Учет рабочего времени водителей — обязательный процесс для компаний с автопарком, который напрямую влияет на соблюдение трудового законодательства, безопасность перевозок и контроль затрат. Грамотно выстроенный учет рабочего времени водителей позволяет фиксировать фактически отработанные часы, управлять графиками смен, предотвращать переработки и выстраивать прозрачную систему контроля. Современные цифровые решения делают этот процесс автоматизированным: данные собираются в реальном времени, а руководитель получает полную картину работы водителей и транспорта без ручных таблиц и постоянных проверок.

Что такое учет рабочего времени водителей и зачем он нужен

Учет рабочего времени водителей — это система фиксации и контроля фактически отработанных часов, режимов труда и отдыха, а также использования транспорта в процессе работы. Учет рабочего времени водителей охватывает не только время управления автомобилем, но и весь учет времени работы водителя: начало и окончание смены, перерывы, ожидание, простои и выполнение сопутствующих задач. Для компаний с автопарком особенно важен учет рабочего времени водителей автомобилей, так как он напрямую связан с безопасностью, соблюдением норм законодательства и управлением затратами.

На практике учет рабочего времени транспорта и водителей тесно взаимосвязан: невозможно корректно оценить загрузку персонала без понимания, как и когда используется автомобиль. Поэтому современный учет рабочего времени водителей строится на данных одновременно о человеке и транспортном средстве.

Какие данные включает учет рабочего времени водителей

Учет рабочего времени водителей на предприятии ведется по нескольким базовым критериям, которые позволяют зафиксировать реальную картину работы:

• отметка выходов и невыходов водителя на смену;
• учет времени начала и завершения рабочего дня или смены;
• фиксация периодов управления автомобилем и перерывов;
• отслеживание маршрутов и треков движения транспорта;
• анализ сопутствующих параметров: простои, ожидания, расход топлива и другие показатели.

Такой подход позволяет не просто формально вести табель, а выстроить полноценный учет рабочего времени транспорта и персонала с привязкой к фактическим действиям водителя.

Почему классического учета недостаточно

Контролировать учет рабочего времени водителей автомобилей организации часто пытаются с помощью ERP-систем и табелей учета. Эти инструменты помогают собирать базовые данные, но в большинстве случаев не отражают реальное учет времени работы водителя: они не показывают, когда водитель действительно управлял автомобилем, находился ли он на перерыве и выполнял ли рабочее задание в конкретный момент времени.

Именно поэтому все больше компаний переходят к программам цифровизации автопарка. Такие системы автоматизации позволяют учитывать статус водителя, сопоставлять его рабочее время с движением транспорта и получать объективные данные для контроля, планирования и анализа.

Зачем компании нужен учет рабочего времени водителей

Грамотно выстроенный учет рабочего времени водителей нужен не «для галочки», а для решения конкретных бизнес-задач:

• соблюдение норм трудового законодательства и режимов труда и отдыха;
• предотвращение переработок и связанных с ними штрафов;
• прозрачный расчет заработной платы по фактически отработанному времени;
• контроль загрузки водителей и автопарка;
• повышение дисциплины и управляемости транспортных процессов.

Какие периоды рабочего времени водителей нужно учитывать

График водителя составляется на месяц и должен включать время управления автомобилем, выходные, обед и специальные перерывы на отдых. По закону водитель может работать не более сорока часов в неделю. Длительность рабочего дня регулируется приказом Минтранса 15. При пяти рабочих днях ежедневная смена не должна превышать восьми часов, при шести ― семи. Кроме того, рабочим временем считаются специальные остановки: медосмотр, стоянка при погрузке или выгрузке, при ожидании пассажира, поломка транспорта и т.д.

Режим работы и отдыха водителей

Режим работы и отдыха водителей — это установленный порядок чередования рабочего времени, управления транспортом и обязательных перерывов, от которого зависят особенности учета рабочего времени водителей, безопасность перевозок и соблюдение трудового законодательства. При учете рабочего времени водителей важно учитывать не только длительность смены, но и учет времени работы водителя в разрезе управления автомобилем, перерывов на отдых и обед, ожидания, медосмотров и вынужденных остановок.

