В автопарках государственных ведомств большие суммы бюджетных денег расходуются неэффективно. Например, по данным системы госзакупок, только за один квартал 2019 года МИД России израсходовало на услуги транспорта 150 млн рублей. Чтобы оптимизировать транспортные расходы, ведомствам предлагают сотрудничать со службами и агрегаторами такси. Эксперты полагают, что решение пересадить чиновников в такси позволяет сэкономить затраты на транспорт на 30–40%. Однако такси — это не самое выгодное, неподходящее и небезопасное решение для чиновников. Расскажем, почему аутсорс перевозок не подходит для госслужащих и какое решение эффективнее и экономичнее.

Такси предлагает мифические выгоды для госструктур

Аутсорс перевозок чиновников — пока лишь теория. На практике ведомства не решаются отказаться от собственных авто и лишь прогнозируют эффективность решения. Аргументы в пользу такси для госслужащих могут быть логически верны, но на деле несут лишь псевдовыгоду. 

Миф 1: машина такси быстро приезжает. Такси в городе сотни — кажется, машина всегда найдётся, в то время как парковых автомобилей хватает не всем сотрудникам. 

На самом деле подходящих для госсектора машин в такси мало. В основном таксисты работают на недорогих автомобилях среднего и эконом-класса. У гос.ведомств требования к машинам обычно выше: автомобили бизнес- и представительского класса, не старше трёх лет, с некурящим салоном и тому подобные. Таких машин в службе такси бывает лишь 3% от общего числа, и в нужное время их вовсе может не быть на линии. Из-за этого поиск свободного автомобиля затягивается.

Миф 2: с такси госструктура тратит меньше на содержание автопарка. Организация отказывается от части парковых машин и увольняет часть штатных водителей, поэтому кажется, что расходы сокращаются. 

На самом деле затраты никуда не деваются. Обслуживание авто, страховка, амортизация и зарплата водителя уже входят в стоимость поездки на такси.

Миф 3: экономия большая и видна сразу. Ведомства, которые планируют отказаться от услуг своего автопарка в пользу такси, прогнозируют экономию в несколько миллионов рублей в первый же месяц.

На самом деле экономия не всегда рассчитывается верно. Когда гос.организация отказывается от парковых машин, зачастую она продаёт их. За продажу авто представительского и комфорт-класса ведомство сразу получает крупную сумму. Это не совсем экономия, это дополнительный единоразовый доход, в следующем квартале его не будет, но появятся затраты на недешёвые поездки в такси.

Поездки на такси неудобны и небезопасны для госслужащих

Помимо псевдовыгоды поездки на такси имеют и ряд других несоответствий требованиям перевозки госслужащих. Рассмотрим шесть причин, общих для любого гос.ведомства, почему такси не лучшее решение для оптимизации транспорта.

1. Сложно планировать бюджет на поездки

На расходы каждого структурного подразделения в месяц выделяется определённая сумма из бюджета. С поездками в такси очень сложно спрогнозировать, сколько госслужащие потратят на транспорт. Например, служащему срочно придётся ехать из столицы в район, областной центр. Дальняя поездка на такси может обойтись в половину бюджета, выделенного подразделению на месяц.

2. Нет подходящих машин

Выше мы уже упомянули, что у госсектора свои требования к автомобилям: не ниже класса D, не более трёх лет с даты выпуска и т.д. Также важно, чтобы в салоне было чисто, не накурено, на заднем сидении не было детского кресла, кузов не был разбит или помят, в целом автомобиль работал исправно. Такси зачастую не может выполнить всех этих требований.

3. Нет гарантий подачи автомобиля

В такси в автомобилях комфорт-класса средний чек выше, чем в других. Машин такого класса мало, загруженность у них может быть высокая. Из-за этого водители не заинтересованы выполнять заказы исключительно от госсектора, они не обязаны это делать. В первую очередь водитель такси будет брать те заказы, которые дороже или удобнее для него.

4. Срочные поездки могут прогореть

Можно заранее договориться с водителями о поездке, создать предварительный заказ, чтобы в нужное время машина точно была подана. Однако часто бывает, что машина нужна срочно. Если водитель такси в это время выполняет другой заказ и не сможет подъехать быстро, госслужащий опоздает на важную встречу, комиссию, переговоры и т.п.

Оптимальное решение для быстрого заказа поездок - мобильное приложение «‎ТМК Пассажир». Оно разработано на базе ТМ: Платформы, и специально создано для того, чтобы заказывать поездку можно было в ту же минуту, без предварительных согласований. Благодаря приложению можно отслеживать маршруты, создавать совместные заказы, задавать лимиты на поездки для разных групп пользователей и сохранять полную безопасность данных пользователя.

