+7 (499) 709-84-87
Главная
/
Блог
/
Отзывы
/
Как создавали гостакси на базе автопарка правительства Белгородской области
24.03.2021

Как создавали гостакси на базе автопарка правительства Белгородской области

Автопарк правительства Белгородской области столкнулся с классическими проблемами государственного автопарка: поездки долго согласовывались, в гараже часто не было свободных автомобилей, подразделения не могли пользоваться машинами друг друга, сотрудники не успевали выполнять рабочие задачи и т. д. Руководство Белгородской области решило изменить эту ситуацию с помощью «ТМ: Корпоративные поездки»: повысить эффективность работы автопарка, уровень доступности и качества услуг служебного автотранспорта.

В этой статье расскажем, как проходило внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» для запуска проекта «Гостакси» в автопарке правительства Белгородской области, какие задачи необходимо было решить и как изменилась работа автопарка после внедрения программного комплекса.





Как работал автопарк до внедрения

В автопарке правительства Белгородской области более 100 легковых автомобилей. Одновременно на линии находятся 30-40 машин. Ежедневно сотрудники правительства подают около 35 заявок на служебные поездки, но пятая часть поездок получала отказ, так как в гараже не хватало машин. Это было связано с рядом причин.

Длительное и сложное согласование заявки. Заявка на поездку проходила несколько стадий рассмотрения и согласования: начальник отдела, начальник управления или департамента, начальник гаража, диспетчер. Далее диспетчер в журнале искал свободный автомобиль, связывался с водителем, водитель звонил пассажиру и договаривался о поездке. В среднем на все этапы уходило 5-7 дней.

Были и другие факторы, которые увеличивали время рассмотрения заявки. Заявку подписывал человек, который не имел полномочий подписывать такого рода документ. Такую заявку не принимали в автопарке. Приходилось её переделывать. Если в гараже не было свободных машин, и заявитель не готов перенести поездку на следующий день, заявку нужно было оформлять заново. Отдел делопроизводства мог отправить заявку обратно на доработку.

etapy-soglasovaniya-zayavok-na-poezdki-posle-vnedreniya-sistemy.png

Нет единой формы заявки на поездку. Каждый сотрудник, отдел или департамент оформляли заявки по-своему. В заявке могла быть указана не вся информация, которая необходима диспетчеру для определения автомобиля. Например, из заявки непонятен статус пассажира, не указано количество пассажиров, время и место выезда, класс автомобиля — непонятно, какой автомобиль выделять.

Отсутствие системы обратной связи между диспетчером, пассажиром и водителем. Диспетчер не мог дозвониться до водителя или заявителя по рабочему телефону. Иногда заявитель не был тем человеком, который в итоге поедет на служебном автомобиле, и у диспетчера не оказывалось телефона самого пассажира. Заявитель мог не предупредить об отмене выезда, смене маршрута или не выйти в указанное в заявке время. Заранее диспетчер и водитель не могли узнать об этом и скорректировать свою работу.

Автомобили поделены и закреплены за определенными департаментами и управлениями. Госслужащие не могли использовать автомобили других подразделений правительства. В то время как в одном подразделении активно использовали автомобили для поездок, в другом подразделении никуда не ездили и их машины простаивали без дела.

Невозможность оперативного выезда по служебным обязанностям. Из-за неправильных заявок, их корректировки, долгих согласований и отсутствия свободных доступных автомобилей госслужащие не могли оперативно выехать для решения рабочих задач. Страдало качество проверочных мероприятий, которые проводила контрольно-ревизионная служба правительства.

Нецелевое использование служебного транспорта. В автопарке не было системы отслеживания служебного автотранспорта. Водители или госслужащие использовали автомобили для своих личных целей. Это увеличивало затраты на содержание парка, пробег автомобилей и вероятность их быстрой поломки.




Как проходило внедрение

Автопарк находится на балансе правительства Белгородской области. Правительство самостоятельно его содержит и обслуживает. Чтобы построить эффективную работу автопарка и сократить расходы на его содержание, руководство области приняло решение автоматизировать всю работу в автопарке.

В 2019 году началось внедрение пилотной версии программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» в автопарке правительства Белгородской области. При настройке системы специалисты БИТ «Мастер» учли общее количество автомобилей в автопарке, какие автомобили за какими госслужащими и департаментами закреплены, провели полный анализ бизнес-процессов и выяснили, как формируется заявка на поездку, как работают диспетчер и водители, обговорили результат цифровизации автопарка.

Спустя год работы программы автопарк удалось перестроить по принципу такси. Проект «гостакси» помог оптимизировать процесс перевозки сотрудников и снизить затраты в автопарке правительства области.

