Для контроля за автомобилями на предприятии используются путевые листы, GPS-трекинг и комплексные системы управления заявками. Расскажем, какие возможности даёт каждый инструмент и как эффективнее следить за автомобилями на предприятии.

Содержание

• Какие есть способы слежения за автомобилями
• Шаг 1: путевые листы
• Шаг 2: спутниковый мониторинг
• Шаг 3: приложение для водителя и программа
• Как предотвращать нарушения
• Кейс добывающей компании: как исключить хищения
• Оптимальный способ организовать слежение

Как отслеживать корпоративные автомобили компании

Отслеживание автомобилей компании можно вести разными способами, но по отдельности они не гарантируют увеличение эффективности работы транспорта. Пошаговый подход даст большую прозрачность контроля транспортных процессов:

Шаг 1. Следить за заполнением путевых листов

Шаг 2. Использовать спутниковый мониторинг передвижения

Шаг 3. Отслеживать работы автомобилей и водителей с помощью приложения и программного комплекса

1. Путевой лист

2. Спутниковый мониторинг

3. Приложение водителя

Способ 1. Системы отслеживания автотранспорта и путевые листы

Путевые листы обязательно используются для бухгалтерской и налоговой отчётности в организациях с корпоративными поездками. Также путевой лист нужен для контроля за работой автомобилей и водителей. В документ водитель заносит показания одометра и уровня горючего до начала смены и после окончания. Так предприятие может отслеживать пройденный автомобилем путь и сравнивать его с расходом топлива. Также лучше обязать водителей указывать цель каждой поездки. 

Однако показатели датчиков не дают возможности контроля передвижения транспорта в конкретный момент времени. На справедливость данных путевого листа сильно влияет человеческий фактор: водитель может использовать автомобиль в личных целях или отклоняться от заданного маршрута и оправдывать это производственной необходимостью. Отслеживать эффективность работы транспорта только с помощью путевых листов почти невозможно. Однако, следить за правильностью их заполнения - это первый и важный шаг в организации прозрачного контроля за транспортом

Пример заполненного путевого листа для отслеживания автомобилей

Способ 2. Отслеживание транспорта с помощью GPS или ГЛОНАСС

Системы спутникового мониторинга отслеживают местоположение и показания датчиков работы автомобиля. С помощью них можно увидеть трек, скорость и километраж машины за день, следить за уровнем топлива, за работой двигателя и т.д. Это второй важный шаг в организации отслеживания транспорта. Однако эта информация малоценная сама по себе: показатели одометра не говорят о том, сколько «полезных» километров проехал автомобиль за день, а сколько из них были нецелевыми. Системы мониторинга не дают полного представления об эффективности работы транспорта и водителей. 

Чтобы оценить эффективность работы автомобиля с помощью системы мониторинга, необходимо вручную сопоставить трек и расход топлива с записями в путевом листе. Затем нужно лично разбираться с каждым водителем и пассажиром, была ли поездка целевой, была ли остановка производственной необходимостью. Для предприятий с несколькими сотнями единиц техники ручная проверка неудобна. 

Также зачастую на предприятиях, которые работают вне города или на собственной территории, нет карт местности. Тогда всё, что покажет любая система GPS-мониторинга — это как транспорт движется в пустом пространстве карты. Останется непрозрачным вопрос, куда именно заезжал водитель, где и для чего останавливался. Для этого нужно реализовать третий шаг.

Какие данные о поездке можно получить из путевого листа и из системы мониторинга  

Способ 3: Отслеживать служебную машину через приложение для водителя и программу

Программный комплекс для управления заявками с мобильным приложением для водителя позволяет жёстко контролировать эффективность работы транспорта. Приложение и программа не просто отслеживают перемещение автомобиля за день, но и позволяют видеть детали трека. Система разбивает весь километраж по состояниям работы водителя: куда ездил, пока был на заказе, а куда — пока был на обеде, остановился на ремонт или простаивал без заявок. Разбивка трека по статусам работы исключает возможность нецелевых использований транспорта.