5. Ездить небезопасно и некомфортно

В службах такси нет того контроля за водителями и за качеством сервиса, как в собственных транспортных отделах организаций. Водители такси не обязаны соблюдать регламент перевозок государственного учреждения, а исправность своего авто они обеспечивают самостоятельно. Из-за этого могут возникать конфликты и небезопасные для пассажиров ситуации. Например:;

• Водитель приехал нетрезвым/больным. При этом пассажир может не сразу заметить, что водитель не состоянии нормально управлять автомобилем. Это подвергает опасности жизнь госслужащего, увеличивает конфликтность.

• Водитель такси подъехал не туда. Госслужащему придётся объяснять водителю своё местоположение, либо идти до машины, либо заново заказывать такси. Время выполнения поездки увеличится.

• Автомобиль сломался в пути. Водитель такси мог не пройти плановый техосмотр или сэкономить на ремонте своего авто. В любом случае неисправное ТС — это угроза безопасности и риск для госслужащего не выполнить рабочую задачу.

6. Нет конфиденциальности

Штатных водителей организации можно обязать хранить в тайне информацию, которую они услышат на работе. Водители такси этого делать не обязаны, поэтому конфиденциальность данных будет по угрозой. Например, в такси госслужащие не смогут обсудить детали сделки, перевозить секретные документы. 

Госструктурам выгоднее цифровизовать собственный автопарк

При всех недостатках такси госструктурам выгоднее содержать собственный автопарк, но только цифровизованный. Такой автопарк сможет работать на принципах такси и по всем требованиям госструктуры. Цифровизация собственного парка нивелирует минусы аутсорсинговых поездок и решит проблему больших транспортных расходов.

Например, правительство Белгородской области решило проблему с транспортом с помощью «гостакси». Этот проект был запущен летом 2020, чтобы увеличить количество поездок, которые совершает один автомобиль за смену. Для этого автопарк правительства цифровизовали с помощью инструмента ТМ: Гостакси. Заявки госслужащие оформляют через мобильное приложение, похожее на приложения популярных агрегаторов такси. Система автоматически распределяет заявки на ближайший подходящий автомобиль из парка. Водители точно так же, как таксисты, получают и выполняют заявку с помощью приложения на смартфоне.

Первые положительные эффекты после запуска «гостакси» белгородские госслужащие уже ощутили. Аналитики прогнозируют значительные результаты проекта. 

• На 80% увеличивается полезная нагрузка на каждый автомобиль

• Более чем в 20 раз сокращается время на обработку одной заявки на поездку

• В 4 раза сократится доля отказов от поездок, которые были из-за трудностей с подбором машины  

• 30 машин и менее будут справляться со всеми поездками сотрудников правительства

Проекты «гостакси» запущены в правительствах других регионов: в Удмуртской республике, Забайкальском крае, Ханты-Мансийском автономном округе. Где-то целью проекта было сократить количество парковых машин, где-то — избавится от долгого бюрократизированного процесса согласования поездок.

Система цифровизации позволяет эффективнее управлять поездками

Системы цифровизации автопарков позволяют гос.ведомствам сократить расходы на транспорт до минимума, но при этом перевозить своих сотрудников безопасно и качественно на проверенных автомобилях с адекватными водителями. Так, программный комплекс ТМ: Платформа автоматизирует процесс выполнения поездок с помощью приложений для создания заявок и настраиваемых алгоритмов распределения заявок. Он делает управление поездками прозрачным.

1. Поездку можно оформить за секунды

С мобильными и веб-приложениями сотрудникам не нужно долго согласовывать поездки на бумаге. Они самостоятельно делают заказ, руководители контролируют его онлайн.

Мобильное и веб-приложение ТМ: Платформа

2. Автопарк можно сократить на 20%

То же количество заявок сможет выполнить меньшее количество машин. Это произойдёт, потому что полезная нагрузка на каждый автомобиль возрастёт в 2–3 раза. Благодаря сокращению парка снизятся расходы на содержание и обслуживание авто, часть водителей можно будет уволить и экономить на заработных выплатах.

3. Полный контроль за поездками

Программный комплекс позволяет получать подробную информацию о каждой поездке: GPS-трек, время, соблюдение ПДД, уровень топлива и т.д. Также можно анализировать работу автопарка и водителей. 

Отслеживание поездок в программном комплексе ТМ: Платформа

4. Исключены нецелевые поездки

Сотрудники не смогут воспользоваться автомобилем без заявки в системе, а также ограничены лимитами на поездки, которые задает руководитель в программном комплексе. Водители не смогут перемещаться без отметки в приложении.

5. Подбор машины происходит быстрее и качественнее

С программой можно открепить автомобили от подразделений организации: все заказы будут получать все автомобили парка. Система всегда назначит на заказ ближайший автомобиль. Машины в своём парке проверенные, они выполняют заявки исключительно от своей организации — нужный автомобиль найдётся быстро. Благодаря этому служащие могут выполнить больше рабочих задач и всегда успевать по срочным делам.