+7 (499) 709-84-87
Главная
/
Блог
/
Варианты использования
/
Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров
19.01.2021

Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров

Транспортные перевозки на предприятии должны выполняться своевременно и максимально эффективно. Однако, зачастую водители нарушают предписанные маршруты. Из-за чего автотранспорт задерживается в пути, опаздывает, расходы на топливо растут, машина быстрее изнашивается.

Для руководителей — это низкая продуктивность автопарка, а для бухгалтеров — непредвиденные расходы. Учет и контроль перевозок необходим, чтобы этого не допустить. В этой статье разберем, как организовать учет транспортных перевозок с точки зрения бизнес-процессов и со стороны бухучета.

Учет перевозок на предприятии: как правильно вести бухгалтерию 

Важно правильно вести бухучет с первых этапов, когда предприятие только приобрело автотранспорт и приняло водителя на работу. Это значительно облегчает последующие процессы учета автотранспорта на предприятии.

Особенности бухучета транспортных перевозок 

Что входит в бухгалтерский учет:

  • автотранспорт в собственности предприятия,

  • расходы на командировки водителей.

На бухгалтерский учет ставится только транспорт, находящийся в собственности предприятия. Если автомобиль взят в лизинг или аренду, он находится на счетах лизингодателя или арендодателя. 

Если водитель ездит на дальние расстояния, бухгалтерия оформляет командировку и выдает денежные средства на все расходы. Водитель должен отчитаться перед бухгалтерией. Он предоставляет все необходимые документы и чеки по окончанию поездки.

Учет автомобильных перевозок: что важно для бухгалтера

Бухгалтерам необходимо правильно вести учет и не выходить за рамки бюджета. Для этого нужно вести учет по следующим критериям.  

Количество автомобилей и работников автопарка. Важно, чтобы рассчитать, действительно ли количество водителей хватает на количество машин. Смогут ли они выполнить все заявки или нужно расширять автопарк.

Заработная плата водителю и обслуживающему персоналу. Этот показатель поможет узнать, сколько финансов уходит на содержание автопарка. Возможно, выгоднее найти другие способы перевозки или есть смысл оптимизировать автопарк и сократить рабочие места.

Расходы на командировку. Важно понимать, действительно ли водитель ехал по определенному маршруту, сколько раз он заправился и остановился в пути. Если он сливает бензин или меняет маршрут, расходы предприятия увеличиваются. 

Учет автопарка чаще всего не автоматизирован. Путевые листы и отчетность заполняются от руки, данные в бухгалтерию поступают на бумажных носителях. Это неудобно. К тому же из-за человеческого фактора допускаются ошибки и теряются важные бумаги. Это существенно осложняет работу бухгалтерии и автопарка.

Организация учета перевозок с точки зрения бизнес-процессов 

Для руководителей самое важное в перевозках — это скорость выполнения заявок и безопасность поездок. Для этого необходимо, чтобы работа водителей была прозрачной. 

Руководитель должен знать:

  • соблюдает ли водитель маршрут поездки,

  • сколько раз водитель останавливался и заправлял транспорт,

  • где он находится сейчас,

  • с какой скоростью едет. 

Отследить перечисленные пункты непросто. Не все сотрудники добросовестны и ответственны: некоторые могут предоставить недостоверную информацию или вовсе не выходить на связь, ездить неаккуратно и сливать бензин.

Поэтому контроль водителей следует автоматизировать. Это позволит узнать местоположение, статус и загруженность водителя на данный момент. 

Учет перевозок: программа «ТМ: Корпоративные поездки»

«ТМ: Корпоративные поездки» — программный комплекс, который позволяет автоматизировать учет и контроль перевозок на предприятии. Система помогает руководителям контролировать передвижение автотранспорта, отслеживать показатели, а бухгалтерам — вести учет. Это возможно благодаря следующим функциям программного комплекса. 

Предлагает оптимальный маршрут. Система анализирует и предлагает водителю маршрут, по которому он сможет максимально быстро и эффективно добраться из точки А в точку Б. Поэтому перевозки осуществляются быстрее. К тому же система рассчитывает время прибытия автомобиля в конечную точку. Диспетчер сможет тут же назначить следующий заказ.

Контроль транспортных перевозок и маршрута в ТМ: Корпоративные поездки 
Система выстраивает оптимальный маршрут


Отслеживает передвижения водителя. Руководитель может отследить, соблюдает ли водитель рекомендованный маршрут или отклоняется от него. Благодаря интеграции с датчиками ГЛОНАСС/GPS система показывает реальное местоположение автотранспорта и скорость движения.

rabota-s-voditelyami.png
Работа с водителями в Кабинете оператора


Автоматизирует заполнение важных бумаг. Программный комплекс автоматизирует заполнение путевых листов и интегрируется с системами бухучета. Диспетчер или механик могут одним нажатием кнопки внести данные водителя и распечатать путевой лист. Система не допускает ошибок человеческого фактора.

В результате «ТМ: Корпоративные поездки» оптимизирует работу автопарка, делает работу водителей прозрачной и ускоряет бизнес-процессы.

vybor-ekipazha.png
Добавление водителя и автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

vybor-voditelya.png
Выбор водителя в «ТМ: Корпоративные поездки»

vybor-avtomobilya.png
Выбор автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

formirovanie-putevogo-lista.png
Формирование путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

forma-putevogo-lista.png
Форма путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

vyvod-na-pechat-putevogo-lista.png
Вывод путевого листа на печать в «ТМ: Корпоративные поездки»


 


Читайте также:
20.01.2021
Диспетчеризация транспорта на предприятии: чек-лист из 5 вопросов к функциям и эффектам программы

Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.

272
18.01.2021
Как провести техническое обслуживание автотранспорта и учесть все заявки

Чтобы автомобили в автопарке были исправными и не ломались в неподходящий момент, нужно регулярно проводить техобслуживание. Из этой статьи вы узнаете о вариантах учета технического обслуживания транспорта и о том, как не допустить оформления заявок на машины, которые уехали на ТО.

156
13.01.2021
3 сферы контроля водителей: здоровье, честность, эффективность

Во время рабочей смены водитель обязан безопасно и своевременно выполнить заявку, довезти сотрудников или перевезти ценный груз — документы, анализы и пробы. Есть ответственные водители, которые выходят на смену вовремя, работают отведенное количество времени. Но есть и другие, которые игнорируют заявки, сливают топливо и ездят по личным делам в рабочее время. Таким водителям необходим контроль. В этой статье мы расскажем, как предприятия контролируют работу водителей.

250
11.01.2021
Учет ремонтов автотранспорта на предприятии: как эффективно организовать и вести

Правильно выстроенная система учета ремонтов автотранспорта на предприятии помогает минимизировать незапланированные расходы на техобслуживание и ремонт. В этой статье расскажем, как эффективно вести учет ремонтов транспорта на предприятии, какие документы для этого необходимо иметь предприятию.

294