+7 (499) 709-84-87
Главная
/
Блог
/
Отзывы
/
Кейс создания гостакси для Правительства Камчатского края: как сэкономили 20 млн рублей и сократили парк на 10 автомобилей
02.06.2021

Кейс создания гостакси для Правительства Камчатского края: как сэкономили 20 млн рублей и сократили парк на 10 автомобилей

Автобаза Правительства Камчатского края предоставляет автомобили сотрудникам всех министерств и подведомственных организаций для служебных поездок и во время визитов официальных делегаций. Основной функционал правительственного автопарка заключается в обеспечении безопасных перевозок госслужащих, учете и эксплуатации государственных автомобилей в максимально экономном режиме.

В мае 2020 года руководством Правительства Камчатского края было принято решение о внедрении системы автоматизации перевозок, которая в корне изменит принцип работы автобазы. При выборе инструментов автоматизации бизнес-процессов ориентировались на минимизацию затрат на содержание правительственного автопарка и оптимизацию процесса создания заявок на служебные автомобили сотрудниками.

zdanie-pravitelstva-kamchatki.jpg
Здание Правительства Камчатского края

Задачей было оптимизировать заказ автомобилей, внедрив систему за 6 месяцев

Автобаза Правительства Камчатского края укомплектована 93 автомобилями, которые закреплены за ключевыми сотрудниками министерств. Транспортом пользуются по мере необходимости, в остальное же время он простаивает в силу низкой загруженности. Цифровизация госсектора доказала свою экономическую эффективность, поэтому оптимизация бизнес-процессов автобазы стала актуальной задачей, стоящей перед руководством Правительства Камчатского края.

Проблема заключалась в нецелевом использовании транспорта и долгом процессе согласования и заказа служебного автомобиля. За день диспетчер принимает десятки заявок по телефону, заносит их в компьютер и в ручном режиме ищет свободный автомобиль. Сотрудник пишет заявление на поездку, относит его секретарю и в течение трех дней ждет решения от руководителя автобазы. 

Задачей было оптимизировать процесс заказа служебных автомобилей в короткий срок — с июня по октябрь 2020 года. За этот период нам предстояло обучить водителей, диспетчеров, перевести подотчетные министерства на мобильное приложение, настроить кабинеты оператора, пассажира и водителя для работы с программным комплексом.

Сжатые сроки запуска проекта. Руководству Правительства Камчатского края было важно запустить проект «гостакси» в максимально сжатые сроки. Наш опыт реализации проектов для Удмуртской Республики и Белгородской области позволил за 6 месяцев полностью настроить и внедрить систему, строго следуя 44-ФЗ. Даже разница во времени в 8 часов не повлияла на установленные заказчиком сроки.

Результатом стала экономия бюджетных средств в размере 20 млн рублей на содержании автопарка и отказ от 10 служебных автомобилей. Руководство Правительства подчеркнуло, что внедрение системы «гостакси» исключило необходимость ежегодного обновления правительственного автопарка. Госслужащие используют автомобили только для выполнения служебных задач. Водители ответственнее относятся к своей работе, так как все данные о соблюдении ими скоростного режима и правил дорожного движения поступают в систему в автоматическом режиме.


Автобаза Правительства Камчатского края переведена в режим «гостакси» за 6 месяцев

В режим «гостакси» автопарк Правительства переходил поэтапно.

Первый этап. Тестирование функциональных возможностей системы

На первом этапе протестировали возможности программного комплекса: открепили часть автомобилей руководителей ведомств и ввели систему лимитов на поездки. Одним из первых, кто воспользовался приложением, стал Руководитель Аппарата губернатора и правительства Камчатского края Сергей Меркулов. Он отметил удобство и простоту использования сервиса и высоко оценил возможность предварительного заказа автомобиля, который позволяет заранее планировать служебные поездки.

Второй этап. Оптимизация правительственного автопарка Камчатки

На втором этапе к проекту цифровизации поездок подключили всех сотрудников министерств Петропавловска-Камчатского, Елизова и Вилючинска. В режим «гостакси» успешно перешел весь гараж Правительства Камчатского края. Персональный транспорт останется только у губернатора и его заместителей. Другие сотрудники смогут оформлять заявки через мобильное приложение или по телефону, и система предложит им ближайший свободный автомобиль. Оптимизация позволит исключить случаи использования служебного транспорта в личных целях, а нагрузка на водителей станет равномерной.

Третий этап. Настройка функционала программного комплекса

На заключительном третьем этапе внедрения программного комплекса с нашей стороны был отправлен специалист для решения вопросов окончательной настройки комплекса. Благодаря четкому пониманию бизнес-процессов, профессиональному подходу и внимательному отношению к деталям проект «гостакси» удалось завершить за 6 месяцев.

Руководитель Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края на пресс-конференции рассказывает о преимуществах программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки»


Итоги реализации проекта «гостакси»

Сотрудники правительственной автобазы положительно отзываются о новой системе, которая существенно упростила выполнение обязанностей диспетчерам, водителям и руководству.

