Ижевск, Советская, 12А
пн-пт 09:00-18:00
sales@tmcorp.pro
Чтобы контролировать пассажирские перевозки на предприятии, нужно вести учет путевых листов и следить за расходом топлива. Чем больше в автопарке машин, тем больше данных приходится обрабатывать. Из-за бумажных документов порой возникает путаница, которая затрудняет работу компании и может привести к незапланированным расходам. Рассказываем, как автоматизированный учет помогает контролировать пассажирские перевозки на предприятии.
|
Чтобы контролировать пассажирские перевозки на предприятии, нужно вести учет путевых листов и следить за расходом топлива. Чем больше в автопарке машин, тем больше данных приходится обрабатывать. |
По приказу Минтранса, компании, которые занимаются перевозкой людей, грузов или товаров, должны вести путевые листы. Информацию с этого документа используют для:
Путевые листы заполняют водители. Оформлять документ нужно по правилам: указывать назначение поездки, маршрут, километраж, расход ГСМ. И так для каждого рейса. На одном и том же автомобиле могут ездить разные водители, тогда нужно оформлять отдельный путевой лист на каждого.
Форма путевого листа зависит от вида транспорта и направления деятельности компании. По приказу Минтранса, путевые листы нужно хранить не менее пяти лет.
Заполнение и обработка путевых листов занимает немало времени и сил, потому что нужно вести учет по каждой машине. Ручной ввод и анализ данных с путевых листов неизбежно приводят к проблемам. Водитель может неразборчиво заполнить путевой лист или допустить в нем ошибку. Бухгалтер и диспетчер потратят время на разбор почерка, могут не заметить ошибку, которую допустил водитель или ошибиться сами. В результате сотрудникам приходится каждый раз сверять и перепроверять информацию.
Из-за большого объема данных при работе с путевыми листами можно пропустить срок прохождения техосмотра. А еще бумажные документы могут потеряться.
Кроме путевых листов, на предприятиях ведут журналы для учета поездок. В них отмечают служебные поездки и командировки сотрудников. С помощью журналов контролируют и планируют время работы водителей. Недостатки здесь те же, что и с путевыми листами. Сотрудники могут вести журнал неразборчиво, намеренно указывать ложные данные или не заполнять его вовсе.
Основная проблема ручного ведения документации — отсутствие контроля. Водитель может проводить махинации с топливом или использовать транспорт для личных нужд. Отследить это по бумажным документам трудно. Для эффективного контроля и планирования работы автопарка нужно ввести автоматизированный учет.
Автоматизированный учет перевозок — это контроль работы автопарка программным обеспечением. Внедрение автоматизированного учета не избавит от бумажной документации, зато поможет сэкономить время на сбор и анализ данных из путевых листов.
Сервис для автоматизации автопарка «ТМ: Корпоративные поездки»не только помогает вести учет перевозок, но и делает прозрачной работу автопарка в целом. Результат внедрения системы — экономия затрат на ГСМ и обслуживание транспорта, пресечение махинаций сотрудников.
Вот почему стоит перейти на автоматизированный учет перевозок.
С «ТМ: Корпоративные поездки» нет необходимости обрабатывать информацию из путевых листов и журналов. Система делает это за вас: собирает данные о работе водителей, расходах ГСМ и выдает их в виде отчетов. Так вы можете сравнить реальное положение дел с тем, что указано в путевых листах. Выгружайте отчет по всем интересующим показателям за любой период — месяц, квартал, год. Данные из этих отчетов используют бухгалтерия и другие подразделения.
Благодаря анализу отчетов получается оперативно реагировать на отклонения. Когда все данные собраны в одной системе, принимать управленческие решения гораздо легче.
После внедрения «ТМ: Корпоративные поездки» система будет сама принимать и распределять поездки по водителям. Программный комплекс показывает, куда, когда и сколько раз ездили сотрудники, количество поездок на каждое подразделение в течение заданного промежутка времени. Данные обо всех поездках сохраняются в системе. Так можно отслеживать работу автопарка в реальном времени.
В программе «ТМ: Корпоративные поездки» по GPS-навигации можно отследить каждый автомобиль на линии: куда, с кем и зачем едет водитель, нет ли отклонений от маршрута. Автоматизированный контроль перевозок на автомобильном транспорте помогает исключить нецелевое использование транспорта и сократить расходы на топливо.
С «ТМ: Корпоративные поездки» можно составить план поездок заранее, выводить на линию нужного водителя или подходящий вид транспорта.
Когда маршрут запланирован, не нужно держать задачи в голове и напоминать сотрудникам о поездке. Водители всегда будут вовремя на вокзале или в аэропорту, потому что получат уведомление в приложении.
Программа «ТМ: Корпоративные поездки» помогает рассчитать маршрут с учетом пробок и ремонтных работ на дороге. Если в системе есть несколько попутных заявок, она выдаст их одному водителю. После выполнения заявки водителю не нужно возвращаться на стоянку, он готов к следующей поездке. Оптимизация маршрута снижает холостой пробег, а значит уменьшает расход ГСМ.
Отчеты сравнивают с предыдущими и последующими показателями, чтобы выявить зависимости и отклонения. Аналитическая платформа помогает принять верное управленческое решение, так как для этого есть все необходимые данные. В результате снижается риск перерасхода ГСМ и сливов топлива. Автоматизированный учет работы водителей и контроль за расходами ГСМ помогает снизить налоговую базу и уплату налога на прибыль.
Подробнее об этих и других возможностях, которые дает автоматизация корпоративного автопарка читайте в материалах нашего блога.
Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы
Содержание
Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.
С 1 марта 2023 года стало возможно формировать электронный путевой лист. В этой статье мы подробно разберем, что такое электронный путевой лист, как он работает и какую роль играет цифровая автоматизация в современных компаниях. Поговорим о преимуществах перехода на электронные системы, которые упрощают оформление документов, повышают прозрачность процессов и снижают риск ошибок.
