1С УАТ ― это программный продукт, созданный для компаний, которые занимаются перевозками и транспортной логистикой, автотранспортных подразделений на крупных предприятиях, а также организаций, имеющих автопарк для собственных нужд.

«1С: Управление автотранспортом» позволяет пользователям:

• автоматизировать учет заказов;
• формировать путевые и маршрутные листы;
• считать выработку водителей;
• отслеживать местонахождение машин;
• планировать техническое обслуживание транспорта;
• контролировать расходы на топливо, амортизацию и ремонт.

В статье рассмотрим, из каких подсистем состоит 1С УАТ и какой она имеет функционал, а также расскажем, как вывести учет на вашем предприятии на новый уровень и повысить эффективность использования каждого автомобиля. Уделяя должное внимание учету и контролю, вы будете оптимизировать процессы и снижать издержки.

Учет транспорта в справочнике «Транспортные средства и оборудования»

Возможности 1С: УАТ. Обзор подсистем

Программный продукт «1С: Управление автотранспортом» состоит из восьми подсистем, каждая из которых открывает определенные возможности 1С УАТ. Например, диспетчерская подсистема отвечает за управление заказами, подсистема учета работы водителей ― за расчет выработки и начисление зарплаты, и так далее.

В 1С управление логистикой и автотранспортом происходит по схеме взаимодействия модулей системы

Диспетчерская подсистема

Диспетчерская подсистема позволяет принять заказ на автомобиль, сформировать маршрутный и путевой лист, выписать разнарядку с учетом графика работы водителей и доступности автомобиля в указанные даты.

Подсистема ПТО

Сотрудники производственно-технического отдела ведут в 1С УАТ различные справочники, где указывают основные данные об автомобилях, в том числе отмечают, чем оборудованы транспортные средства, сколько они выработали времени, как давно менялись запчасти, попадали ли автомобили в ДТП, как долго еще будут действовать страховые полисы.

Подсистема учета ГСМ

На основании данных путевых листов учитываются расход и поступление ГСМ, можно выполнять инвентаризацию остатков топлива. В этой же подсистеме ведется учет технических жидкостей для ТС. Кроме того, программа дает возможность настроить нормы расхода ГСМ.

Подсистема учета ремонтов и сервисного техобслуживания

Тут ведется учет заявок на ремонт и обслуживание, а также фиксируется, какие заказы выполнялись в собственных и сторонних сервисах, какие запчасти были заменены.

Подсистема складского учета

Эта подсистема открывает возможности к проведению таких складских операций, как инвентаризация, учет поступивших объектов хранения, перемещение объектов с одного склада на другой, списание.

Подсистема взаиморасчетов

Пользователи формируют счета, реестры, акты. В этой подсистеме есть справочник тарифов, который позволяет настроить расценки в зависимости от модели автомобиля, маршрута или контрагента. Также вы можете установить настройку, которая будет варьировать тариф исходя из произведенного объема работы.

Подсистема учета работы водителей

Пользователи формируют счета, реестры, акты. В этой подсистеме есть справочник тарифов, который позволяет настроить расценки в зависимости от модели автомобиля, маршрута или контрагента. Также вы можете установить настройку, которая будет варьировать тариф исходя из произведенного объема работы.

Подсистема учета затрат

Программа аккумулирует информацию и вычисляет прямые и косвенные затраты. Косвенные расходы можно автоматически разделить между единицами автопарка.

Путевые листы в 1С: УАТ

Путевой лист ― важный документ, т.к. на основании него программа производит большинство расчетов: в частности считает количество поездок и выработку, учитывает время в работе и в простое, вычисляет пробег с грузом и без. При создании путевого листа в документ вносятся данные об остатках топлива и записываются показания приборов учета ТС. Путевые листы в 1С УАТ формируются по унифицированным формам для транспортных средств самых разных категорий: легковых машин, автобусов, грузовых автомобилей и др. Формирование листа происходит автоматически ― на основе заданных ранее настроек. При необходимости поля заполняются вручную.

Конфигурации 1С: УАТ

Базовая конфигурация программного продукта называется 1С УАТ Стандарт. Помимо этого разработчики предлагают версию с более широким спектром возможностей ― 1С УАТ Проф.

Существенное отличие состоит в том, что 1С УАТ Стандарт интегрируется только с комплексом 1С Бухгалтерия и другими программными платформами 1С, а расширенная версия позволяет производить интеграцию со сторонними сервисами. Кроме того, пользователям 1С УАТ Проф доступно использование мобильного приложения «Водитель УАТ».

1С УАТ Стандарт

1С УАТ Стандарт ― базовая версия программы. Пользователи имеют доступ к основным функциям:

• управление поездками и заказами;
• учет автопарка, ГСМ, ТЖ;
• управление штрафами, контроль ДТП;
• создание путевых листов;
• учет рабочих часов водителей;
• учет доходов и расходов;
• учет ремонтов, расходных материалов и агрегатов;
• интеграция с типовыми программами системы 1С.