Быстрое создание заказа. Благодаря проекту «гостакси» сотрудник за 5 секунд может создать заказ на поездку через установленное приложение без необходимости писать заявление на поездку и ждать согласований руководства. Система сама подберет нужный автомобиль, учитывая текущий статус водителя: «свободен», «на обеде» или «занят». Госслужащему также доступна функция «предварительный заказ» для планирования служебных командировок (поездок) на несколько дней вперед.

prilogenie-passagira-2.png prilogenie-passagira-3.png

prilogenie-passagira.png prilogenie-passagira-1.png
Пассажир в приложении может отследить, где сейчас находится заказанный им автомобиль


Создание заявок без участия диспетчера. Госслужащие больше не звонят диспетчеру, а заказывают автомобиль через приложение, поиск, подбор и заказ автомобиля происходит автоматически, без участия диспетчера, что полностью исключает человеческий фактор.


Диспетчер может видеть статус выполнения заказов водителями через веб-кабинет

Водитель под контролем. Диспетчер только контролирует и корректирует работу водителей. В режиме реального времени отслеживает, где находится автомобиль, видит статус водителя “на обеде” или “на ремонте”. В системе в деталях виден трек водителя, а также кто оформил заявку, куда направляется автомобиль, где и на какое время автомобиль остановился. Также диспетчер в программе может скорректировать заявку, добавив или удалив адреса в маршруте, в этом случае водитель тут же получит уведомление, поэтому ни одна заявка не останется без внимания и будет выполнена.


prilogenie-voditelya-2.png prilogenie-voditelya-2.png

prilogenie-voditelya-1.png prilogenie-voditelya.png
 Интерфейс мобильного приложения для водителей

Нормированный график водителя. Цифровизация процесса создания и отслеживания заказа полностью исключает переработки водителей, теперь они могут спланировать свое время и знают, во сколько закончится их рабочий день. На автобазе Камчатского края водители работают в две смены в рамках восьмичасового часового дня. Премиальная часть зарплаты водителя теперь напрямую зависит от результатов оценки качества выполненных им заказов. Руководитель может принять решение о премировании водителя на основании оценок сотрудников.

voditel-prinimaet-zakaz.jpgВодитель видит все уведомления и принимает заказы через приложение в телефоне


Лимит на поездки сотрудников. На каждого сотрудника в системе «гостакси» установлены лимиты на составные заказы. Это сделано для того, чтобы каждый распоряжался своим рабочим временем и временем своих коллег эффективнее. В распоряжении руководителя имеются различные настройки лимитов: он может установить неснижаемый остаток или кредитный лимит на сотрудника.

nastroika-limitov-1.png
Настройка лимитов в программном комплексе

Итоги проекта и планы по развитию

За 2020 и 2021 год Правительство Камчатского края уже сэкономило 20 млн рублей на содержание автопарка, отказавшись от 10 служебных автомобилей. Внедрение проекта «гостакси» позволило снизить холостой пробег на 22%, расход топлива на 17%. За счет сэкономленных бюджетных средств была повышена заработная плата водителям на 17%, а отсутствие переработок повлияло на фактически отработанное время водителей, которое сократилось на 21%.

Руководство Правительства подчеркнуло, что внедрение системы «гостакси» исключило необходимость ежегодного обновления правительственного автопарка. Госслужащие используют автомобили только для выполнения служебных задач. Водители ответственнее относятся к своей работе, так как все данные о соблюдении ими скоростного режима и правил дорожного движения поступают в систему в автоматическом режиме.

В ближайших планах — подключить Кабинет аналитика для получения и анализа данных о водителях в разрезе десятков параметров.





 



Другие публикации о проекте «гостакси» в Камчатском крае:

Гараж правительства региона перешел на работу в режиме государственного такси

Итоги первого месяца работы подвел руководитель аппарата губернатора и правительства региона Сергей Меркулов в ходе брифинга с журналистами.

Новый сервис «гостакси» положительно оценили водители и диспетчеры

Новая система полностью исключает переработки водителей и улучшает качество работы диспетчеров.

У краевых чиновников заберут персональный служебный транспорт в целях экономии бюджетных средств.

Губернатор Камчатского края Владимир Солодов в интервью журналисту рассказал о том, как оптимизирует работу правительственного гаража.





Читайте также:
15.06.2021
4 вещи, которых не хватает системе мониторинга транспорта

Система мониторинга транспорта использует GPS-трекинг и следит за показателями работы машин с помощью различных датчиков. Но такой контроль уступает полноценному управлению заявками на транспорт. Расскажем, почему система мониторинга не лучшее решение для транспортных задач предприятия.

11
31.05.2021
Как пересадить сотрудников со служебных автомобилей на рейсовые автобусы

Сотрудники, у которых есть доступ к поездкам на корпоративном легковом транспорте, часто злоупотребляют ими. Они не хотят пользоваться рейсовыми автобусами и вызывают служебный автомобиль для поездки по тому же маршруту.

241
24.05.2021
5 условий успешного внедрения системы управления заявками на поездки при повышенных требованиях безопасности

На предприятиях с жёсткими требованиями к защите данных развёртывание системы управления заявками на транспорт происходит с соблюдением всех условий промышленной и информационной безопасности. Расскажем, какие условия безопасного внедрения выделяют для себя специалисты «ТМ: Корпоративные поездки».

303
15.04.2021
Оптимизация доставки пассажирским корпоративным транспортом: 2 проблемы и 3 возможности автоматизации

Доставка документов и посылок на предприятии может быть не отлажена. Роль курьера, как правило, выполняет водитель. Ему необходимо срочно доставить посылку или документы в другое подразделение или организацию, а потом вернуться в автопарк. Там его ждут сотрудники организации для поездок по рабочим вопросам. В такой модели водитель совершает холостые пробеги, а процесс затянут и неэффективен.

171