После февраля 2022 года автомобили, запчасти и топливо в России подорожали, как и другие товары. Предприятия задумываются, какие статьи транспортных расходов можно сократить. Расскажем несколько способов, как оптимизировать управление поездками в корпоративном автопарке, чтобы сэкономить.
|
|
|
Предприятие может сократить автопарк на 20% и более, если каждый автомобиль будет выполнять в два раза больше поездок. Такая возможность появляется, когда компания создаёт общий пул корпоративного транспорта и оптимизирует распределение заявок.
Если автомобили закреплены за отделами, какие-то из них простаивают до 80% рабочего времени. Например, за отделом геодезических работ и отделом ремонтно-монтажных работ закреплено по два автомобиля. Ремонтники совершают десять поездок в день — их автомобили постоянно заняты. Геодезисты выезжают два раза в день — их автомобили выполняют по одной заявке за смену, а остальное время стоят.
Автопарк работает эффективнее, если автомобили откреплены от отделов. Когда на предприятии создан общий пул транспорта, машины не стоят в ожидании заявки от своего отдела, а готовы выполнять любые поступающие заявки. В этом случае важно быстро и точно распределять поток заявок по водителям.
Система управления производственным такси «ТМ: Корпоративные поездки» автоматически обрабатывает заявки. Алгоритмы программного комплекса безошибочно подбирают автомобиль по требованиям, водители моментально получают заявки напрямую от заказчиков. Благодаря оптимизации распределения заявок автомобили начинают выполнять в два-три раза больше поездок в день. Каждый автомобиль работает эффективнее, поэтому от части машин можно безболезненно отказаться.
Сократить расходы на топливо и ГСМ можно, если минимизировать холостой и бесполезный пробег автомобилей. Например, сократить путь доезда автомобиля до заказчика и не возвращать автомобили на базу после каждой поездки. Эти задачи позволяет решить система управления заявками с возможностью GPS.
Ручное распределение заявок не гарантирует минимальный холостой пробег. Диспетчер/завгар нередко назначает на заявку любой свободный автомобиль и не учитывает при этом, насколько далеко он находится от заказчика. На заявку может поехать автомобиль за 30 км, хотя через несколько минут рядом с заказчиком освободился бы другой автомобиль.
«ТМ: Корпоративные поездки» сокращает холостой пробег автомобилей. Алгоритмы системы с помощью GPS рассчитывают, где и когда каждый автомобиль завершит поездку, и назначают следующую заявку всегда на ближайший к заказчику автомобиль.
При ручном управлении заявками водители зачастую обязаны возвращаться на базу после каждой поездки для контроля. Автомобиль расходует топливо на холостой пробег.
«ТМ: Корпоративные поездки» позволяет не возвращать автомобили в гараж, но полностью контролировать их работу. В программный комплекс входит мобильное приложение для водителя: оно отслеживает статус выполнения поездки и местоположение автомобиля. На основе этих данных алгоритмы формируют для каждого водителя очередь заявок, поэтому следующая поездка начинается с того места, где завершается предыдущая.
При работе без программного комплекса водители самостоятельно выбирают маршруты и не всегда самые короткие. Чтобы избежать роста пробега, лучше контролировать выбор маршрута. Модуль навигации в водительском приложении «ТМ: Корпоративные поездки» строит точные и кратчайшие маршруты доезда до заказчика и до адреса назначения. Система следит, чтобы водитель не отклонялся от маршрута.
На предприятии без системы управления транспортными заявками согласованием поездок часто занимаются секретари или завгары — компания поручает им эту обязанность и оплачивает её. Предприятие может содержать и отдельный штат диспетчеров с фиксированной оплатой труда. В любом случае эти зарплатные расходы можно оправданно сократить, если оптимизировать функции сотрудников, отвечающих за прокат машин.
Подбор автомобиля на заявку вручную тратит много ресурсов компании. Согласования по телефону и в чатах, поиск подходящего автомобиля с обзвоном и сверкой графиков водителей, заверение поездки на бумаге, передача деталей поездки водителю — обработка одной заявки отнимает более часа как минимум у пятерых сотрудников. При этом получить машину срочно становится невозможно, часть заявок вовсе не выполняется. Из-за сложности процесса возникают ошибки: накладки по времени, путаница с адресами, несогласованность.
Автоматизация обработки заявок ускоряет процесс в 7-10 раз и требует участия только заказчика и исполнителя. В программном комплексе «ТМ: Корпоративные поездки» заказчик создаёт заявку в приложении, алгоритмы подбирают подходящий автомобиль, водитель получает назначенную заявку в своём приложении.
При автоматическом распределении заявок функцию секретаря или завгара в работе с поездками можно свести к контролю: решать нестандартные вопросы и реагировать на уведомления системы. Благодаря этому обязанности в должности можно сократить и пересмотреть расходы на оплату труда.
