Затраты на содержание автопарка — весомая статья расходов любой организации, пользующейся корпоративными перевозками. Это постоянные затраты предприятия, так как они не зависят от объема выпускаемой продукции или предоставляемых услуг. В этой статье мы разберем, какие расходы несет организация на содержание автопарка и можно ли на этом сэкономить.

Расчет эффективности автопарка: стандартные расходы

Для примера представим себе организацию, которая владеет автопарком объемом в 100 автомобилей. Пусть эти автомобили будут в собственности предприятия, а не в аренде, среди них будут в основном Toyota Corolla, Toyota Camry, Toyota Hilux, Toyota Land Cruiser 200. За каждым автомобилем закреплен свой водитель, итого в штате 100 водителей, которые ежемесячно получают зарплату. Для обработки заказов у предприятия есть свой заведующий гаражом или диспетчер, который находит необходимый автомобиль по заявке сотрудника и отправляет его на выполнение заказа. Диспетчер также получает заработную плату каждый месяц.

Помимо затрат на оплату труда лиц, задействованных в перевозке сотрудников, необходимо учитывать явные расходы на топливо и ГСМ, ежегодный техосмотр, страховку, автомойку, запчасти и ремонт.

Также учитываем скрытые расходы, а именно затраты на внеплановые поездки по личным делам, оплата штрафов.

Представим все эти расходы в таблице и возьмем приблизительные средние показатели в рублях:

№	Статья расходов	Затраты в год, руб
1	З/п штату из 100 водителей (1 водитель = 30 000 руб/мес)	36 000 000
2	З/п диспетчеру/зав. гаражом (35 000 руб/мес)	420 000
3	ГСМ и топливо для 100 автомобилей (1 авто = 7 000 руб/мес)	8 400 000
4	ТО для 100 автомобилей (1 ТО = 15 000 руб/год)	1 500 000
5	Страховка для 100 автомобилей (1 авто = 15 000 руб/год)	1 500 000
6	Автомойка для 100 автомобилей раз в неделю (1 сеанс = 400 руб, в году 52 недели)	2 080 000
7	Запчасти	100 000
8	Ремонт	200 000
9	Затраты на внеплановые поездки	40 000
10	Доплата водителям за простой	100 000
11	Штрафы	60 000
	Итого	50 400 000

Таким образом, усредненные годовые расходы организации с собственным автопарком из 100 машин составили 50 400 000 рублей в год, без учета колебания цен на ГСМ.

Эффективность автопарка можно повысить с помощью внедрения программного комплекса ТМ: Корпоративные поездки 

Программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» представляет собой платформу для цифровизации перевозок сотрудников на автомобилях организации. Он включает в себя приложения для сотрудников и водителей, различные веб-кабинеты для секретаря, руководителей и ответственных за транспортный отдел компании, онлайн-карты, просчет маршрутов, GPS-навигатор и многое другое.

Благодаря комплексу «ТМ: Корпоративные поездки» организация решает сразу несколько вопросов по оптимизации своего автопарка:

• Справедливая раздача заказов. Система сама находит ближайший свободный автомобиль и передает ему заказ.  Автомобили больше не простаивают без дела, а сотрудники не жалуются на отсутствие свободных машин в нужный момент.

• Сокращение холостого пробега. Программа поддерживает возможность совместных поездок, а также раздает несколько заказов одному водителю, если адреса подачи находятся рядом. Таким образом, водитель может продолжать выполнять другие заказы на обратном пути от предыдущего.

• Ограничение нецелевого использования корпоративных автомобилей. Благодаря GPS-навигации в программном комплексе можно отслеживать передвижение автомобиля в реальном времени, а значит использование машины «в личных целях» станет невозможным.

Изменения в работе автопарка после внедрения «ТМ: Корпоративные поездки»

КАК ПОВЛИЯЕТ ВНЕДРЕНИЕ ПРОГРАММЫ НА ОБЪЕМ КОРПОРАТИВНОГО АВТОПАРКА

Объем корпоративного автопарка может сократиться после внедрения программы управления автопарком «ТМ: Корпоративные поездки». Сокращение произойдет за счет двух факторов: 

1. разделяемый автопарк; 
2. увеличение количества совместных поездок сотрудников.

Разберем каждый фактор подробнее.

