Кейс создания гостакси для Правительства Камчатского края: как сэкономили 20 млн рублей и сократили парк на 10 автомобилей

Автобаза Правительства Камчатского края предоставляет автомобили сотрудникам всех министерств и подведомственных организаций для служебных поездок и во время визитов официальных делегаций. Основной функционал правительственного автопарка заключается в обеспечении безопасных перевозок госслужащих, учете и эксплуатации государственных автомобилей в максимально экономном режиме. В мае 2020 года руководством Правительства Камчатского края было принято решение о внедрении системы автоматизации перевозок, которая в корне изменит принцип работы автобазы. При выборе инструментов автоматизации бизнес-процессов ориентировались на минимизацию затрат на содержание правительственного автопарка и оптимизацию процесса создания заявок на служебные автомобили сотрудниками.

Здание Правительства Камчатского края

Задачей было оптимизировать заказ автомобилей, внедрив систему за 6 месяцев

Автобаза Правительства Камчатского края укомплектована 93 автомобилями, которые закреплены за ключевыми сотрудниками министерств. Транспортом пользуются по мере необходимости, в остальное же время он простаивает в силу низкой загруженности. Цифровизация госсектора доказала свою экономическую эффективность, поэтому оптимизация бизнес-процессов автобазы стала актуальной задачей, стоящей перед руководством Правительства Камчатского края.

Проблема заключалась в нецелевом использовании транспорта и долгом процессе согласования и заказа служебного автомобиля. За день диспетчер принимает десятки заявок по телефону, заносит их в компьютер и в ручном режиме ищет свободный автомобиль. Сотрудник пишет заявление на поездку, относит его секретарю и в течение трех дней ждет решения от руководителя автобазы. 

Задачей было оптимизировать процесс заказа служебных автомобилей в короткий срок — с июня по октябрь 2020 года. За этот период нам предстояло обучить водителей, диспетчеров, перевести подотчетные министерства на мобильное приложение, настроить кабинеты оператора, пассажира и водителя для работы с программным комплексом.

Сжатые сроки запуска проекта. Руководству Правительства Камчатского края было важно запустить проект «гостакси» в максимально сжатые сроки. Наш опыт реализации проектов для Удмуртской Республики и Белгородской области позволил за 6 месяцев полностью настроить и внедрить систему, строго следуя 44-ФЗ. Даже разница во времени в 8 часов не повлияла на установленные заказчиком сроки.

Результатом стала экономия бюджетных средств в размере 20 млн рублей на содержании автопарка и отказ от 10 служебных автомобилей. Руководство Правительства подчеркнуло, что внедрение системы «гостакси» исключило необходимость ежегодного обновления правительственного автопарка. Госслужащие используют автомобили только для выполнения служебных задач. Водители ответственнее относятся к своей работе, так как все данные о соблюдении ими скоростного режима и правил дорожного движения поступают в систему в автоматическом режиме.

Автобаза Правительства Камчатского края переведена в режим «гостакси» за 6 месяцев

В режим «гостакси» автопарк Правительства переходил поэтапно.

Первый этап. Тестирование функциональных возможностей системы

На первом этапе протестировали возможности программного комплекса: открепили часть автомобилей руководителей ведомств и ввели систему лимитов на поездки. Одним из первых, кто воспользовался приложением, стал Руководитель Аппарата губернатора и правительства Камчатского края Сергей Меркулов. Он отметил удобство и простоту использования сервиса и высоко оценил возможность предварительного заказа автомобиля, который позволяет заранее планировать служебные поездки.

Второй этап. Оптимизация правительственного автопарка Камчатки

На втором этапе к проекту цифровизации поездок подключили всех сотрудников министерств Петропавловска-Камчатского, Елизова и Вилючинска. В режим «гостакси» успешно перешел весь гараж Правительства Камчатского края. Персональный транспорт останется только у губернатора и его заместителей. Другие сотрудники смогут оформлять заявки через мобильное приложение или по телефону, и система предложит им ближайший свободный автомобиль. Оптимизация позволит исключить случаи использования служебного транспорта в личных целях, а нагрузка на водителей станет равномерной.

Третий этап. Настройка функционала программного комплекса

На заключительном третьем этапе внедрения программного комплекса с нашей стороны был отправлен специалист для решения вопросов окончательной настройки комплекса. Благодаря четкому пониманию бизнес-процессов, профессиональному подходу и внимательному отношению к деталям проект «гостакси» удалось завершить за 6 месяцев.