Именно режим труда и отдыха водителей определяет, какие периоды включаются в рабочее время, а какие нет, и формирует ключевые особенности учета рабочего времени водителей при ежедневном и суммированном учете. Корректный учет времени работы водителя позволяет избежать переработок, снизить утомляемость персонала и обеспечить прозрачный контроль фактически отработанных часов, особенно при использовании цифровых систем автоматизации и мониторинга транспорта.

Учет рабочего времени водителей

Режим отдыха

В графике работы водителя необходимо предусматривать перерывы на отдых: обед и выходные. У водителей-междугородников должно быть несколько пятнадцатиминутных перерывов. Первый после трех часов работы, последующие ― через каждые два часа.

Период управления автомобилем

Период управления автомобилем — ключевой элемент, от которого напрямую зависит суммарный учет рабочего времени водителя и корректный учет рабочего времени транспорта в связке «водитель + транспортное средство». В течение одной смены время непосредственного управления автомобилем не должно превышать 9 часов. Если водитель осуществляет перевозку пассажиров по горной местности на габаритном транспорте длиной более 9,5 метра, допустимый период управления сокращается до 8 часов.

При применении суммарного учета рабочего времени водителя допускается увеличение продолжительности управления транспортным средством до 10 часов, но не чаще двух раз в месяц. При этом общий учет рабочего времени транспорта и нагрузки на водителя должен вестись с учетом недельных ограничений. Согласно приказу № 170, управление транспортным средством не может превышать 56 часов в неделю, независимо от графика и режима учета.

В отдельных сферах деятельности законодательством допускается установление 12-часовой рабочей смены водителя. Такой режим возможен только при строгом контроле суммарного учета рабочего времени водителя и прозрачном учете рабочего времени транспорта. К числу организаций, где применяется такой формат работы, относятся:

• аварийно-спасательные, пожарные и инкассаторские службы;
• органы государственной и муниципальной власти;
• производственные предприятия и карьерные объекты;
• предприятия ЖКХ, медицинские учреждения и службы связи.

Во всех этих случаях учет рабочего времени транспорта должен вестись одновременно с учетом времени работы водителя, чтобы исключить переработки, нарушения режима труда и повышенные риски при эксплуатации техники.

Ненормированный рабочий день

Ненормированный рабочий день можно установить только водителям легковых автомобилей ― таковы особенности учета рабочего времени водителей. И хотя продолжительность дня может быть любой, в неделю водитель может работать не больше сорока часов. Привлекать дополнительно можно и до начала, и после окончания рабочего дня. При этом работник не может прийти на смену позже, или уйти раньше, чем она закончится. Учтите, что подобный режим должен носить эпизодический характер.

Какой бывает учет рабочего времени водителей

Существует два метода учета рабочего времени: суммированный и ежедневный. Ежедневный учет используется, когда водитель работает в режиме сорокачасовой рабочей недели. Например, с 9 до 18 часов пять дней в неделю. Если продолжительность смены нельзя ограничить восемью часами в день, то применяется суммированный учет.

Суммированный учет рабочего времени водителей

Суммированный учет рабочего времени водителей применяется на предприятиях, где нагрузка на водителей и транспорт меняется в течение учетного периода. Он устанавливается для того, чтобы эффективно распределять рабочее время, избегать переработок и одновременно оптимизировать использование автопарка.

При введении суммированного учета необходимо определить продолжительность учетного периода (обычно месяц), норму рабочих часов на этот период и график работы водителей. Такой подход учитывает особенности суммированного учета рабочего времени водителей, позволяя вести контроль переработок, корректно распределять нагрузку и соблюдать трудовое законодательство.

Кроме того, суммированный учет рабочего времени водителей позволяет вести полный учет рабочего времени транспорта.