Например, в программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки» водитель отмечает свой статус работы в приложении: старт и завершение смены, начало и окончание каждой поездки, ожидание пассажира, обед, ремонт. Передвижение в течение рабочего дня без отметки невозможно. Все статусы фиксируются в системе в режиме реального времени. Благодаря этому трек за день можно детализировать: увидеть сколько всего времени водитель ехал с пассажиром, а сколько вхолостую, какой маршрут выбрал для обеда и т.д. 

«ТМ: Корпоративные поездки» автоматически выстраивает для водителя кратчайший маршрут каждой поездки. Его всегда можно сравнить с фактическим треком, который проделал автомобиль во время выполнения заявки. Это позволит предотвратить холостой пробег транспорта.

Трек автомобиля с детализацией по статусам работы в «ТМ: Корпоративные поездки»

Отслеживание автомобилей компании: как система управления заявками помогает предотвратить нарушения

Система управления заявками не только фиксирует и разбивает по статусам трек автомобилей, но также автоматически находит отклонения от нормы и нарушения производственной необходимости. 

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» может уведомлять пользователей о нестандартных ситуациях. Например, если автомобиль изменит заданный маршрут или сделает незапланированную остановку во время выполнения заявки, система сразу же уведомит об этом ответственных лиц. Водитель в своём приложении увидит системное предупреждение, что он отклонился от маршрута, и получит рекомендации, как вернуться на маршрут. 

Также можно контролировать перемещение автомобилей в состоянии без заявки. Если по должностной инструкции водитель обязан в перерывах между заявками стоять или возвращать транспорт на базу, то «ТМ: Корпоративные поездки» отследит, выполняется ли это условие, и сигнализирует в случае нарушения. 

Блокировка водителя в приложении «ТМ: Корпоративные поездки» при выключении GPS-трекера

Слежение за автомобилями компании: кейс грузовых автомобилей добывающего предприятия

Отслеживание грузовых автомобилей подразумевает не только контроль за нецелевым использованием транспорта, но и предотвращение хищений груза. Для этого предприятию важно знать, что делает каждый водитель в течение всего рабочего дня.

Например, на крупном металлургическом предприятии столкнулись с проблемой хищений. Водители самосвалов съезжали с дороги и сгружали часть сырья.  Карта огромной территории завода не была прорисована детально, и для совершения хищений водители заезжали на неуказанные на карте дороги. Система мониторинга, которую использовали на предприятии, не помогала решить проблему: GPS-трекинг фиксировал движение и остановки транспорта, но служба безопасности ЧМК не видела, где точно едет транспорт и что делает водитель. 

Для решения проблемы хищений предприятие внедрило систему управления заявками «ТМ: Корпоративные поездки». В первую очередь для верного функционирования системы специалисты компании-разработчика отрисовали детальную карту завода. Это позволило точно видеть, где движутся автомобили. Также программа фиксирует статусы работы водителей. Далее программный комплекс настроили так, что он автоматически посылает сигнал службе безопасности предприятия о любом отклонении транспорта от маршрута. Водитель в своём мобильном приложении «ТМ: Корпоративные поездки» автоматически получает предупреждение о нарушении. 

Теперь служба безопасности металлургического завода видит, где точно движется каждый автомобиль, что делает каждый водитель: на заказе он или без заказа, ушёл на перерыв или на обед. Если система фиксирует отклонение от нормы, служба безопасности может сразу связаться с нужным водителем и выехать к месту его нахождения. Отслеживание корпоративного транспорта помогло предотвратить и простои, и хищения груза.

Водитель и оператор или служба безопасности получат уведомление о любом отклонении от маршрута

Как лучше организовать слежение за автомобилями на предприятии

Отслеживать автомобили компании эффективнее всего можно с помощью программного комплекса для управления заявками на корпоративные поездки. Программа и водительское приложение для управления заявками расширяют возможности спутникового мониторинга: позволяют разбить весь километраж по статусам работы за смену, автоматически выявляют и обрабатывают любые отклонения от нормы. Это позволяет детально контролировать передвижение автомобилей и действия водителя, исключить нецелевое использование транспорта, сократить холостой пробег.

Система управления заявками «ТМ: Корпоративные поездки» гибко настраивается под транспортные бизнес-процессы любого предприятия, выдерживает большие нагрузки и оптимизирует работу автопарка. Также при необходимости в неё можно интегрировать такие привычные предприятию системы мониторинга, как Wialon, Автограф, Скаут и другие.