+7 (499) 709-84-87
Подпишитесь на видео о бизнесе такси
×
Читайте о бизнесе такси в соцсетях:
Главная
/
Блог
/
Варианты использования
/
Как эффективно контролировать пассажирские перевозки на предприятии
15.05.2020

Как эффективно контролировать пассажирские перевозки на предприятии

Чтобы контролировать пассажирские перевозки на предприятии, нужно вести учет путевых листов и следить за расходом топлива. Чем больше в автопарке машин, тем больше данных приходится обрабатывать.

Из-за бумажных документов порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и может привести к незапланированным расходам. Ведение бумажного документооборота составляет 2-2,5% от годового оборота перевозчиков.

Рассказываем, как автоматизированный учет помогает контролировать пассажирские перевозки на предприятии.



Скачайте полезное руководство «6 ошибок в работе с транспортом, из-за которых компания теряет деньги»

Заполните форму и получите ссылку на скачивание материала.

 


Учет и контроль перевозок пассажиров: с какими проблемами сталкивается компания при бумажном учете 

По приказу Минтранса, компании, которые занимаются перевозкой людей, грузов или товаров, должны вести путевые листы. Информацию с этого документа используют для:

  • начисления зарплаты водителю;
  • подтверждения расходов на топливо;
  • исчисления налога на прибыль.

Путевые листы заполняют водители. Оформлять документ нужно по правилам: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход ГСМ. И так для каждого рейса. На одном и том же автомобиле могут ездить разные водители, тогда нужно оформлять отдельный путевой лист на каждого.

учет и анализ результатов выполнения перевозок: путевые листы

Форма путевого листа зависит от вида транспорта и направления деятельности компании. По приказу Минтранса, путевые листы нужно хранить не менее пяти лет.

Заполнение и обработка путевых листов занимает немало времени и сил, потому что нужно вести учет по каждой машине. Ручной ввод и анализ данных с путевых листов неизбежно приводят к проблемам. Водитель может неразборчиво заполнить путевой лист или допустить в нем ошибку. Бухгалтер и диспетчер потратят время на разбор почерка, могут не заметить ошибку, которую допустил водитель или ошибиться сами. В результате сотрудникам приходится каждый раз сверять и перепроверять информацию.

Из-за большого объема данных при работе с путевыми листами можно пропустить срок прохождения техосмотра. А еще бумажные документы могут потеряться.

Кроме путевых листов, на предприятиях ведут журналы для учета поездок. В них отмечают служебные поездки и командировки сотрудников. С помощью журналов контролируют и планируют время работы водителей. Недостатки здесь те же, что и с путевыми листами. Сотрудники могут вести журнал неразборчиво, намеренно указывать ложные данные или не заполнять его вовсе.

контроль автотранспортных перевозок

Основная проблема ручного ведения документации — отсутствие контроля. Водитель может проводить махинации с топливом или использовать транспорт для личных нужд. Отследить это по бумажным документам трудно. Для эффективного контроля и планирования работы автопарка нужно ввести автоматизированный учет.



Автоматизированная система контроля перевозок: как цифровизация упрощает учет перевозок на предприятии

Автоматизированный учет перевозок — это контроль работы автопарка программным обеспечением. Внедрение автоматизированного учета не избавит от бумажной документации, зато поможет сэкономить время на сбор и анализ данных из путевых листов.

Сервис для автоматизации автопарка «ТМ: Корпоративные поездки»не только помогает вести учет перевозок, но и делает прозрачной работу автопарка в целом. Результат внедрения системы — экономия затрат на ГСМ и обслуживание транспорта, пресечение махинаций сотрудников.

Вот почему стоит перейти на автоматизированный учет перевозок.

1. Автоматический сбор данных

С «ТМ: Корпоративные поездки» нет необходимости обрабатывать информацию из путевых листов и журналов. Система делает это за вас: собирает данные о работе водителей, расходах ГСМ и выдает их в виде отчетов. Так вы можете сравнить реальное положение дел с тем, что указано в путевых листах. Выгружайте отчет по всем интересующим показателям за любой период — месяц, квартал, год. Данные из этих отчетов используют бухгалтерия и другие подразделения.

