С 1 марта 2023 года стало возможно формировать электронный путевой лист. Это нововведение открывает ряд возможностей для компаний. В статье расскажем, как уже сегодня можно упростить процедуру формирования путевых листов и повысить прозрачность процессов.
С 1 марта 2023 года стало возможно формировать электронный путевой лист. Это нововведение открывает ряд возможностей для компаний. Особенно в совокупности с изменениями в законодательстве, которые вступят в силу уже этой осенью.
1 сентября 2023 года начнут действовать нормы Федерального закона от 29.12.2022 № 629-ФЗ, которые позволяют при оформлении электронного путевого листа использовать данные предрейсового и послерейсового осмотра водителей, полученные с применением телемедицинских технологий. Это значит, что компании смогут существенно экономить ресурсы, если не только перейдут на электронные путевые листы, но и подключат к процессу электронную систему медицинских осмотров (ЭСМО).
В статье расскажем, как уже сегодня можно упростить процедуру формирования путевых листов и повысить прозрачность процессов.
Для начала разберемся, как работает электронный путевой лист. Путевой лист сейчас точно такой же обязательный документ, каким и был раньше: без него невозможно вывести на рейс водителя любого ТС. Раньше эти документы были бумажными бланками, куда вносилась информация о водителе и ТС и где проставлялись подписи и печати медика и механика. Сейчас такие листы можно заполнять в программе и заверять электронными подписями.
Возникает вопрос: если после прохождения всех инстанций электронный путевой лист появится в программе компании, то как быть водителю, которого могут остановить сотрудники ГИБДД? Закон обязывает водителей иметь путевой лист, поэтому сейчас работники компаний, реализовавших свое право на использование путевых листов, в большинстве случаев вынуждены их распечатывать.
По данным Минтранса РФ, ожидается, что в дальнейшем компании смогут перейти на электронный документооборот и полноценно обмениваться данными с контрольно-надзорными органами, а электронный путевой лист будет в виде QR-кода, который можно будет показать сотруднику ГИБДД на дороге ― причем даже там, где нет сотовой связи. Эти возможности обеспечит ГИС ЭПД ― государственная информационная система электронных перевозочных документов, оператором которой является Минтранс РФ. Компании при этом будут работать не напрямую с ГИС, а через посредников ― операторов информационной системы. Для этого нужно будет заключить соглашения с оператором информационной системы, а затем внедрить программное решение для оформления и передачи оператору юридически значимых данных. Список операторов опубликован на сайте Минтранса РФ. На деле эта цепочка пока еще в полной мере не функционирует, обязательные требования к использованию электронного документооборота на транспорте не проработаны.
Как работает электронный путевой лист сейчас. Наш программный комплекс уже сегодня позволяет формировать путевой лист, который приходит водителю в приложении; его не нужно распечатывать.
В настоящий момент нет таких категорий, для кого обязателен электронный путевой лист. Речи о полном переходе на электронные путевые листы и отказ от бумажных пока не идет, у перевозчиков и собственников транспортных средств есть выбор: заполнять бумажные документы или электронные. Главное условие состоит в том, чтобы и те, и другие были оформлены соответствующим образом — в соответствии с приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Хорошая новость ― электронный журнал путевых листов при переходе на ЭПЛ можно не вести. Когда путевые листы были бумажными, в компаниях существовали специальные реестры, где учитывалась выдача путевого листа. Однако когда все данные об ЭПЛ хранятся в программе, этот реестр перестает быть актуальным.
В связи с нововведениями многих интересует, как выглядит электронный путевой лист. Конечно, можно ориентироваться на образец электронного путевого листа, однако какой-то единой обязательной формы ЭПЛ нет. Лист должен содержать информацию о сроке действия путевого листа, о ТС, о водителе, о виде перевозки, о виде сообщения и о том, кто оформил путевой лист. Также у собственника ТС есть возможность указать иные сведения. Получается, в компаниях можно утвердить свои формы ЭПЛ.
Путевой лист в электронном виде ― это удобно, даже несмотря на то, что система электронного документооборота функционирует ещё не в полной мере. Как минимум, с переходом на ЭПЛ сокращаются временные затраты. Особенно удобно будет формировать листы с применением ЭСМО.