Ежедневный учет рабочего времени водителей

Ежедневный учет рабочего времени водителей применяется в тех случаях, когда продолжительность рабочего времени стабильна и не меняется от смены к смене. Такой формат используется при стандартном графике работы, например при пятидневной рабочей неделе с фиксированным временем начала и окончания смены, что позволяет точно фиксировать учет времени работы водителя за каждый рабочий день.

При ежедневном учете работодатель отслеживает фактическое время выхода водителя на смену, завершение работы, а также перерывы на отдых и обед. Этот подход упрощает учет рабочего времени водителей автомобилей, снижает риск переработок и облегчает контроль соблюдения норм трудового законодательства. Кроме того, ежедневный учет удобен для расчета заработной платы, так как отработанные часы фиксируются напрямую, без перерасчета за длительный учетный период.

На практике ежедневный учет рабочего времени водителей часто используется в организациях с предсказуемыми маршрутами и постоянной загрузкой транспорта, где учет рабочего времени транспорта и водителя легко сопоставляется по каждой смене.

Сравнение методов учета рабочего времени водителей

Параметр	Суммированный учет рабочего времени водителей	Ежедневный учет рабочего времени водителей
Назначение	Эффективное распределение рабочего времени при переменной нагрузке, оптимизация использования автопарка	Фиксация рабочего времени при стабильной продолжительности смен, стандартный график работы
Продолжительность учетного периода	Обычно месяц, может быть другой период	Каждый рабочий день фиксируется отдельно
График работы	Определяется на весь учетный период с нормой часов	Составляется на каждый день с фиксированным временем начала и окончания смены
Контроль переработок	Позволяет выявлять и корректировать переработки за учетный период	Контроль переработок ведется по каждому рабочему дню
Учет рабочего времени транспорта	Полный учет транспорта и водителей в рамках периода	Учет транспорта ведется отдельно по каждой смене
Применение	Организации с изменяющейся нагрузкой на водителей и транспорт	Организации с предсказуемыми маршрутами и постоянной загрузкой транспорта
Преимущества	Оптимизация нагрузки, соблюдение трудового законодательства, гибкость планирования	Точный учет за каждый день, удобство расчета заработной платы, простота контроля

Переработки и нарушения при учете рабочего времени водителей

Переработки водителей при суммированном учете рабочего времени представляют одну из главных проблем для работодателей и водителей. Основные ограничения установлены законодательством: управление транспортным средством не должно превышать 56 часов в неделю, а длительность ежедневной смены ограничена нормами по отрасли и типу транспорта.

Превышение смен, ненадлежащее планирование графиков и игнорирование норм отдыха приводят к рискам работодателя: штрафам, административной ответственности и потенциальным судебным разбирательствам. Нарушения могут включать:

• превышение продолжительности смен выше допустимого лимита;
• несоблюдение перерывов на отдых;
• игнорирование нормативов для водителей, работающих по суммированному учету.

Контроль переработок водителей при суммированном учете рабочего времени необходим для соблюдения трудового законодательства, предотвращения штрафов и безопасной эксплуатации транспорта. В современных компаниях эти процессы эффективно автоматизируются с помощью ERP-систем и программ цифровизации автопарка, что позволяет минимизировать человеческий фактор и оперативно выявлять потенциальные нарушения.

Как оформить учет рабочего времени водителей документально

Приказ учета рабочего времени водителей является основой для законной и корректной организации контроля трудового времени в компании. Именно с приказа начинается организация учета рабочего времени водителей, так как он закрепляет выбранный метод учета (ежедневный или суммированный), определяет учетный период, режимы работы и отдыха, а также назначает ответственных лиц. Правильное документальное оформление позволяет работодателю соблюдать требования трудового законодательства, корректно рассчитывать заработную плату и минимизировать риски штрафов при проверках.

Чтобы соответствовать нормам 91 статьи ТК РФ работодатель обязан вести учет рабочего времени. Так он сможет контролировать сотрудников, следить за соблюдением графика и правильно начислять заработную плату за фактически отработанное время. Чтобы правильно оформить рабочие смены сотрудника используется унифицированные формы № Т-12 или № Т-13. Если в организации введен суммированный учет рабочего времени, то составляется график сменности на весь учетный период. Работодатель должен быть уверен, что число рабочих часов соответствует установленным нормам.