Содержание штата диспетчеров дорого обходится предприятию. Сотрудник собственной диспетчерской получает фиксированную оплату за час: неважно, принял он за это время две заявки или двадцать. Если работа на предприятии идёт круглосуточно, то ночные смены диспетчеров оплачиваются по повышенному тарифу.
Аутсорсинг диспетчерской позволяет сократить расходы. Диспетчеры на аутсорсе получают оплату только за принятые заявки. Можно подключать сторонних операторов только в ночное время.
В «ТМ: Корпоративные поездки» есть возможность передать диспетчеризацию транспорта сторонней компании. Для этого достаточно настроить один модуль в программном комплексе, не нужно устанавливать дополнительное ПО. Также с «ТМ: Корпоративные поездки» сотрудничает аутсорсинговая диспетчерская — её операторы уже обучены обрабатывать заявки в программе.
Когда невозможно контролировать цель и маршрут поездки, высока вероятность, что корпоративный транспорт используется для личных выездов. Диспетчер/завгар не всегда точно знает, где находится автомобиль, сколько времени в действительности заняла поездка, а GPS-трекинг не скажет, чем занят водитель.
Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» исключает нецелевое использование транспорта. Система контролирует статус работы водителя на каждом участке пути за смену. Водители обязаны отмечать статусы работы в приложении: «В пути», «Свободен», «На обеде» и др. Если автомобиль начнёт движение без заявки или время завершения поездки затянется, ответственное лицо сразу получит уведомление от системы.
За реакцию на любое аномальное «поведение» в программе отвечает специальный модуль — система событий. Её можно гибко настроить для отклика на самые разные события внутри «ТМ: Корпоративные поездки». Например, водитель не сможет выключить GPS или съехать с маршрута без внимания системы.
Из-за жёстких требований к количеству часов труда и отдыха водителей случайные переработки нарушают их график и влекут дополнительные расходы для предприятия. Если заявки на прокат машины распределяет диспетчер, он может ошибочно назначить поездку водителю, смена которого уже завершается.
«ТМ: Корпоративные поездки» автоматически предотвращает переработки. Система заранее оценивает, сколько времени займёт поездка и сколько времени понадобится, чтобы вернуть автомобиль на базу. Например, если смена водителя завершается в 18:00, он не получит заявку, которая завершится в 18:15. В конце рабочего дня водитель получит только ту заявку, после которой успеет вернуться в гараж до завершения смены.
На обновление собственного автопарка предприятия расходуются значительные суммы. Компании выгодно, чтобы её автомобили меньше изнашивались. Это позволит реже обновлять парк и дороже перепродать транспорт.
Для замедления амортизации важно, чтобы нагрузка на автомобили распределялась равномерно. При ручной раздаче заявок этого эффекта добиться сложно. Диспетчер/завгар может ошибаться или может предвзято относиться к водителям: одним назначать больше поездок, чем другим. В результате какие-то автомобили будут чаще вставать на ремонт и быстрее изнашиваться.
Система цифровизации «ТМ: Корпоративные поездки» распределяет заявки автоматически на основе данных о местоположении, статусе работы и графике водителя. Каждый автомобиль выполняет примерно одинаковое количество поездок за смену. Нагрузка распределяется равномерно, поэтому износ автопарка происходит плавно.
Изношенные автомобили, возможно, имеет смысл сдать на утилизацию для сокращения расходов. О том, сколько стоит сдать машину на утилизацию, читайте в наших материалах.
Если двоим сотрудникам из разных отделов нужно ехать на один объект, невыгодно везти их двумя автомобилями. Когда обработкой заявок занимается диспетчер/завгар, он может не заметить, что есть заявки, которые можно объединить. В результате компания платит за две поездки вместо одной.
Система управления производственным транспортом «ТМ: Корпоративные поездки» умеет автоматически объединять близкие по времени поездки в одном направлении и подсказывать о такой возможности диспетчеру. Составная поездка приходит водителю как одна заявка с несколькими остановками.
Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы
Содержание
Если водитель управляет транспортом предприятия и нарушает правила дорожного движения, то штраф приходит на собственника автомобиля, то есть организацию. Расскажем, как работать со штрафами, наказывать водителей за нарушение ПДД, нужно ли вести журнал нарушений ПДД водителями и другие тонкости работы с нарушениями правил передвижения транспорта на предприятии.
Контролировать водителей организация может с помощью различных систем по управлению ресурсами — ERP-систем. Однако такие системы всё же не умеют учитывать реальное время труда и отдыха водителей, не распознают статус водителя. Зато с этой задачей поможет справиться программа по цифровизации автопарка компании. Разберёмся, как системы автоматизации помогают вести учёт работы водителей в организации.
