|
Транспортные перевозки на предприятии должны выполняться своевременно и максимально эффективно. Однако, зачастую водители нарушают предписанные маршруты. Из-за чего автотранспорт задерживается в пути, опаздывает, расходы на топливо растут, машина быстрее изнашивается.
Для руководителей — это низкая продуктивность автопарка, а для бухгалтеров — непредвиденные расходы. Учет и контроль перевозок необходим, чтобы этого не допустить. В этой статье разберем, как организовать учет транспортных перевозок с точки зрения бизнес-процессов и со стороны бухучета. |
Важно правильно вести бухучет с первых этапов, когда предприятие только приобрело автотранспорт и приняло водителя на работу. Это значительно облегчает последующие процессы учета автотранспорта на предприятии.
Что входит в бухгалтерский учет:
автотранспорт в собственности предприятия,
расходы на командировки водителей.
На бухгалтерский учет ставится только транспорт, находящийся в собственности предприятия. Если автомобиль взят в лизинг или аренду, он находится на счетах лизингодателя или арендодателя.
Если водитель ездит на дальние расстояния, бухгалтерия оформляет командировку и выдает денежные средства на все расходы. Водитель должен отчитаться перед бухгалтерией. Он предоставляет все необходимые документы и чеки по окончанию поездки.
Бухгалтерам необходимо правильно вести учет и не выходить за рамки бюджета. Для этого нужно вести учет по следующим критериям.
Количество автомобилей и работников автопарка. Важно, чтобы рассчитать, действительно ли количество водителей хватает на количество машин. Смогут ли они выполнить все заявки или нужно расширять автопарк.
Заработная плата водителю и обслуживающему персоналу. Этот показатель поможет узнать, сколько финансов уходит на содержание автопарка. Возможно, выгоднее найти другие способы перевозки или есть смысл оптимизировать автопарк и сократить рабочие места.
Расходы на командировку. Важно понимать, действительно ли водитель ехал по определенному маршруту, сколько раз он заправился и остановился в пути. Если он сливает бензин или меняет маршрут, расходы предприятия увеличиваются.
Учет автопарка чаще всего не автоматизирован. Путевые листы и отчетность заполняются от руки, данные в бухгалтерию поступают на бумажных носителях. Это неудобно. К тому же из-за человеческого фактора допускаются ошибки и теряются важные бумаги. Это существенно осложняет работу бухгалтерии и автопарка.
Для руководителей самое важное в перевозках — это скорость выполнения заявок и безопасность поездок. Для этого необходимо, чтобы работа водителей была прозрачной.
Руководитель должен знать:
соблюдает ли водитель маршрут поездки,
сколько раз водитель останавливался и заправлял транспорт,
где он находится сейчас,
с какой скоростью едет.
Отследить перечисленные пункты непросто. Не все сотрудники добросовестны и ответственны: некоторые могут предоставить недостоверную информацию или вовсе не выходить на связь, ездить неаккуратно и сливать бензин.
Поэтому контроль водителей следует автоматизировать. Это позволит узнать местоположение, статус и загруженность водителя на данный момент.
«ТМ: Корпоративные поездки» — программный комплекс, который позволяет автоматизировать учет и контроль перевозок на предприятии. Система помогает руководителям контролировать передвижение автотранспорта, отслеживать показатели, а бухгалтерам — вести учет. Это возможно благодаря следующим функциям программного комплекса.
Предлагает оптимальный маршрут. Система анализирует и предлагает водителю маршрут, по которому он сможет максимально быстро и эффективно добраться из точки А в точку Б. Поэтому перевозки осуществляются быстрее. К тому же система рассчитывает время прибытия автомобиля в конечную точку. Диспетчер сможет тут же назначить следующий заказ.
Автоматизирует заполнение важных бумаг. Программный комплекс автоматизирует заполнение путевых листов и интегрируется с системами бухучета. Диспетчер или механик могут одним нажатием кнопки внести данные водителя и распечатать путевой лист. Система не допускает ошибок человеческого фактора.
В результате «ТМ: Корпоративные поездки» оптимизирует работу автопарка, делает работу водителей прозрачной и ускоряет бизнес-процессы.
На предприятиях далеко не всегда оптимизировано оперативное использование легкового транспорта. Сотрудники долго ждут автомобиль, водители простаивают без работы. Уберизация позволяет повысить отдачу от имеющегося парка автомобилей. Что такое уберизация? Как ее применить к автопарку организации и получить от этого выгоды?
ПАО «Татнефть» — российская нефтяная компания, которая занимает пятое место в России по объему добычи нефти. В состав компании входят дочерние общества с локациями в Бавлы, Азнакаево, Нурлате, Альметьевске, Нижнекамске и других городах Татарстана.
Автопарки предприятий отличаются от таксопарков задачами и целями работы, а главное, масштабностью бизнес-процессов. У крупных корпоративных заказчиков высокие требования к функционалу и обслуживанию программного обеспечения, особенные запросы к безопасности IT-решений. Разберём пять важных моментов, по которым программные продукты для такси не соответствуют ожиданиям корпоративных заказчиков.
«Сервис-Интегратор» является одной из крупнейших аутсорсинговых транспортных компаний с двадцатью региональными подразделениями по всей России. В компании приступили к созданию проекта цифровизации поездок, внедрив ее для одного из клиентов — нефтегазохимической компании в Тюменской области.