Унифицированная форма учета рабочего времени водителей № Т-12

Нормативные документы, регулирующие учет рабочего времени водителей

Учет рабочего времени водителей должен вестись с учетом требований трудового и отраслевого законодательства. При организации учета рабочего времени водителей работодатель обязан опираться на официальные нормативные документы, которые регулируют режим труда и отдыха, продолжительность смен, порядок оформления графиков и ответственность за нарушения.

Трудовой кодекс Российской Федерации

Основной документ, регулирующий учет рабочего времени водителей на общих основаниях:

• Статья 91 ТК РФ — понятие рабочего времени и обязанность работодателя вести его учет;
• Статья 99 ТК РФ — сверхурочная работа и ограничения по переработкам;
• Статья 104 ТК РФ — суммированный учет рабочего времени, условия его применения;
• Статья 110 ТК РФ — минимальная продолжительность еженедельного непрерывного отдыха.

Приказы Минтранса РФ (режим труда и отдыха водителей)

Отраслевые нормы, обязательные именно для водителей транспортных средств:

• Приказ Минтранса РФ № 15 — устанавливает особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей;
• Приказ Минтранса РФ № 170 — определяет ограничения по продолжительности управления транспортным средством, включая максимальное количество часов в неделю и смену;
• требования к перерывам, междусменному отдыху и условиям суммированного учета.

Постановления и разъяснения Роструда

Используются для практического применения норм:

• разъяснения по применению суммированного учета рабочего времени водителей;
• рекомендации по оформлению графиков сменности и учету переработок;
• позиция по ответственности работодателя при нарушениях учета рабочего времени.

Локальные нормативные акты работодателя

Для корректного учета рабочего времени водителей в организации должны быть оформлены:

• приказ об установлении учета рабочего времени водителей (ежедневного или суммированного);
• положение об учете рабочего времени и времени отдыха водителей;
• графики сменности на учетный период;
• должностные инструкции и регламенты для диспетчеров и ответственных лиц.

Унифицированные формы и учетные документы

Используются для фиксации отработанного времени:

• форма Т-12 / Т-13 — табель учета рабочего времени;
• путевые листы — подтверждение факта работы водителя в смену;
• электронные журналы учета при использовании систем автоматизации.

Штрафы и ответственность за нарушение режима рабочего времени

Основными причинами штрафа на предприятии может быть отсутствие графика сменности или нарушение трудового распорядка водителя. Суммы штрафов прописаны в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

• Должностным лицам назначается выплата в размере от 1 000 до 5 000 руб.

• Предпринимателям — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• Юридическим лицам — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

• Если должностное лицо ранее уже подвергалось административному наказанию по этой статье, ему грозит дисквалификация на срок от одного года до трех лет.

Управление и контроль рабочего времени водителей

Управление рабочим временем водителей нужно осуществлять грамотно. Ответственный за автопарк сотрудник должен понимать, сколько водителей и в какое время вышли на смену, во сколько закончат работу, на каком автомобиле работает каждый подчинённый и где находится. Собирать эти данные вручную и заносить в таблицы и отчёты — трудозатратно, долго и не гарантирует точности. Ускорить и упростить этот процесс можно с помощью систем автоматизации.

Инструменты учета рабочего времени водителей

Для точного и прозрачного учета рабочего времени водителей на предприятии сегодня используются цифровые инструменты, которые позволяют автоматизировать контроль, снизить влияние человеческого фактора и связать учет времени работы водителя с фактической эксплуатацией транспорта. Такие решения охватывают не только фиксацию начала и окончания смены, но и учет рабочего времени транспорта, маршрутов, простоев и загрузки автопарка.

ERP-системы для учета рабочего времени водителей

ERP-системы применяются для централизованного управления персоналом и автопарком. С их помощью можно:

• фиксировать выход водителя на смену и завершение работы;
• формировать путевые листы;
• учитывать рейсы, маршруты и загрузку;
• собирать отчетность по отработанным часам.

