Затраты на содержание транспорта — весомая статья расходов в любой организации, где есть корпоративные перевозки. Эти затраты не зависят от объема выпускаемой продукции или предоставляемых услуг. В статье разбираем, какие это могут быть расходы, и как можно их сократить.

Расчет эффективности транспортного парка: стандартные расходы

Представим организацию с парком на 100 автомобилей: Toyota Corolla, Toyota Camry, Toyota Hilux, Toyota Land Cruiser 200. Они находятся в собственности предприятия, а не в аренде. За каждым автомобилем закреплен свой водитель, итого в штате 100 водителей, которые ежемесячно получают зарплату. Для обработки заказов у предприятия есть заведующий гаражом или диспетчер, который находит необходимый автомобиль по заявке сотрудника и отправляет его на заказ. Диспетчер также получает заработную плату каждый месяц.

Кроме затрат на оплату труда тех, кто учавствует в организации служебных поездок, надо учитывать расходы на топливо и ГСМ, ежегодный техосмотр, страховку, автомойку, запчасти и ремонт. Не стоит забываеть и про скрытые расходы, например, внеплановые поездки по личным делам и оплату штрафов.

Вот примерная смета:

№	Статья расходов	Затраты в год, руб
1	З/п штату из 100 водителей (1 водитель = 30 000 руб/мес)	36 000 000
2	З/п диспетчеру/зав. гаражом (35 000 руб/мес)	420 000
3	ГСМ и топливо для 100 автомобилей (1 авто = 7 000 руб/мес)	8 400 000
4	ТО для 100 автомобилей (1 ТО = 15 000 руб/год)	1 500 000
5	Страховка для 100 автомобилей (1 авто = 15 000 руб/год)	1 500 000
6	Автомойка для 100 автомобилей раз в неделю (1 сеанс = 400 руб, в году 52 недели)	2 080 000
7	Запчасти	100 000
8	Ремонт	200 000
9	Затраты на внеплановые поездки	40 000
10	Доплата водителям за простой	100 000
11	Штрафы	60 000
	Итого	50 400 000

Таким образом, усредненные годовые расходы организации с собственным парком из 100 машин составили 50 400 000 рублей в год, без учета колебания цен на ГСМ.

Как повысить эффективность транспортных процессов с помощью ТМ: Корпоративные поездки 

«ТМ: Корпоративные поездки» представляет собой платформу для цифровизации перевозок сотрудников на автомобилях организации. Он включает приложения для сотрудников и водителей, веб-кабинеты для секретаря, руководителей и ответственных за транспортный отдел компании, онлайн-карты, просчет маршрутов, GPS-навигатор и многое другое.

Благодаря «ТМ: Корпоративные поездки» организация решает сразу несколько задач:

• Справедливая раздача заказов. Система сама находит ближайший свободный автомобиль и передает ему заказ. Автомобили больше не простаивают без дела, а сотрудники не жалуются на отсутствие свободных машин в нужный момент.

• Сокращение холостого пробега. Программа поддерживает возможность совместных поездок, а также раздает несколько заказов одному водителю, если адреса подачи находятся рядом. Таким образом, водитель может продолжать выполнять другие заказы на обратном пути от предыдущего.

• Ограничение нецелевого использования корпоративных автомобилей. Благодаря GPS-навигации в программном комплексе можно отслеживать передвижение автомобиля в реальном времени, а значит использование в личных целях станет невозможным.

Изменения в работе после внедрения «ТМ: Корпоративные поездки»

Что изменится после внедрения системы

Объем корпоративного парка транспорта может сократиться после внедрения «ТМ: Корпоративные поездки» за счет двух факторов: 

1. разделяемый пул транспортных средств; 
2. увеличение количества совместных поездок сотрудников.

Разберем каждый фактор подробнее.

Разделяемый пул транспортных средств. Это принцип перевозок, при котором в организации существует пул авто, закрепленный за руководством и топ-менеджментом, а также есть группа автомобилей, которыми может воспользоваться любой желающий сотрудник из любого отдела. Такой принцип позволит использовать все ТС по-максимуму, избежать простоя и неравномерного использования.

Например, организация выделит примерно 30% автомобилей в общее пользование, то есть 30 единиц из 100 открепит от отделов и руководителей подразделений. После этого можно наблюдать такую ситуацию: все 30 машин становятся в свободном доступе для сотрудников, и благодаря этому 10 из них выполняют столько же поездок, сколько раньше выполняли все 30 закрепленных автомобилей. Следовательно, у компании пропадает необходимость содержать остальные 20 автомобилей. Таким образом, 20% от общего числа автомобилей можно сократить и из 100 машин останется 80.

Увеличение количества совместных поездок. Данная функции подразумевает одновременные поездки  нескольких сотрудников в одном автомобиле по одному и тому же адресу или по пунктам назначения, которые находятся по пути. Например, трем сотрудникам необходимо поехать в аэропорт. Вызывать три автомобиля будет нерационально. Очевидно, что с этой задачей может справиться один автомобиль, поэтому остальные два  в это время будут доступны для заказа другим сотрудникам компании. За счет совместных поездок можно сократить еще 2-3% автомобилей от общего числа.

Таким образом, совместные поездки позволят организации сократить в среднем 20% парка. В нашем случае, который мы взяли в качестве примера, из 100 автомобилей останется 80.

Как изменятся расходы после внедрения

Система полностью контролирует работу водителей и передвижения автомобилей, поэтому исключаются личные поездки, что позволяет экономить топливо. Контроль скоростного режима способствует более аккуратной езде и снижению штрафов. А справедливая раздача заказов гарантирует равномерное использования ТС, а значит, более медленный износ. Благодаря этому снижаются затраты на ремонт и запчасти. Водители загружены равномерно, практически отсутсвует холостой пробег. Совместные поездки и разделяемый пул позволяют сократить количество автомобилей на 20% и из 100 машин остается 80, аналогичная ситуация и с количеством водителей.

Давайте посмотрим, как изменились статьи расходов в таблице:

№	Статья расходов	Затраты в год, руб
1	З/п штату из 80 водителей (1 водитель = 30 000 руб/мес)	28 800 000 - 7 200 000 за 20 водителей
2	З/п диспетчеру/зав. гаражом (35 000 руб/мес)	420 000
3	ГСМ и топливо для 80 автомобилей (1 авто = 7 000 руб/мес)	6 720 000 - 1 680 000 за поездки  в личных целях и 20 автомобилей
4	ТО для 80 автомобилей (1 ТО = 15 000 руб/год)	1 200 000 - 300 000 за 20 автомобилей
5	Страховка для 80 автомобилей (1 авто = 15 000 руб/год)	1 200 000 - 300 000 за 20 автомобилей
6	Автомойка для 80 автомобилей раз в неделю (1 сеанс = 400 руб, в году 52 недели)	1 664 000 - 416 000 за 20 автомобилей
7	Запчасти	50 000 - 50 000 за быстрый износ
8	Ремонт	100 000 - 100 000 за быстрый износ
9	Затраты на внеплановые поездки	0 - 40 000 на внеплановые поездки
10	Доплата водителям за простой	0 - 100 000 за оплату простоя
11	Штрафы	30 000 - 30 000 за оплату штрафов за превышение скорости
	Итого	40 184 000 - 10 216 000

Таким образом, компания с собственным автопарком может сэкономить на транспортных расходах около 10 200 000 рублей в год с использованием программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки». Это 20% от всех затрат на содержание корпоративного автопарка.