Благодаря анализу отчетов получается оперативно реагировать на отклонения. Когда все данные собраны в одной системе, принимать управленческие решения гораздо легче.

2. Цифровизированный прием и обработка заявок

После внедрения «ТМ: Корпоративные поездки» система будет сама принимать и распределять поездки по водителям. Программный комплекс показывает, куда, когда и сколько раз ездили сотрудники, количество поездок на каждое подразделение в течение заданного промежутка времени. Данные обо всех поездках сохраняются в системе. Так можно отслеживать работу автопарка в реальном времени.

3. Контроль перевозок и отслеживание поездок

В программе «ТМ: Корпоративные поездки» по GPS-навигации можно отследить каждый автомобиль на линии: куда, с кем и зачем едет водитель, нет ли отклонений от маршрута. Автоматизированный контроль перевозок на автомобильном транспорте помогает исключить нецелевое использование транспорта и сократить расходы на топливо.

контроль за осуществлением пассажирских перевозок в программе ТМ: Корпоративные поездки

4. Планирование поездок

 С «ТМ: Корпоративные поездки» можно составить план поездок заранее, выводить на линию нужного водителя или подходящий вид транспорта.

Когда маршрут запланирован, не нужно держать задачи в голове и напоминать сотрудникам о поездке. Водители всегда будут вовремя на вокзале или в аэропорту, потому что получат уведомление в приложении.

5. Оптимизация маршрута

Программа «ТМ: Корпоративные поездки» помогает рассчитать маршрут с учетом пробок и ремонтных работ на дороге. Если в системе есть несколько попутных заявок, она выдаст их одному водителю. После выполнения заявки водителю не нужно возвращаться на стоянку, он готов к следующей поездке. Оптимизация маршрута снижает холостой пробег, а значит уменьшает расход ГСМ.

контроль за выполнением перевозок в системе ТМ: Корпоративные поездки

6. Аналитика данных

Отчеты сравнивают с предыдущими и последующими показателями, чтобы выявить зависимости и отклонения. Аналитическая платформа помогает принять верное управленческое решение, так как для этого есть все необходимые данные. В результате снижается риск перерасхода ГСМ и сливов топлива. Автоматизированный учет работы водителей и контроль за расходами ГСМ помогает снизить налоговую базу и уплату налога на прибыль.

Подробнее об этих и других возможностях, которые дает автоматизация корпоративного автопарка читайте в материалах нашего блога.

 


Читайте также:
26.05.2020
Как сэкономить 10 миллионов рублей на автопарке организации

Затраты на содержание автопарка — весомая статья расходов любой организации, пользующейся корпоративными перевозками. Это постоянные затраты предприятия, так как они не зависят от объема выпускаемой продукции или предоставляемых услуг. В этой статье мы разберем, какие расходы несет организация на содержание автопарка и можно ли на этом сэкономить.

81
22.05.2020
3 причины, почему составные заказы выгодны для корпоративного автопарка

Составной заказ — это совместная поездка нескольких сотрудников на одном автомобиле по разным адресам, но в одном направлении. Чтобы создать составной заказ, нужно сопоставить заявки на поездки по схожести маршрутов и близости времени подачи. Совместные поездки выгодны для предприятия по 3 основным причинам. Рассмотрим их в этой статье.

65
18.05.2020
Учет расходов на транспорт в госсекторе. На чем можно сэкономить, если автоматизировать учет

Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете на государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.

111
13.05.2020
Как цифровизация автопарка поднимает престиж и экономит средства организации

Федеральные и международные компании приходят к тому, чтобы по максимуму перевести информацию с бумажных носителей на цифровые. В статье разбираемся на примере автопарков, какое влияние оказывает цифровизация в разных секторах экономики.

104