Разделяемый автопарк — это принцип корпоративных перевозок сотрудников, при котором в организации существует определенный пул автомобилей, закрепленный за руководством и топ-менеджментом, а также есть группа автомобилей, которыми может воспользоваться любой желающий сотрудник из любого отдела. Такой принцип содержания автопарка позволит использовать все автомобили по-максимуму и избежать простоя, их неравномерного использования.

Допустим, на разделяемый автопарк организация выделит примерно 30% имеющихся автомобилей, то есть 30 автомобилей из 100 открепит от отделов и руководителей подразделений. После этого мы можем наблюдать такую ситуацию: все 30 машин становятся в свободном доступе для сотрудников, и благодаря этому 10 из них выполняют столько же поездок, сколько раньше выполняли все 30 закрепленных автомобилей. Следовательно, у компании пропадает необходимость содержать остальные 20 автомобилей. Таким образом, 20% от общего числа автомобилей можно сократить и из 100 машин останется 80.

Сокращение автопарка на 20%

Второй фактор — увеличение количества совместных поездок. Ранее мы уже упоминали о поддержке этой функции программой. Она подразумевает под собой одновременные поездки сразу нескольких сотрудников в одном автомобиле по одному и тому же адресу, либо по пунктам назначения, находящимся недалеко друг от друга, практически на одном пути. Например, трем сотрудникам необходимо поехать в аэропорт. Вызывать для этих трех сотрудников три автомобиля — невыгодное и нерациональное решение. Очевидно, что с этой задачей может справиться один автомобиль. Остальные два автомобиля в это время будут доступны для заказа другим сотрудникам компании. За счет совместных поездок можно сократить еще 2-3% автомобилей от общего числа.

Таким образом, разделяемый автопарк и совместные поездки позволят организации сократить в среднем 20% автопарка. А это уже существенная экономия ресурсов компании. В нашем случае, который мы взяли в качестве примера, из 100 автомобилей останется 80.

Как изменится объем корпоративного автопарка после внедрения программы

КАК ИЗМЕНЯТСЯ ЗАТРАТЫ НА КОРПОРАТИВНЫЙ АВТОПАРК ПОСЛЕ ВНЕДРЕНИЯ ПРОГРАММЫ

Рассмотрим последствия внедрения программы на ранее упомянутых статьях расхода. Так как система полностью контролирует всю работу водителей и передвижения автомобиля, то исключается фактор поездок по личным целям, а значит, экономится и топливо. Благодаря контролю скорости снижается количество штрафов за превышение скорости. А справедливая раздача заказов гарантирует равномерное использование транспортных средств и равномерный износ. В этом случае снижаются затраты на ремонт и запчасти. Нагрузка на водителей распределяется равномерно, холостой пробег практически отсутствует, а значит и доплата за простой больше не требуется. Совместные поездки и разделяемый автопарк позволяют организации сократить количество автомобилей на 20% и из 100 машин остается 80, аналогичная ситуация и с количеством водителей.

Давайте посмотрим, как изменились статьи расходов в таблице:

№	Статья расходов	Затраты в год, руб
1	З/п штату из 80 водителей (1 водитель = 30 000 руб/мес)	28 800 000 - 7 200 000 за 20 водителей
2	З/п диспетчеру/зав. гаражом (35 000 руб/мес)	420 000
3	ГСМ и топливо для 80 автомобилей (1 авто = 7 000 руб/мес)	6 720 000 - 1 680 000 за поездки  в личных целях и 20 автомобилей
4	ТО для 80 автомобилей (1 ТО = 15 000 руб/год)	1 200 000 - 300 000 за 20 автомобилей
5	Страховка для 80 автомобилей (1 авто = 15 000 руб/год)	1 200 000 - 300 000 за 20 автомобилей
6	Автомойка для 80 автомобилей раз в неделю (1 сеанс = 400 руб, в году 52 недели)	1 664 000 - 416 000 за 20 автомобилей
7	Запчасти	50 000 - 50 000 за быстрый износ
8	Ремонт	100 000 - 100 000 за быстрый износ
9	Затраты на внеплановые поездки	0 - 40 000 на внеплановые поездки
10	Доплата водителям за простой	0 - 100 000 за оплату простоя
11	Штрафы	30 000 - 30 000 за оплату штрафов за превышение скорости
	Итого	40 184 000 - 10 216 000

Таким образом, компания с собственным автопарком может сэкономить на транспортных расходах около 10 200 000 рублей в год с использованием программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки». Это 20% от всех затрат на содержание корпоративного автопарка.