Руководитель Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края на пресс-конференции рассказывает о преимуществах программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки»

Итоги реализации проекта «гостакси»

Сотрудники правительственной автобазы положительно отзываются о новой системе, которая существенно упростила выполнение обязанностей диспетчерам, водителям и руководству.

Быстрое создание заказа. Благодаря проекту «гостакси» сотрудник за 5 секунд может создать заказ на поездку через установленное приложение без необходимости писать заявление на поездку и ждать согласований руководства. Система сама подберет нужный автомобиль, учитывая текущий статус водителя: «свободен», «на обеде» или «занят». Госслужащему также доступна функция «предварительный заказ» для планирования служебных командировок (поездок) на несколько дней вперед.

 

 
Пассажир в приложении может отследить, где сейчас находится заказанный им автомобиль

Создание заявок без участия диспетчера. Госслужащие больше не звонят диспетчеру, а заказывают автомобиль через приложение, поиск, подбор и заказ автомобиля происходит автоматически, без участия диспетчера, что полностью исключает человеческий фактор.

Диспетчер может видеть статус выполнения заказов водителями через веб-кабинет

Водитель под контролем. Диспетчер только контролирует и корректирует работу водителей. В режиме реального времени отслеживает, где находится автомобиль, видит статус водителя “на обеде” или “на ремонте”. В системе в деталях виден трек водителя, а также кто оформил заявку, куда направляется автомобиль, где и на какое время автомобиль остановился. Также диспетчер в программе может скорректировать заявку, добавив или удалив адреса в маршруте, в этом случае водитель тут же получит уведомление, поэтому ни одна заявка не останется без внимания и будет выполнена.

 

 
 Интерфейс мобильного приложения для водителей

Нормированный график водителя. Цифровизация процесса создания и отслеживания заказа полностью исключает переработки водителей, теперь они могут спланировать свое время и знают, во сколько закончится их рабочий день. На автобазе Камчатского края водители работают в две смены в рамках восьмичасового часового дня. Премиальная часть зарплаты водителя теперь напрямую зависит от результатов оценки качества выполненных им заказов. Руководитель может принять решение о премировании водителя на основании оценок сотрудников.

Водитель видит все уведомления и принимает заказы через приложение в телефоне

Лимит на поездки сотрудников. На каждого сотрудника в системе «гостакси» установлены лимиты на составные заказы. Это сделано для того, чтобы каждый распоряжался своим рабочим временем и временем своих коллег эффективнее. В распоряжении руководителя имеются различные настройки лимитов: он может установить неснижаемый остаток или кредитный лимит на сотрудника.

Настройка лимитов в программном комплексе

Итоги проекта и планы по развитию

За 2020 и 2021 год Правительство Камчатского края уже сэкономило 20 млн рублей на содержание автопарка, отказавшись от 10 служебных автомобилей. Внедрение проекта «гостакси» позволило снизить холостой пробег на 22%, расход топлива на 17%. За счет сэкономленных бюджетных средств была повышена заработная плата водителям на 17%, а отсутствие переработок повлияло на фактически отработанное время водителей, которое сократилось на 21%.

Руководство Правительства подчеркнуло, что внедрение системы «гостакси» исключило необходимость ежегодного обновления правительственного автопарка. Госслужащие используют автомобили только для выполнения служебных задач. Водители ответственнее относятся к своей работе, так как все данные о соблюдении ими скоростного режима и правил дорожного движения поступают в систему в автоматическом режиме.

В ближайших планах — подключить Кабинет аналитика для получения и анализа данных о водителях в разрезе десятков параметров.

Другие публикации о проекте «гостакси» в Камчатском крае:

Гараж правительства региона перешел на работу в режиме государственного такси

Итоги первого месяца работы подвел руководитель аппарата губернатора и правительства региона Сергей Меркулов в ходе брифинга с журналистами.

Новый сервис «гостакси» положительно оценили водители и диспетчеры

Новая система полностью исключает переработки водителей и улучшает качество работы диспетчеров.

У краевых чиновников заберут персональный служебный транспорт в целях экономии бюджетных средств.

Губернатор Камчатского края Владимир Солодов в интервью журналисту рассказал о том, как оптимизирует работу правительственного гаража.