Однако классические ERP-системы, как правило, отражают лишь формальные данные. Они не всегда показывают реальное время работы водителя, не учитывают его текущий статус (выполняет задание, простаивает, находится на перерыве) и слабо связывают учет рабочего времени водителей автомобилей с конкретными транспортными средствами.

Пример учета рабочего времени водителей в ERP-системе

GPS-мониторинг и учет рабочего времени транспорта

Когда требуется не только учет рабочего времени водителей, но и учет рабочего времени транспорта в связке «водитель + транспортное средство», ключевым инструментом становится GPS/ГЛОНАСС-мониторинг.

С его помощью можно:

• отслеживать местоположение автомобиля в режиме реального времени;
• записывать треки движения;
• выявлять отклонения от маршрута;
• анализировать простои, холостой пробег и переработки.

GPS-мониторинг позволяет сопоставлять график работы водителя с фактическим использованием транспорта и выявлять несоответствия между планом и реальной эксплуатацией автопарка.

Приборы учета рабочего времени водителя и телематические устройства

Для повышения точности контроля применяются приборы учета рабочего времени водителя, которые устанавливаются в транспортных средствах или используются персонально:

• тахографы;
• датчики зажигания;
• идентификаторы водителя (карты, ключи, PIN-коды);
• датчики топлива и технического состояния автомобиля.

Такие устройства фиксируют начало и окончание управления транспортом, периоды движения и остановок, что особенно важно при суммированном учете рабочего времени и контроле переработок.

Мобильные приложения для учета работы водителей

Современные системы учета включают мобильные приложения для водителей. Через приложение «ТМК Водитель»:

• отмечает начало и окончание рабочего дня;
• фиксирует перерывы и вынужденные остановки;
• получает задания и маршруты;
• передает GPS-координаты в систему.

Это упрощает учет времени работы водителя, делает его прозрачным для диспетчера и руководителя и снижает вероятность спорных ситуаций.

Комплексные решения для автоматизации учета рабочего времени водителей

Использование отдельных инструментов — ERP, GPS или приборов учета — не всегда дает целостную картину рабочего дня водителя. Чтобы связать учет рабочего времени водителя, маршруты, загрузку транспорта и дисциплину персонала в единую систему, компании используют комплексные решения для цифровизации корпоративных поездок.

Такие программные комплексы позволяют видеть не просто часы работы, а реальную занятость водителей: выполняют ли они поездку, свободны ли в данный момент или скоро освободятся. Весь рабочий день делится на отдельные поездки, а данные по километражу, времени и маршрутам фиксируются автоматически.

Рассмотрим, как это работает на практике.

Например, в 11:00 необходимо доставить юриста компании в суд. Поездку выполняет водитель Иван на автомобиле Volkswagen Jetta. Программный комплекс рассчитывает оптимальный маршрут и определяет, что поездка займет 20 минут. Система заранее знает, что в 11:20 Иван освободится в районе здания суда.

В 11:30 из налоговой, расположенной рядом, требуется отвезти бухгалтера в офис. Программа видит, что именно в это время и в этом районе будет свободен автомобиль Volkswagen Jetta, и автоматически направляет заявку водителю Ивану, а не любому другому сотруднику. Это позволяет избежать лишнего пробега, простоев и неэффективного распределения поездок.

(Иллюстрация принципа работы систем автоматизации и цифровизации автопарка)

Решение «ТМ: Корпоративные поездки» повышает эффективность рабочего дня водителя, исключает холостой пробег автомобилей и снижает нагрузку на автопарк. Водитель больше не закреплен за одним сотрудником и не обязан ждать окончания его дел. Автомобиль продолжает выполнять заявки, а забор сотрудников распределяется между водителями с учетом их фактической занятости и местоположения.

