Передвижение корпоративных автомобилей можно отследить по спутниковым координатам, но они не дадут информации о том, чем занят водитель. Отслеживание водителей лучше вести комплексно: по координатам и по статусам выполнения заявки. Расскажем, какой подход к отслеживанию водителей на маршруте более эффективный и что важно учитывать для полноценного контроля за их работой.

Содержание

• Какой подход выбрать для отслеживания водителей
• 7 важных моментов, которые нужно учесть для контроля водителей
• Как следить за водителями грузового транспорта
• Программа отслеживания водителей

Как отследить водителей на предприятии: какой подход выбрать 

Отслеживание водителей на предприятии можно вести «вручную» с помощью системы мониторинга или автоматизированно с помощью системы управления заявками на транспорт. 

«Ручное» отслеживание водителей

Личное  отслеживание подразумевает наличие диспетчеров или ответственных лиц, которые следят за заполнением путевых листов, следят за местоположением автомобилей с помощью системы мониторинга и звонят водителю, чтобы уточнить, что он делает в конкретный момент, почему поехал выбранным маршрутом. 

Этот способ контроля не даёт полной информации о рабочем дне водителя. Диспетчер видит перемещение автомобиля в течение дня, но не знает, что точно делал водитель на каждом участке пути: выполнял заказ, ехал на обед или использовал автомобиль в личных целях. Также ручной контроль часто связан с человеческим фактором: водитель может соврать о цели передвижения, либо диспетчер может не заметить, что автомобиль долго простаивает или движется по неправильному маршруту.

Из-за недостатка контроля водители работают менее эффективно: выполняют меньше заказов, чем могли бы, совершают нецелевые поездки, выбирают маршруты, которые увеличивают пробег автомобиля. Всё это делает управление транспортом не оптимальным.

Система мониторинга показывает путь, который проделал водитель в течение смены

Автоматизированное отслеживание водителей

Автоматизированное отслеживание позволяет эффективно контролировать водителей без участия диспетчеров. Все передвижения в течение смены и статусы работы водителя автоматически фиксирует и обрабатывает система управления заявками на транспорт.

Отслеживание водителей с помощью системы управления заявками включает в себя не только спутниковый мониторинг местоположения автомобиля, но и определение статусов работы водителя. Система знает, что делает водитель в каждый момент рабочей смены: она делит весь трек за день на промежутки по статусам работы: на заказе, без заказа, на обеде, на ремонте и др. Благодаря этому можно точно знать, куда и как водитель ездил, когда выполнял заказ, куда ездил на обед, что делал между выполнением заказов.

Система автоматического контроля позволяет также распознавать нарушения в режиме реального времени и реагировать на действия водителя. Например, в регламенте транспортного отдела предприятия указано, что на обеде сотрудник обязан возвращаться на базу, автомобиль должен стоять. Если водитель со статусом «На обеде» будет двигаться, система сразу зафиксирует это, отправит уведомление ответственному лицу о нарушении и уведомление водителю о том, что ему необходимо вернуть транспорт на базу.

Благодаря контролю водителей с помощью системы управления заявками транспорт начинает работать эффективно. Водители постоянно выполняют заказы, а не простаивают, соблюдают регламенты, не используют автомобили в личных целях. Пробег автопарка сокращается, а количество и скорость выполненных заказов увеличивается. 

Система управления заявками «ТМ: Корпоративные поездки» в отличие от системы мониторинга показывает не только трек, но и статусы работы водителя на каждом участке пути за смену

Отслеживание водителей в течение рабочего дня: что важно учесть

1. Соблюдение маршрута 

Любое отклонение от маршрута при движении — это обычно лишний пробег автомобиля и затягивание времени выполнения заявки. Точность маршрута поможет отслеживать система мониторинга: она покажет, по какому пути движется автомобиль. Контролировать действия водителя на маршруте позволит система управления заявками: она выявит отклонение в режиме реального времени и направит водителю уведомление в мобильном приложении о том, что он должен вернуться на маршрут. 

2. Навигация

У водителя должна быть возможность без проблем ориентироваться на местности, чтобы выбирать кратчайшие маршруты. Для этого ему необходимо устройство с GPS-навигатором и хорошо прорисованной картой. Система управления заявками со спутниковым мониторингом покажет водителю в мобильном приложении оптимальные маршруты для доезда до пункта подачи, для выполнения заявки и возвращения в гараж. Также, например, специалисты системы «ТМ: Корпоративные поездки» могут отрисовать карту предприятия или занести на карту нужные пункты, чтобы навигация была точной.

Навигация в водительском приложении «ТМ: Корпоративные поездки»

3. Определение координат 

Чтобы отслеживать местоположение автомобиля, у водителя всегда должен быть включен передатчик GPS. Это позволяет отслеживать точность маршрута. Бывает, водители намеренно отключают трекер, чтобы использовать транспорт в личных целях или не получать заявки в очередь. Система управления заявками на поездки распознаёт, когда GPS или интернет для передачи данных у водителя выключен. Она может заблокировать водителя в приложении и сделать отметку в треке автомобиля. Системы мониторинга отслеживают координаты автомобиля с помощью передатчика, который крепится под капот, отключить его у водителя не получится. Точные координаты автомобиля будут передаваться в систему, даже если у водителя пропадёт интернет или отключится GPS.

4. Возможность обратной связи и помощь

Когда происходит какая-то аномалия при выполнении заявки, важно не только зафиксировать её, но и помочь водителю быстрее разобраться в ситуации и исправить её. Например, если автомобиль сломался по пути к адресу подачи, водитель в приложении системы управления заявками сможет сразу отметить это, тогда система снимет с него заявку, отправит уведомление ответственному лицу и отправит уведомление пассажиру, что его заказ выполнит другой ближайший автомобиль. Водитель же получит уведомление, что должен ехать либо в гараж, либо на ближайшую ремонтную станцию, система построит для него оптимальный маршрут проезда.

