Учет транспортных перевозок в бухгалтерии и бизнесе: как упростить и сделать прозрачным.
Главная
/
Блог
/
Документооборот
/
Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров
19.01.2021

Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров

Транспортные перевозки на предприятии должны выполняться своевременно и максимально эффективно. Однако, зачастую водители нарушают предписанные маршруты. Из-за чего автотранспорт задерживается в пути, опаздывает, расходы на топливо растут, машина быстрее изнашивается.

Для руководителей — это низкая продуктивность автопарка, а для бухгалтеров — непредвиденные расходы. Учет и контроль перевозок необходим, чтобы этого не допустить. В этой статье разберем, как организовать учет транспортных перевозок с точки зрения бизнес-процессов и со стороны бухучета.

Учет перевозок на предприятии: как правильно вести бухгалтерию 

Важно правильно вести бухучет с первых этапов, когда предприятие только приобрело автотранспорт и приняло водителя на работу. Это значительно облегчает последующие процессы учета автотранспорта на предприятии.

Особенности бухучета транспортных перевозок 

Что входит в бухгалтерский учет:

  • автотранспорт в собственности предприятия,

  • расходы на командировки водителей.

На бухгалтерский учет ставится только транспорт, находящийся в собственности предприятия. Если автомобиль взят в лизинг или аренду, он находится на счетах лизингодателя или арендодателя. 

Если водитель ездит на дальние расстояния, бухгалтерия оформляет командировку и выдает денежные средства на все расходы. Водитель должен отчитаться перед бухгалтерией. Он предоставляет все необходимые документы и чеки по окончанию поездки.

Учет автомобильных перевозок: что важно для бухгалтера

Бухгалтерам необходимо правильно вести учет и не выходить за рамки бюджета. Для этого нужно вести учет по следующим критериям.  

Количество автомобилей и работников автопарка. Важно, чтобы рассчитать, действительно ли количество водителей хватает на количество машин. Смогут ли они выполнить все заявки или нужно расширять автопарк.

Заработная плата водителю и обслуживающему персоналу. Этот показатель поможет узнать, сколько финансов уходит на содержание автопарка. Возможно, выгоднее найти другие способы перевозки или есть смысл оптимизировать автопарк и сократить рабочие места.

Расходы на командировку. Важно понимать, действительно ли водитель ехал по определенному маршруту, сколько раз он заправился и остановился в пути. Если он сливает бензин или меняет маршрут, расходы предприятия увеличиваются. 

Учет автопарка чаще всего не автоматизирован. Путевые листы и отчетность заполняются от руки, данные в бухгалтерию поступают на бумажных носителях. Это неудобно. К тому же из-за человеческого фактора допускаются ошибки и теряются важные бумаги. Это существенно осложняет работу бухгалтерии и автопарка.

Организация учета перевозок с точки зрения бизнес-процессов 

Для руководителей самое важное в перевозках — это скорость выполнения заявок и безопасность поездок. Для этого необходимо, чтобы работа водителей была прозрачной. 

Руководитель должен знать:

  • соблюдает ли водитель маршрут поездки,

  • сколько раз водитель останавливался и заправлял транспорт,

  • где он находится сейчас,

  • с какой скоростью едет. 

Отследить перечисленные пункты непросто. Не все сотрудники добросовестны и ответственны: некоторые могут предоставить недостоверную информацию или вовсе не выходить на связь, ездить неаккуратно и сливать бензин.

Поэтому контроль водителей следует автоматизировать. Это позволит узнать местоположение, статус и загруженность водителя на данный момент. 

85% компаний совершают эти 7 ошибок по управлению автопарком.
Узнайте, есть ли они у вас

Пройти тест

Учет перевозок: программа «ТМ: Корпоративные поездки»

«ТМ: Корпоративные поездки» — программный комплекс, который позволяет автоматизировать учет и контроль перевозок на предприятии. Система помогает руководителям контролировать передвижение автотранспорта, отслеживать показатели, а бухгалтерам — вести учет. Это возможно благодаря следующим функциям программного комплекса. 

Предлагает оптимальный маршрут. Система анализирует и предлагает водителю маршрут, по которому он сможет максимально быстро и эффективно добраться из точки А в точку Б. Поэтому перевозки осуществляются быстрее. К тому же система рассчитывает время прибытия автомобиля в конечную точку. Диспетчер сможет тут же назначить следующий заказ.

программа учета перевозок 
Система выстраивает оптимальный маршрут


Отслеживает передвижения водителя. Руководитель может отследить, соблюдает ли водитель рекомендованный маршрут или отклоняется от него. Благодаря интеграции с датчиками ГЛОНАСС/GPS система показывает реальное местоположение автотранспорта и скорость движения.

организация учета перевозок
Работа с водителями в Кабинете оператора


Автоматизирует заполнение важных бумаг. Программный комплекс автоматизирует заполнение путевых листов и интегрируется с системами бухучета. Диспетчер или механик могут одним нажатием кнопки внести данные водителя и распечатать путевой лист. Система не допускает ошибок человеческого фактора.

В результате «ТМ: Корпоративные поездки» оптимизирует работу автопарка, делает работу водителей прозрачной и ускоряет бизнес-процессы.

vybor-ekipazha.png
Добавление водителя и автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

vybor-voditelya.png
Выбор водителя в «ТМ: Корпоративные поездки»

vybor-avtomobilya.png
Выбор автомобиля в «ТМ: Корпоративные поездки»

formirovanie-putevogo-lista.png
Формирование путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

forma-putevogo-lista.png
Форма путевого листа в «ТМ: Корпоративные поездки»

vyvod-na-pechat-putevogo-lista.png
Вывод путевого листа на печать в «ТМ: Корпоративные поездки»


 


7 steps

УЗНАЙТЕ, КАК МОЖНО СЭКОНОМИТЬ 13,5 МИЛЛОНОВ В ГОД НА АВТОПАРКЕ ИЗ РЕАЛЬНОГО КЕЙСА ОНПЗ «ГАЗПРОМ НЕФТЬ». ПОЛУЧИТЕ КЕЙС В УДОБНОМ МЕССЕНДЖЕРЕ.

Читайте также:
18.01.2023
4 программы для учёта автотранспорта на предприятии: возможности, достоинства и недостатки

Рассмотрим несколько программ учёта автотранспорта разного «масштаба» в России. Расскажем, почему учётные системы не всегда решают задачи по управлению автопарком.

47
18.11.2022
5 способов контроля топлива на предприятии в 2022 году

Перерасход ГСМ может быть связан со множеством причин, главная из которых — хищение топлива. Еще водитель может нарушать правила эксплуатации: не прогревать машину перед поездкой или слишком сильно давить на газ. Без внедрения системы контроля не получится отследить и устранить причину перерасхода топлива. Рассмотрим, какие варианты учета расхода ГСМ существуют.

12463
12.10.2022
Предрейсовый осмотр водителей на предприятии в 2022: как правильно организовать и упростить

Предрейсовый медицинский осмотр водителей на предприятии снижает риски несчастных случаев. Проверка здоровья и трезвости сотрудников проводится в каждой компании с автопарком, но не в каждой максимально эффективно. Расскажем, как упростить работу с предсменными осмотрами, но сначала разберём правила их прохождения.

1547
09.06.2022
7 способов сократить расходы на корпоративный автопарк в новых условиях

После февраля 2022 года автомобили, запчасти и топливо в России подорожали, как и другие товары. Предприятия задумываются, какие статьи транспортных расходов можно сократить. Расскажем несколько способов, как оптимизировать управление поездками в корпоративном автопарке, чтобы сэкономить.

1347