Кратко разъясним, как оформить электронный путевой лист. Сейчас некоторые компании распечатывают предзаполненный лист и проставляют в него печати и подписи, как раньше. При таком способе получается экономить время за счет того, что поля, куда требуется внести обязательные данные, заполняются автоматически.
Мы реализовали в программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки» функционал, который позволяет водителю получить электронный путевой лист на свое устройство.
У пользователей нашего программного комплекса процесс формирования ЭПЛ происходит так:
В случае интеграции с системой ЭСМО процесс можно будет значительно упростить и ускорить: прибор будет быстро снимать показания, а медик будет проставлять отметку, ориентируясь на них. При этом всё это можно будет делать через программный комплекс, физическое присутствие медика в компании будет необязательным.
Формат электронного путевого листа дает ряд преимуществ для автопарка:
В будущем планируется перевести в электронный вид все перевозочные документы. А это значит, что значительно упростится взаимодействие с контрольно-надзорными органами.
Компании могут использовать любые программы для электронных путевых листов, где предусмотрен такой функционал: например, возможность формировать электронные путевые листы есть в 1С:УАТ и в «ТМ: Корпоративные поездки».
Электронный путевой лист в 1С: УАТ оформляется довольно быстро: как правило, вся нужная информация о водителях и ТС заведена в системе, в специальных справочниках. Однако данные о задачах на день в 1С: УАТ часто заводят одной строкой ― указывая, что ТС выдано в пользование определенному водителю.
Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» может интегрироваться с 1С УАТ и обмениваться данными с программой, при этом он дополняет и расширяет возможности 1С УАТ. Например, функционал «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет заполнить путевой лист полностью, с подробным описанием задач водителя: все заявки, которые поступают водителю через программу «ТМ: Корпоративные поездки», вносятся в путевой лист. Полнота заполнения повышает качество учета и прозрачность процессов.
Формировать электронные путевые листы вы можете, используя программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки». Как это происходит:
Наш программный комплекс гибкий ― он настраивается в соответствии с вашими потребностями. Есть возможность интегрировать его с 1С УАТ и ЭСМО, а в дальнейшем и с операторами, которые будут принимать данные для отправки их в ГИС ЭПД.
Кроме того данные с электронного путевого листа попадают в аналитическую платформу программного комплекса, что позволяет агрегировать их в одном месте и по окончанию отчетного периода сравнивать статистику.
Переход на ЭПЛ с «ТМ: Корпоративные поездки» позволит:
— Повысить безопасность, т.к. исключит практику самостоятельного заполнения путевых листов водителями и формального прохождения медицинского осмотра.
— Повысить прозрачность процессов и учета, т.к. программа будет заполнять лист, внося подробную информацию о каждой заявке.
— Снижать издержки и бороться со злоупотреблениями, т.к. система будет отслеживать местоположение каждого водителя в каждый момент времени и сигнализировать операторам об отклонении от маршрута заявки, о задержках на точках либо о других нарушениях.
Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы
Можно ли вести путевые листы в электронном виде?
Да, такую возможность открыл приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390.
Как будет работать электронный путевой лист?
Сформировать такой лист можно онлайн, однако водителю нужно иметь его при себе. Предполагается, что в дальнейшем сотруднику ГИБДД достаточно будет предъявить куар-код.
Кто должен заполнять электронный путевой лист?
Выписывает путевой лист собственник ТС, а медик и механик проставляют в них отметки.
Кто подписывает электронный путевой лист?
Медработник, который отвечает за медосмотр, а также лицо, ответственное за технический осмотр ТС.
Содержание
Расскажем, как удалось высвободить более 1/3 транспорта и увеличить в 4 раза количество целевых поездок, выполняемых одним автомобилем.
Если водитель управляет транспортом предприятия и нарушает правила дорожного движения, то штраф приходит на собственника автомобиля, то есть организацию. Расскажем, как работать со штрафами, наказывать водителей за нарушение ПДД, нужно ли вести журнал нарушений ПДД водителями и другие тонкости работы с нарушениями правил передвижения транспорта на предприятии.