«ТМ: Корпоративные поездки» отправит водителю уведомление, если необходимо вернуть его на базу 

5. Соблюдение распорядка 

Следить за временем начала и окончания смены, продолжительностью перерывов, отсутствием переработок поможет система управления заявками. Она автоматически рассчитает продолжительность рабочей смены и время, которое необходимо, чтобы вернуться на базу. Водитель, смена которого скоро закончится, не сможет взять ещё одну заявку. Вместо этого система автоматически направит ему уведомление о том, что необходимо ехать в гараж для завершения смены. А когда водитель на обеде, система запретит назначать на него заявки. Водители будут самостоятельно отмечать начало и окончание смены в приложении, а система не допустит переработки.

6. Передвижение водителя, когда он без заказа

Нецелевые поездки в основном совершаются, когда водитель завершил один заказ, но не взял следующий. Система управления заявками не допустит, чтобы водитель перемещался по личным делам. Водитель обязан сделать отметку в приложении о том, что он завершил заказ, тогда система автоматически назначает ему новые заказы. Если водитель без заказа начнёт движение не по заданному маршруту, система зафиксирует это и направит уведомление ответственным лицам и предупреждение водителю.

7. Соблюдение внутренних регламентов

У каждой организации собственные правила для водителей: куда автомобиль может заезжать, а куда нет, где должен находится водитель во время обеда и перерывов, что делать после завершения каждой заявки и т.д. Система управления заявками на корпоративный транспорт проследит, чтобы регламенты не нарушались. Например, если на предприятии есть «запретные зоны» и водитель заедет в одну из них, система сразу же сигнализирует об этом службе безопасности и отправит уведомление водителю. Или если во время обеда по рабочему регламенту водитель должен возвращать автомобиль в гараж, то система также проследит, чтобы водитель со статусом «На обеде» двигался по заданному маршруту. 

В системе управелния заявками «ТМ: Корпоративные поездки» можно выделить зоны, запрещённые для въезда транспорта

Как следить за водителем грузового автомобиля, чтобы предотвратить нарушения

Водители грузового корпоративного транспорта нередко замешаны в хищениях перевозимого груза. Например, один из клиентов «ТМ: Корпоративные поездки», крупный российский добывающий завод, до внедрения системы столкнулся с такой проблемой. Водители грузовиков съезжали с маршрута и сгружали сырьё. Служба безопасности и система мониторинга, установленная на предприятии, не могли предотвратить нарушения из-за неполноты карт территории. Сотрудники службы безопасности лишь примерно понимали, где движется автомобиль, потому что на карте предприятия были прорисованы далеко не все дороги и объекты. В таких непрозрачных для контроля условиях водители совершали хищения.

Решить проблему помогла система управления заявками «ТМ: Корпоративные поездки». Специалисты компании-разработчика системы отрисовали карту предприятия, создали удобную систему навигации и настроили программный комплекс на выявление нарушений. Теперь при любом отклонении от маршрута или незапланированной остановке, система отправляет службе безопасности завода «аларм», сигнал тревоги, и показывает точные координаты и маршрут доезда до водителя-нарушителя.

Также нужно учитывать, что рабочая смена водителя грузового транспорта состоит ещё и из времени погрузки-разгрузки. Чтобы водители не могли указать большее время, затраченное на работы с грузом, система управления заявками может рассчитать его заранее в зависимости от объёма груза. Если водитель не уложится в отведённое время, он получит уведомление и должен будет объяснить причину задержки.

Водитель и оператор или служба безопасности получат уведомление о любом отклонении от маршрута

Программа отслеживания водителей «ТМ: Корпоративные поездки»

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» помогает полностью контролировать рабочий день водителя: отслеживать местоположение, следить за графиком труда и отдыха, предотвращать нарушения регламента и нецелевое использование транспорта. Система не только отслеживает водителей, но и даёт широкие возможности для управления транспортными бизнес-процессами на предприятиях с собственным и арендованным автопарком.

Комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» состоит из:

• программы для автоматической обработки заявок, их распределения по автомобилям и для мониторинга;

• водительского приложения для отслеживания статусов работы водителя, для получения заявок и для обратной связи;

• мобильного и веб-приложения для создания заявок на поездки;

• веб-инструментов и сервисов для удобного управления заявками на корпоративный транспорт.

Когда сотрудник предприятия создаёт заявку через приложение, она автоматически обрабатывается системой: алгоритм подбирает наиболее подходящий автомобиль для выполнения заявки. Водитель моментально получает заявку и подтверждает её выполнение в своём мобильном приложении. С помощью приложения водитель отмечает начало и завершение смены и статусы выполнения заказа: «Заказ принят», «Прибыл на место», «На заказе», «Заказ завершён». Система фиксирует состояния работы водителя: «На заказе», «Свободен», «Обед», «Ремонт». Водитель никогда не передвигается без отметки в системе. 

Программа отслеживания водителей — система «ТМ: Корпоративные поездки»: приложение для создания заявки, приложение для работы водителя, веб-приложение для мониторинга и управления заявками

Система управелния заявками «ТМ: Корпоративные поездки» отличается от обычных систем мониторинга. Она позволяет не просто отслеживать водителя, а полноценно контролировать его работу, знать, что где он и что делает в каждый момент рабочей смены. Также программа оптимизирует работу транспорта на предприятии. Эффективность каждого автомобиля вырастает в два-три раза, водители всегда работают, а не простаивают и не обманывают компанию, холостые пробеги снижаются вдвое. За счёт оптимизации процессов парк транспорта можно сократить более чем на четверть, а выполнимость заявок только увеличится.