|
Транспортные перевозки на предприятии должны выполняться своевременно и максимально эффективно. Однако, зачастую водители нарушают предписанные маршруты. Из-за чего автотранспорт задерживается в пути, опаздывает, расходы на топливо растут, машина быстрее изнашивается.
Для руководителей — это низкая продуктивность автопарка, а для бухгалтеров — непредвиденные расходы. Учет и контроль перевозок необходим, чтобы этого не допустить. В этой статье разберем, как организовать учет транспортных перевозок с точки зрения бизнес-процессов и со стороны бухучета. |
Важно правильно вести бухучет с первых этапов, когда предприятие только приобрело автотранспорт и приняло водителя на работу. Это значительно облегчает последующие процессы учета автотранспорта на предприятии.
Что входит в бухгалтерский учет:
автотранспорт в собственности предприятия,
расходы на командировки водителей.
На бухгалтерский учет ставится только транспорт, находящийся в собственности предприятия. Если автомобиль взят в лизинг или аренду, он находится на счетах лизингодателя или арендодателя.
Если водитель ездит на дальние расстояния, бухгалтерия оформляет командировку и выдает денежные средства на все расходы. Водитель должен отчитаться перед бухгалтерией. Он предоставляет все необходимые документы и чеки по окончанию поездки.
Бухгалтерам необходимо правильно вести учет и не выходить за рамки бюджета. Для этого нужно вести учет по следующим критериям.
Количество автомобилей и работников автопарка. Важно, чтобы рассчитать, действительно ли количество водителей хватает на количество машин. Смогут ли они выполнить все заявки или нужно расширять автопарк.
Заработная плата водителю и обслуживающему персоналу. Этот показатель поможет узнать, сколько финансов уходит на содержание автопарка. Возможно, выгоднее найти другие способы перевозки или есть смысл оптимизировать автопарк и сократить рабочие места.
Расходы на командировку. Важно понимать, действительно ли водитель ехал по определенному маршруту, сколько раз он заправился и остановился в пути. Если он сливает бензин или меняет маршрут, расходы предприятия увеличиваются.
Учет автопарка чаще всего не автоматизирован. Путевые листы и отчетность заполняются от руки, данные в бухгалтерию поступают на бумажных носителях. Это неудобно. К тому же из-за человеческого фактора допускаются ошибки и теряются важные бумаги. Это существенно осложняет работу бухгалтерии и автопарка.
Для руководителей самое важное в перевозках — это скорость выполнения заявок и безопасность поездок. Для этого необходимо, чтобы работа водителей была прозрачной.
Руководитель должен знать:
соблюдает ли водитель маршрут поездки,
сколько раз водитель останавливался и заправлял транспорт,
где он находится сейчас,
с какой скоростью едет.
Отследить перечисленные пункты непросто. Не все сотрудники добросовестны и ответственны: некоторые могут предоставить недостоверную информацию или вовсе не выходить на связь, ездить неаккуратно и сливать бензин.
Поэтому контроль водителей следует автоматизировать. Это позволит узнать местоположение, статус и загруженность водителя на данный момент.
«ТМ: Корпоративные поездки» — программный комплекс, который позволяет автоматизировать учет и контроль перевозок на предприятии. Система помогает руководителям контролировать передвижение автотранспорта, отслеживать показатели, а бухгалтерам — вести учет. Это возможно благодаря следующим функциям программного комплекса.
Предлагает оптимальный маршрут. Система анализирует и предлагает водителю маршрут, по которому он сможет максимально быстро и эффективно добраться из точки А в точку Б. Поэтому перевозки осуществляются быстрее. К тому же система рассчитывает время прибытия автомобиля в конечную точку. Диспетчер сможет тут же назначить следующий заказ.
Отслеживает передвижения водителя. Руководитель может отследить, соблюдает ли водитель рекомендованный маршрут или отклоняется от него. Благодаря интеграции с датчиками ГЛОНАСС/GPS система показывает реальное местоположение автотранспорта и скорость движения.
Автоматизирует заполнение важных бумаг. Программный комплекс автоматизирует заполнение путевых листов и интегрируется с системами бухучета. Диспетчер или механик могут одним нажатием кнопки внести данные водителя и распечатать путевой лист. Система не допускает ошибок человеческого фактора.
В результате «ТМ: Корпоративные поездки» оптимизирует работу автопарка, делает работу водителей прозрачной и ускоряет бизнес-процессы.
Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.
Чтобы автомобили в автопарке были исправными и не ломались в неподходящий момент, нужно регулярно проводить техобслуживание. Из этой статьи вы узнаете о вариантах учета технического обслуживания транспорта и о том, как не допустить оформления заявок на машины, которые уехали на ТО.
Во время рабочей смены водитель обязан безопасно и своевременно выполнить заявку, довезти сотрудников или перевезти ценный груз — документы, анализы и пробы. Есть ответственные водители, которые выходят на смену вовремя, работают отведенное количество времени. Но есть и другие, которые игнорируют заявки, сливают топливо и ездят по личным делам в рабочее время. Таким водителям необходим контроль. В этой статье мы расскажем, как предприятия контролируют работу водителей.
Правильно выстроенная система учета ремонтов автотранспорта на предприятии помогает минимизировать незапланированные расходы на техобслуживание и ремонт. В этой статье расскажем, как эффективно вести учет ремонтов транспорта на предприятии, какие документы для этого необходимо иметь предприятию.
