Автопарк правительства Белгородской области столкнулся с классическими проблемами государственного автопарка: поездки долго согласовывались, в гараже часто не было свободных автомобилей, подразделения не могли пользоваться машинами друг друга, сотрудники не успевали выполнять рабочие задачи и т. д. Руководство Белгородской области решило изменить эту ситуацию с помощью «ТМ: Корпоративные поездки»: повысить эффективность работы автопарка, уровень доступности и качества услуг служебного автотранспорта. В этой статье расскажем, как проходило внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» для запуска проекта «Гостакси» в автопарке правительства Белгородской области, какие задачи необходимо было решить и как изменилась работа автопарка после внедрения программного комплекса.

Как работал автопарк до внедрения

В автопарке правительства Белгородской области более 100 легковых автомобилей. Одновременно на линии находятся 30-40 машин. Ежедневно сотрудники правительства подают около 35 заявок на служебные поездки, но пятая часть поездок получала отказ, так как в гараже не хватало машин. Это было связано с рядом причин.

Длительное и сложное согласование заявки. Заявка на поездку проходила несколько стадий рассмотрения и согласования: начальник отдела, начальник управления или департамента, начальник гаража, диспетчер. Далее диспетчер в журнале искал свободный автомобиль, связывался с водителем, водитель звонил пассажиру и договаривался о поездке. После согласования заявки сотрудник в течение нескольких часов мог ждать, пока освободится заказанный им автомобиль. В среднем на все этапы уходило 5-7 дней.

Были и другие факторы, которые увеличивали время рассмотрения заявки. Заявку подписывал человек, который не имел полномочий подписывать такого рода документ. Такую заявку не принимали в автопарке. Приходилось её переделывать. Если в гараже не было свободных машин, и заявитель не готов перенести поездку на следующий день, заявку нужно было оформлять заново. Отдел делопроизводства мог отправить заявку обратно на доработку.

Нет единой формы заявки на поездку. Каждый сотрудник, отдел или департамент оформляли заявки по-своему. В заявке могла быть указана не вся информация, которая необходима диспетчеру для определения автомобиля. Например, из заявки непонятен статус пассажира, не указано количество пассажиров, время и место выезда, класс автомобиля — непонятно, какой автомобиль выделять.

Отсутствие системы обратной связи между диспетчером, пассажиром и водителем. Диспетчер не мог дозвониться до водителя или заявителя по рабочему телефону. Иногда заявитель не был тем человеком, который в итоге поедет на служебном автомобиле, и у диспетчера не оказывалось телефона самого пассажира. Заявитель мог не предупредить об отмене выезда, смене маршрута или не выйти в указанное в заявке время. Заранее диспетчер и водитель не могли узнать об этом и скорректировать свою работу.

Автомобили поделены и закреплены за определенными департаментами и управлениями. Госслужащие не могли использовать автомобили других подразделений правительства. В то время как в одном подразделении активно использовали автомобили для поездок, в другом подразделении никуда не ездили и их машины простаивали без дела.

Невозможность оперативного выезда по служебным обязанностям. Из-за неправильных заявок, их корректировки, долгих согласований и отсутствия свободных доступных автомобилей госслужащие не могли оперативно выехать для решения рабочих задач. Страдало качество проверочных мероприятий, которые проводила контрольно-ревизионная служба правительства.

Нецелевое использование служебного транспорта. В автопарке не было системы отслеживания служебного автотранспорта. Водители или госслужащие использовали автомобили для своих личных целей. Это увеличивало затраты на содержание парка, пробег автомобилей и вероятность их быстрой поломки.

Как проходило внедрение

Автопарк находится на балансе правительства Белгородской области. Правительство самостоятельно его содержит и обслуживает. Чтобы построить эффективную работу автопарка и сократить расходы на его содержание, руководство области приняло решение автоматизировать всю работу в автопарке.

В 2019 году началось внедрение пилотной версии программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» в автопарке правительства Белгородской области. При настройке системы специалисты БИТ «Мастер» учли общее количество автомобилей в автопарке, какие автомобили за какими госслужащими и департаментами закреплены, провели полный анализ бизнес-процессов и выяснили, как формируется заявка на поездку, как работают диспетчер и водители, обговорили результат цифровизации автопарка.