1С УАТ Проф

1С УАТ Проф ― расширенная версия программы, которая больше подходит для компаний с крупным автопарком и строгой бухгалтерской отчетностью.

Проф версия позволяет:

• планировать бюджет и вести учет денежных средств;
• работать с терминалом выдачи путевых листов;
• использовать мобильное приложение для водителя «Водитель УАТ»;
• производить интеграцию с внешними сервисами, программами спутникового мониторинга;
• работать с перевозчиками-подрядчиками;
• отслеживать выполнение перевозок.

Сравнение версий 1С УАТ Стандрат и 1С УАТ Проф

Мобильное приложение в 1С: УАТ

Мобильное приложение 1С УАТ используется для отслеживания автомобиля и оптимизации маршрута. Также оно предупреждает об авариях на дорогах или об ухудшении погодных условий. «Водитель УАТ» помогает диспетчерам из офиса координировать водителей и оперативно связываться с ними.

Основные функции мобильного приложения 1С УАТ:

• работа с водительской документацией ― создание путевых и маршрутных листов и их отправка на сервер;
• создание заявки на ремонт;
• чат с диспетчерской;
• передача координат автомобиля на сервер;
• отправка сканов и фотографий;
• информирование о задержках и опозданиях;
• помощь в построении маршрута.

Интеграция 1С УАТ с «ТМ: Корпоративные поездки» для эффективного управления автопарком

Интеграция 1С УАТ с программным комплексом «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет расширить возможности управления автопарком, повысить эффективность работы транспортной компании.

«ТМ: Корпоративные поездки» ― это верхнеуровневая система, которая объединяет данные программ учета и мониторинга. Интегрировав все данные и используя инструменты программного комплекса, наши клиенты полностью переходят на электронный документооборот, а главное ― начинают экономить на оптимизации автопарка десятки миллионов рублей в год.

При помощи инструментов «ТМ: Корпоративные поездки» вы автоматизируете процессы, и они становятся более прозрачными.

Как «ТМ: Корпоративные поездки» дополняет функционал 1С УАТ:

• Сотрудник составляет заявку и автоматически получает подходящий автомобиль. Она создается в приложении «ТМ: Корпоративные поездки». В заявке указываются адреса и время, также там есть возможность оставить пожелания по поездке. На основе требований и графика доступности транспорта система подбирает подходящий автомобиль. Водитель получает заявку и отмечает ее выполнение в своем приложении.





• Можно установить ограничения на поездки для сотрудника или для подразделения. В «ТМ: Корпоративные поездки» сотрудники оплачивают каждую поездку с условного счета. Это позволяет избежать необдуманного и нецелевого использования транспорта и заранее распределить ресурсы автопарка.





• Близкие по времени поездки на один адрес или в одном направлении можно объединить. Пример: нескольким сотрудникам нужно поехать на совещание. Обычно они зарезервировали бы по машине на каждого, но «ТМ: Корпоративные поездки» может объединить их заявки и сэкономить ресурсы компании.





• Водитель не сможет начать движение или встать на стоянку без отметки в системе. На каждом этапе водитель помечает, где он и чем он занят: «На заказе», «Свободен», «Обед», «Ремонт» и т.д. В результате вы видите не только геолокацию водителя и путевой лист.
  Более детальная отчетность позволяет сопоставить координаты автомобиля и действия водителя в каждый промежуток времени и узнать, действительно ли ТС в течение всего дня использовался по назначению. В компаниях, которые устанавливают программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки», эффективность работы автомобиля увеличивается в 2-3 раза.
  
  Перемещения всех автомобилей по маршруту можно отследить с помощью GPS-навигации.





• «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет исключить переработки водителей. Система производит расчеты в нужный момент напоминает водителю, что пора возвращаться на базу.





• Система усиливает контроль действий водителей, моментально отправляя уведомления о нарушениях. Например, об отклонении от маршрута, о превышении скорости, о въезде на запрещенную территорию и т.д. Также система контролирует время стоянки на конечных пунктах и не дает пассажиру задерживать автомобиль.





• Можно быстро заменить автомобиль, вышедший из строя, и снять со смены водителя, который не явился на работу. Чтобы запланированные поездки не сорвались, система начнет новый поиск исполнителя и уведомит заказчиков. Данные о времени работы автоматически попадут в отчёты 1С.





• «ТМ: Корпоративные поездки» обменивается данными с 1С: УАТ и составляет отчеты о работе автопарка. Более 50 видов аналитических отчетов показывают полную информацию по заявкам, водителям, сотрудникам.