Заместитель губернатора Белгородской области презентует проект «Гостакси» на базе программного комплекса




Как изменилась работа автопарка после внедрения

17 автомобилей в режиме пилотного проекта «Гостакси» на базе программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» уже отработали около 300 заявок. Когда проект будет полностью запущен, все автомобили автопарка будут доступны для заказа. Больше не потребуется пользоваться услугами внешнего такси.

etapy-soglasovaniya-zayavok-na-poezdki.png


Исчезли долгие согласования — время подачи заявки для заказа автотранспорта сократилось на 84%. Госслужащий самостоятельно оформляет заявку через мобильное приложение с минимальными согласованиями или вообще без них. Заявка автоматически попадает в программный комплекс, и тот сам подбирает свободный автомобиль. Водителю в его мобильном приложении приходит оповещение о новом заказе. При необходимости диспетчер корректирует изменения по заявкам.

В новой схеме срок предоставления заказа служебного автомобиля сократился с 5-7 дней до 8 минут. Теперь контролирующие органы оперативно выезжают на проверки и без задержек решают свои рабочие задачи.

Мобильное приложение для пассажиров пока работает только на Android, iOS — в разработке.

obilnoe-prilogenie.pngМобильное приложение для госслужащих Правительства Белгородской области

Налажена связь между водителем, диспетчером и пассажиром. Общение между пассажиром, диспетчером, водителем происходит с помощью программного комплекса и мобильных приложений для водителя и пассажира. Номер телефона пассажира всегда доступен диспетчеру и водителю. Диспетчер и водитель могут общаться в чате.

Свободные автомобили доступны для любого госслужащего — доля отказов в поездках сократилась с 20% до 5%. Автомобили откреплены от департаментов и управлений. Госслужащие, которые имеют право использовать служебный автотранспорт, могут брать свободные машины своих коллег и спокойно выполнять свои рабочие задачи. При тех же расходах реализуется большее количество заявок, машины не простаивают.

Автомобили более высокого класса остались закрепленными за высшим руководством и всегда доступны для поездок.

otkreplenie-avtomobilej-pozvolyaet-polzovatsya-imi-kazhdomu.pngОткрепление автопарка решает проблему с вывозом сотрудников

Работа водителя и передвижение госслужащих под контролем. Все данные о водителе и поездках госслужащих можно отследить в программном комплексе: местоположение, маршрут, время поездки и т. д. Диспетчер видит местоположение водителя и оперативно отправляет на следующую поездку.

Заявки на поездки распределяются между водителями эффективно — на 80% увеличилась загрузка автомобилей. Система управления перевозками отдает заказы водителям, которые находятся ближе всего к пассажиру. Водителям не нужно возвращаться в гараж, чтобы взять новый заказ. Они выполняют заказы сразу по мере поступления.

Губернатор Белгородской области Евгений Савченко рекомендует администрациям муниципалитетов запустить такой же проект в своих автопарках. Мобильное приложение в ближайшее время передадут всем муниципалитетам.

Проект «Гостакси» от Белгородской области также был отмечен на всероссийском уровне. На форуме «ПРОФ-IT. 2020» в конкурсе IT-проектов проект «Гостакси» на базе «ТМ: Корпоративные поездки» занял первое место в номинации «Управление транспортом и дорожным хозяйством». Подробнее о конкурсе и проекте читайте на нашем сайте в разделе «Новости».



 


Читайте также:
14.04.2021
Как в компании со своим автопарком создать корпоративное такси с приложением

В крупных компаниях организацией поездок сотрудников занимается транспортный отдел или Управление автомобильного транспорта, в круг обязанностей которого входит: своевременное принятие заказов от сотрудников, поиск свободных автомобилей и обеспечение безопасности перевозок пассажиров. Процессы не всегда выстроены эффективно, бывают сбои и нарушения, ведь ключевую роль в организации процесса заказа и подбора автомобиля играет человеческий фактор. Затянут и сложен процесс подачи и согласования заявок на корпоративный автотранспорт, который может занимать до 5 рабочих дней.

19
20.01.2021
Диспетчеризация транспорта на предприятии: чек-лист из 5 вопросов к функциям и эффектам программы

Качественная программа диспетчеризации не только контролирует состояние автопарка, отслеживает местоположение автомобилей и расход топлива, но и увеличивает количество поездок, выполняемых каждым автомобилем, помогает компании сократить расходы на автопарк. Расскажем, на какие функции и эффекты стоит обратить внимание при выборе системы диспетчеризации для собственного автопарка организации.

525
19.01.2021
Учет транспортных перевозок: способ упростить работу водителей, руководителей и бухгалтеров

Финансирование автопарка государственных учреждений носит плановый характер — бюджет планируют на год вперед. Поэтому важно правильно организовать учет всех издержек заранее: пробег автомобилей, затраты ГСМ и расходы на обслуживание. В этой статье мы ответим на самые популярные вопросы об учете транспортных перевозок в государственных автопарках. Расскажем, как упростить контроль и снизить расходы на его содержание.

303
18.01.2021
Как провести техническое обслуживание автотранспорта и учесть все заявки

Чтобы автомобили в автопарке были исправными и не ломались в неподходящий момент, нужно регулярно проводить техобслуживание. Из этой статьи вы узнаете о вариантах учета технического обслуживания транспорта и о том, как не допустить оформления заявок на машины, которые уехали на ТО.

326