Спустя год работы программы автопарк удалось перестроить по принципу такси. Проект «гостакси» помог оптимизировать процесс перевозки сотрудников и снизить затраты в автопарке правительства области.

«Проект «гостакси» мы смогли реализовать во многом благодаря «цифровой прокачке регионов», которую в прошлом году организовал Александр Зорин из АНО «Цифровая экономика». В рамках «прокачки» удалось по новому взглянуть на некоторые проблемы. В частности, нашли возможность повысить эффективность автопарка Администрации. Ранее процесс согласования заявки на поездку мог занимать несколько дней. С внедрением приложения всё изменилось: автопарк стал работать по принципу такси, заявка оформляется в течение нескольких минут. Мы контролируем передвижение водителей, выстроили грамотную логистику, а средняя стоимость поездки снизилась почти в 4 раза! В планах - внедрить приложение во всех органах местного самоуправления», - отметил начальник департамента цифрового развития Евгений Мирошников.

Заместитель губернатора Белгородской области презентует проект «Гостакси» на базе программного комплекса

Как изменилась работа автопарка после внедрения

17 автомобилей в режиме пилотного проекта «Гостакси» на базе программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» уже отработали около 300 заявок. Когда проект будет полностью запущен, все автомобили автопарка будут доступны для заказа. Больше не потребуется пользоваться услугами внешнего такси.

Исчезли долгие согласования — время подачи заявки для заказа автотранспорта сократилось на 84%. Госслужащий самостоятельно оформляет заявку через мобильное приложение с минимальными согласованиями или вообще без них. Заявка автоматически попадает в программный комплекс, и тот сам подбирает свободный автомобиль. Водителю в его мобильном приложении приходит оповещение о новом заказе. При необходимости диспетчер корректирует изменения по заявкам.

В новой схеме срок предоставления заказа служебного автомобиля сократился с нескольких часов до 8 минут. Теперь контролирующие органы оперативно выезжают на проверки и без задержек решают свои рабочие задачи.

Мобильное приложение для пассажиров пока работает только на Android, iOS — в разработке.

Мобильное приложение для госслужащих Правительства Белгородской области

Налажена связь между водителем, диспетчером и пассажиром. Общение между пассажиром, диспетчером, водителем происходит с помощью программного комплекса и мобильных приложений для водителя и пассажира. Номер телефона пассажира всегда доступен диспетчеру и водителю. Диспетчер и водитель могут общаться в чате.

Свободные автомобили доступны для любого госслужащего — доля отказов в поездках сократилась с 20% до 5%. Автомобили откреплены от департаментов и управлений. Госслужащие, которые имеют право использовать служебный автотранспорт, могут брать свободные машины своих коллег и спокойно выполнять свои рабочие задачи. При тех же расходах реализуется большее количество заявок, машины не простаивают.

Автомобили более высокого класса остались закрепленными за высшим руководством и всегда доступны для поездок.

Открепление автопарка решает проблему с вывозом сотрудников

Работа водителя и передвижение госслужащих под контролем. Все данные о водителе и поездках госслужащих можно отследить в программном комплексе: местоположение, маршрут, время поездки и т. д. Диспетчер видит местоположение водителя и оперативно отправляет на следующую поездку.

Заявки на поездки распределяются между водителями эффективно — на 80% увеличилась загрузка автомобилей. Система управления перевозками отдает заказы водителям, которые находятся ближе всего к пассажиру. Водителям не нужно возвращаться в гараж, чтобы взять новый заказ. Они выполняют заказы сразу по мере поступления.

Губернатор Белгородской области Евгений Савченко рекомендует администрациям муниципалитетов запустить такой же проект в своих автопарках. Мобильное приложение в ближайшее время передадут всем муниципалитетам.

Проект «Гостакси» от Белгородской области также был отмечен на всероссийском уровне. На форуме «ПРОФ-IT. 2020» в конкурсе IT-проектов проект «Гостакси» на базе «ТМ: Корпоративные поездки» занял первое место в номинации «Управление транспортом и дорожным хозяйством».