Контроль дисциплины и предотвращение нарушений

Цифровые платформы позволяют не только учитывать рабочее время водителей, но и анализировать их поведение на дороге. После завершения поездки водитель обязан отметить окончание работы в мобильном приложении. Если этого не происходит, а автомобиль отклоняется от маршрута, система фиксирует несоответствие.

Например, если водитель Иван после завершения поездки решит заехать по личным делам, не закрыв заявку, диспетчер увидит расхождение между маршрутом в системе и фактическим движением автомобиля. Это позволяет выявлять нарушения рабочего графика и предотвращать использование служебного транспорта в личных целях.

Учет рабочего времени водителей

Кроме того, системы автоматизации интегрируются с датчиками топлива, давления в шинах и модулями контроля стиля вождения. При превышении скорости или других нарушениях данные поступают диспетчеру и ответственному за автопарк.

Учет труда и отдыха водителей в автоматизированной системе

Комплексные решения также позволяют корректно учитывать режим труда и отдыха водителей. В мобильном приложении водитель может установить статус «На обеде» или «На перерыве». В это время система не предлагает ему новые заявки, а диспетчер понимает, что водитель находится на законном отдыхе, а не простаивает без причины.

Например, водитель Иван завершил поездку в районе суда и отметил в приложении перерыв с 11:30 до 12:30. В 12:20 появляется заявка на поездку, но свободных машин рядом нет. Диспетчер видит, что через 10 минут Иван выйдет с обеда и сможет выполнить заказ с минимальным пробегом. Заявка назначается именно ему, что позволяет избежать лишних затрат и оптимизировать учет рабочего времени транспорта и водителей.

FAQ по учету рабочего времени водителей

Что входит в учет рабочего времени водителей?

В учет рабочего времени водителей входит учет времени работы водителя за весь рабочий день: период управления автомобилем, подготовительно-заключительные операции, обязательные перерывы для отдыха и питания, а также время выполнения работ, связанных с эксплуатацией транспорта. Такой подход позволяет корректно вести учет рабочего времени водителей автомобилей и учитывать фактическую загрузку водителя и транспортного средства.

Как вести учет рабочего времени у водителей на предприятии?

Учет рабочего времени у водителей на предприятии организуется на основании графиков сменности, табелей учета, путевых листов и локальных нормативных актов. На практике все чаще применяется автоматизация: системы учета рабочего времени водителей фиксируют начало и окончание смен, перерывы, маршруты и позволяют осуществлять контроль рабочего времени водителей в связке с учетом рабочего времени транспорта.

Когда применяется суммированный учет рабочего времени водителей?

Суммированный учет рабочего времени водителей применяется в тех случаях, когда невозможно соблюдать ежедневную норму рабочего времени из-за специфики перевозок, сменного графика или неравномерной загрузки. В таких условиях водителям устанавливается суммированный учет рабочего времени с учетом установленного учетного периода, чаще всего месяца.

Какие особенности суммированного учета рабочего времени водителей?

Особенности суммированного учета рабочего времени водителей заключаются в необходимости заранее определить учетный период, норму часов на этот период и график работы. При этом суммированный учет рабочего времени водителей автомобилей требует постоянного контроля переработок, соблюдения норм отдыха и точного учета фактически отработанных часов по каждому водителю.

Как контролировать переработки водителей при суммированном учете?

Переработки водителей при суммированном учете рабочего времени контролируются путем сопоставления фактически отработанных часов с установленной нормой за учетный период. Для этого используются графики сменности, отчетность и автоматизированные системы, которые позволяют выявлять превышения, анализировать загрузку и снижать риски нарушений трудового законодательства.

Какие приборы используются для учета рабочего времени водителя?

Для учета рабочего времени водителя применяются приборы учета рабочего времени водителя и цифровые инструменты: GPS-модули, тахографы, мобильные приложения, идентификаторы водителя и специализированные программные комплексы. Такие решения позволяют вести учет рабочего времени водителей и учет рабочего времени транспорта в единой системе и получать достоверные данные для контроля и анализа.

Читайте о других возможностях, которые дает автоматизация автопарка в наших статьях.