+7 (499) 709-84-87
Главная
/
Блог
/
Отзывы
/
Как создавали гостакси на базе автопарка правительства Белгородской области
24.03.2021

Как создавали гостакси на базе автопарка правительства Белгородской области

Автопарк правительства Белгородской области столкнулся с классическими проблемами государственного автопарка: поездки долго согласовывались, в гараже часто не было свободных автомобилей, подразделения не могли пользоваться машинами друг друга, сотрудники не успевали выполнять рабочие задачи и т. д. Руководство Белгородской области решило изменить эту ситуацию с помощью «ТМ: Корпоративные поездки»: повысить эффективность работы автопарка, уровень доступности и качества услуг служебного автотранспорта.

В этой статье расскажем, как проходило внедрение «ТМ: Корпоративные поездки» для запуска проекта «Гостакси» в автопарке правительства Белгородской области, какие задачи необходимо было решить и как изменилась работа автопарка после внедрения программного комплекса.





Как работал автопарк до внедрения

В автопарке правительства Белгородской области более 100 легковых автомобилей. Одновременно на линии находятся 30-40 машин. Ежедневно сотрудники правительства подают около 35 заявок на служебные поездки, но пятая часть поездок получала отказ, так как в гараже не хватало машин. Это было связано с рядом причин.

Длительное и сложное согласование заявки. Заявка на поездку проходила несколько стадий рассмотрения и согласования: начальник отдела, начальник управления или департамента, начальник гаража, диспетчер. Далее диспетчер в журнале искал свободный автомобиль, связывался с водителем, водитель звонил пассажиру и договаривался о поездке. После согласования заявки сотрудник в течение нескольких часов мог ждать, пока освободится заказанный им автомобиль. В среднем на все этапы уходило 5-7 дней.

Были и другие факторы, которые увеличивали время рассмотрения заявки. Заявку подписывал человек, который не имел полномочий подписывать такого рода документ. Такую заявку не принимали в автопарке. Приходилось её переделывать. Если в гараже не было свободных машин, и заявитель не готов перенести поездку на следующий день, заявку нужно было оформлять заново. Отдел делопроизводства мог отправить заявку обратно на доработку.

etapy-soglasovaniya-zayavok-na-poezdki-posle-vnedreniya-sistemy.png

Нет единой формы заявки на поездку. Каждый сотрудник, отдел или департамент оформляли заявки по-своему. В заявке могла быть указана не вся информация, которая необходима диспетчеру для определения автомобиля. Например, из заявки непонятен статус пассажира, не указано количество пассажиров, время и место выезда, класс автомобиля — непонятно, какой автомобиль выделять.

Отсутствие системы обратной связи между диспетчером, пассажиром и водителем. Диспетчер не мог дозвониться до водителя или заявителя по рабочему телефону. Иногда заявитель не был тем человеком, который в итоге поедет на служебном автомобиле, и у диспетчера не оказывалось телефона самого пассажира. Заявитель мог не предупредить об отмене выезда, смене маршрута или не выйти в указанное в заявке время. Заранее диспетчер и водитель не могли узнать об этом и скорректировать свою работу.

Автомобили поделены и закреплены за определенными департаментами и управлениями. Госслужащие не могли использовать автомобили других подразделений правительства. В то время как в одном подразделении активно использовали автомобили для поездок, в другом подразделении никуда не ездили и их машины простаивали без дела.

Невозможность оперативного выезда по служебным обязанностям. Из-за неправильных заявок, их корректировки, долгих согласований и отсутствия свободных доступных автомобилей госслужащие не могли оперативно выехать для решения рабочих задач. Страдало качество проверочных мероприятий, которые проводила контрольно-ревизионная служба правительства.

Нецелевое использование служебного транспорта. В автопарке не было системы отслеживания служебного автотранспорта. Водители или госслужащие использовали автомобили для своих личных целей. Это увеличивало затраты на содержание парка, пробег автомобилей и вероятность их быстрой поломки.




Как проходило внедрение

Автопарк находится на балансе правительства Белгородской области. Правительство самостоятельно его содержит и обслуживает. Чтобы построить эффективную работу автопарка и сократить расходы на его содержание, руководство области приняло решение автоматизировать всю работу в автопарке.

В 2019 году началось внедрение пилотной версии программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» в автопарке правительства Белгородской области. При настройке системы специалисты БИТ «Мастер» учли общее количество автомобилей в автопарке, какие автомобили за какими госслужащими и департаментами закреплены, провели полный анализ бизнес-процессов и выяснили, как формируется заявка на поездку, как работают диспетчер и водители, обговорили результат цифровизации автопарка.

Спустя год работы программы автопарк удалось перестроить по принципу такси. Проект «гостакси» помог оптимизировать процесс перевозки сотрудников и снизить затраты в автопарке правительства области.

«Проект «гостакси» мы смогли реализовать во многом благодаря «цифровой прокачке регионов», которую в прошлом году организовал Александр Зорин из АНО «Цифровая экономика». В рамках «прокачки» удалось по новому взглянуть на некоторые проблемы. В частности, нашли возможность повысить эффективность автопарка Администрации. Ранее процесс согласования заявки на поездку мог занимать несколько дней. С внедрением приложения всё изменилось: автопарк стал работать по принципу такси, заявка оформляется в течение нескольких минут. Мы контролируем передвижение водителей, выстроили грамотную логистику, а средняя стоимость поездки снизилась почти в 4 раза! В планах - внедрить приложение во всех органах местного самоуправления», - отметил начальник департамента цифрового развития Евгений Мирошников.

