02.png


Как работает «ТМ: Корпоративные поездки»?

«ТМ: Корпоративные поездки» предназначен для цифровизации перевозок и включает в себя:

  • веб-кабинет для аналитики;
  • мобильные приложения для водителей и госслужащих;
  • кабинет организации для руководителя, диспетчера, секретаря и технического специалиста.

Персонал заказывает быструю поездку или поездку на заданное время, используя:

  • корпоративное мобильное приложение;
  • звонок по телефону;
  • плановый заказ по расписанию.

Система подбирает подходящие автомобили и предлагает им заявку. Водитель видит заявку в своем мобильном приложении и принимает ее.

Пассажир получает подтверждение и дожидается автомобиля. Водитель выполняет заказ и готов к следующей поездке.

Вся информация о поездке, включая трек водителя, хранится в системе и доступна в виде отчетов диспетчерам и руководителям.



Как «ТМ: Корпоративные поездки» помогает осуществлять контроль расходов на содержание автотранспорта и экономить?

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» помогает автоматизировать учет и снижает расходы на содержание автопарка.

Исключает холостые пробеги. Все автомобили становятся общими. Поэтому госслужащим не нужно ждать, когда приедет авто их отдела. Если они планируют поездку по одному маршруту, то система объединяет их заказы. Скорость подачи авто увеличивается, а холостой пробег уменьшается.

Исключает нецелевое использование машин. Система показывает, каким маршрутом ездил водитель. Поэтому персонал не сможет использовать служебный транспорт для поездки по личным делам. Например, съездить на обед или забрать ребенка из школы. Благодаря системе руководитель может быть уверен, что служебный транспорт используется для рабочих целей.

Снижает время простоя. Система учитывает статус водителя, когда распределяет заказы. Если водитель работает, то он получает заявку через приложение и не сможет ее проигнорировать. Исключается человеческий фактор, поэтому все автомобили задействованы в работе и заказы выполняются.

Упрощает заказ автомобиля. Госслужащие заказывают автомобиль через приложение. Оно работает как на базе Android, так и на iOS, поэтому все работники смогут им пользоваться. Не нужно согласовывать поездку с кем-либо и самому искать машину. Система передает заказ ближайшему водителю, и служащий быстро совершает поездку.

Предприятие снижает издержки на содержание автопарка и повышает его продуктивность. Поездки госслужащих проходят быстрее, они работают эффективнее.

 


Читайте также:
20.01.2021
Диспетчеризация транспорта на предприятии: чек-лист из 5 вопросов к функциям и эффектам программы

Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.

273
19.01.2021
Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров

Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете транспортных перевозок в государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.

164
18.01.2021
Как провести техническое обслуживание автотранспорта и учесть все заявки

Чтобы автомобили в автопарке были исправными и не ломались в неподходящий момент, нужно регулярно проводить техобслуживание. Из этой статьи вы узнаете о вариантах учета технического обслуживания транспорта и о том, как не допустить оформления заявок на машины, которые уехали на ТО.

156
13.01.2021
3 сферы контроля водителей: здоровье, честность, эффективность

Во время рабочей смены водитель обязан безопасно и своевременно выполнить заявку, довезти сотрудников или перевезти ценный груз — документы, анализы и пробы. Есть ответственные водители, которые выходят на смену вовремя, работают отведенное количество времени. Но есть и другие, которые игнорируют заявки, сливают топливо и ездят по личным делам в рабочее время. Таким водителям необходим контроль. В этой статье мы расскажем, как предприятия контролируют работу водителей.

250