Заместитель губернатора Белгородской области презентует проект «Гостакси» на базе программного комплекса




Как изменилась работа автопарка после внедрения

17 автомобилей в режиме пилотного проекта «Гостакси» на базе программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» уже отработали около 300 заявок. Когда проект будет полностью запущен, все автомобили автопарка будут доступны для заказа. Больше не потребуется пользоваться услугами внешнего такси.

etapy-soglasovaniya-zayavok-na-poezdki.png


Исчезли долгие согласования — время подачи заявки для заказа автотранспорта сократилось на 84%. Госслужащий самостоятельно оформляет заявку через мобильное приложение с минимальными согласованиями или вообще без них. Заявка автоматически попадает в программный комплекс, и тот сам подбирает свободный автомобиль. Водителю в его мобильном приложении приходит оповещение о новом заказе. При необходимости диспетчер корректирует изменения по заявкам.

В новой схеме срок предоставления заказа служебного автомобиля сократился с нескольких часов до 8 минут. Теперь контролирующие органы оперативно выезжают на проверки и без задержек решают свои рабочие задачи.

Мобильное приложение для пассажиров пока работает только на Android, iOS — в разработке.

obilnoe-prilogenie.pngМобильное приложение для госслужащих Правительства Белгородской области

Налажена связь между водителем, диспетчером и пассажиром. Общение между пассажиром, диспетчером, водителем происходит с помощью программного комплекса и мобильных приложений для водителя и пассажира. Номер телефона пассажира всегда доступен диспетчеру и водителю. Диспетчер и водитель могут общаться в чате.

Свободные автомобили доступны для любого госслужащего — доля отказов в поездках сократилась с 20% до 5%. Автомобили откреплены от департаментов и управлений. Госслужащие, которые имеют право использовать служебный автотранспорт, могут брать свободные машины своих коллег и спокойно выполнять свои рабочие задачи. При тех же расходах реализуется большее количество заявок, машины не простаивают.

Автомобили более высокого класса остались закрепленными за высшим руководством и всегда доступны для поездок.

otkreplenie-avtomobilej-pozvolyaet-polzovatsya-imi-kazhdomu.pngОткрепление автопарка решает проблему с вывозом сотрудников

Работа водителя и передвижение госслужащих под контролем. Все данные о водителе и поездках госслужащих можно отследить в программном комплексе: местоположение, маршрут, время поездки и т. д. Диспетчер видит местоположение водителя и оперативно отправляет на следующую поездку.

Заявки на поездки распределяются между водителями эффективно — на 80% увеличилась загрузка автомобилей. Система управления перевозками отдает заказы водителям, которые находятся ближе всего к пассажиру. Водителям не нужно возвращаться в гараж, чтобы взять новый заказ. Они выполняют заказы сразу по мере поступления.

Губернатор Белгородской области Евгений Савченко рекомендует администрациям муниципалитетов запустить такой же проект в своих автопарках. Мобильное приложение в ближайшее время передадут всем муниципалитетам.

Проект «Гостакси» от Белгородской области также был отмечен на всероссийском уровне. На форуме «ПРОФ-IT. 2020» в конкурсе IT-проектов проект «Гостакси» на базе «ТМ: Корпоративные поездки» занял первое место в номинации «Управление транспортом и дорожным хозяйством». Подробнее о конкурсе и проекте читайте на нашем сайте в разделе «Новости».



 


Читайте также:
22.07.2021
Как отслеживают корпоративные автомобили на предприятии: 3 шага к эффективности

Для контроля за автомобилями на предприятии используются путевые листы, GPS-трекинг и комплексные системы управления заявками. Расскажем, какие возможности даёт каждый инструмент и как эффективнее следить за автомобилями на предприятии.

7
22.07.2021
Отслеживание водителей на маршруте в корпоративном автопарке: эффективный подход и 7 важных моментов

Передвижение корпоративных автомобилей можно отследить по спутниковым координатам, но они не дадут информации о том, чем занят водитель. Отслеживание водителей лучше вести комплексно: по координатам и по статусам выполнения заявки. Расскажем, какой подход к отслеживанию водителей на маршруте более эффективный и что важно учитывать для полноценного контроля за их работой.

25
12.07.2021
5 причин, почему плохой интернет на удаленном месторождении не влияет на эффективность цифровизации поездок сотрудников

В каждом пятом проекте по внедрению системы цифровизации поездок «ТМ: Корпоративные поездки» в предприятиях с собственным автопарком нет стабильного интернета на обширной территории работы сотрудников. Например, на удаленных нефтяных месторождениях, угольных карьерах и разрезах.

Расскажем, какие возможности системы позволяют организовать бесперебойную работу по приему и выполнению заявок на поездки сотрудников, если на предприятии интернет-сигнал нестабилен и есть зоны с отсутствующим сигналом.

171
30.06.2021
Нарушение ПДД водителем организации. Как учитывать нарушения и наказывать водителей коммерческих автопарков


Если водитель управляет транспортом предприятия и нарушает правила дорожного движения, то штраф приходит на собственника автомобиля, то есть организацию. Расскажем, как работать со штрафами, наказывать водителей за нарушение ПДД, нужно ли вести журнал нарушений ПДД водителями и другие тонкости работы с нарушениями правил передвижения транспорта на предприятии.

186