Управление делами Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО) выполнило автоматизацию сервиса служебных перевозок в рамках цифровой трансформации государственного сегмента.

Стартовая ситуация

Собственный автопарк ведомства состоял из 150 автомобилей, закрепленных за органами власти. Если за сотрудником государственного органа не был закреплен служебный экипаж, ему приходилось бронировать транспорт через руководителя или диспетчера Управления обслуживания транспорта. При этом каждый запрос операторы вносили вручную в бумажный журнал.

Также, в течение рабочего дня, на линии находились 50 маршрутных автобусов, которые перевозили работников государственных учреждений. Если транспорт задерживался в пути или был снят с линии, сотрудникам приходилось искать другие способы, чтобы добраться до работы.

Задачи проекта

Пошаговая реализация:

• понять реальную занятость транспорта; 

• увеличить полезную нагрузку на каждый экипаж; оптимизировать маршруты движения транспортных средств; 

• автоматически сбалансированно распределять заказы на поездки; 

• упростить процесс бронирования легковых автомобилей;

• внедрить инструмент оповещения сотрудников о времени прибытия автобуса.

Исследование

Перед внедрением «ТМ: Корпоративные поездки» провели анализ маршрутов движения транспортных средств в течение рабочего дня. В результате выявили неполную загруженность экипажей, КПД — 10%.

Реализация: переход на новую модель использования транспорта

Служебные транспортные средства ведомства Управления делами Правительства ЯНАО разделили на три части:

• закрепленные автомобили для высшего руководящего состава; 

• курьерская служба; 

• перевозка линейных сотрудников.

Для двух последних групп пассажиров выделили общий пул автомобилей, где транспорт не закреплен. Любой сотрудник может заказать служебную поездку через мобильное приложение, веб-сервис или звонок в диспетчерскую. А система в автоматическом режиме подберет свободный экипаж с учетом настроек обработки заказов.

Новые алгоритмы работы автопарка ввели с расчетом, что поездки станут более доступными для сотрудников, ускорится решение рабочих задач и увеличится КПД каждого транспортного средства.

Чтобы переход на новую модель прошел безболезненно для работников и водителей, внедрение проводили в несколько этапов:

1. На старте проекта в эксперименте участвовало 6 автомобилей и 42 пользователя. Через 2 месяца эксплуатации системы «ТМ: Корпоративные поездки» стало ясно, что все 6 экипажей полностью удовлетворяют спрос на поездки. Ранее для такого количества пассажиров требовалась 9 автомобилей. Также пользователи высоко оценили удобство цифрового решения для заказа транспорта. 

2. На следующем этапе в систему добавили 24 автомобиля и 190 сотрудников. Полезный пробег транспорта вырос до 60%.

Реализованный проект показал свою эффективность. Поэтому было принято решение растиражировать его на муниципальные образования Ямало-Ненецкого автономного округа.

Переподготовка операторов

Основное обучение было направлено на повышение навыков работы с системой у операторов Управления эксплуатации и сервисного обслуживания транспорта:

• прием заявок через веб-интерфейс или мобильный доступ; 

• диспетчеризация экипажей и пассажиров; 

• отслеживание заказов.

С момента тестовой эксплуатации диспетчеры сразу оценили удобство работы с системой: стало удобнее следить за заказами, все заявки учитываются и находятся в одном месте.

Работа с водителями: график и мотивация

Благодаря аналитическим данным, которые собирает система «ТМ:Корпоративные поездки», установили, что основной пик поездок приходится на 7 утра и 12-13 часов дня. В остальное время потребность в автомобилях ниже.

Это позволило ввести двухсменный график, чтобы на линии всегда было достаточное количество транспорта: с 6:00 до 15:00 и с 15:00 до 22:00. Решение помогло снизить загрузку на водителей и создать более комфортные условия работы.

Также для водителей введена система поощрений: цифровой комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» позволяет вести рейтинг, который рассчитывается исходя из оценок пассажиров и внутренних показателей эффективности, например, количества выполненных заказов.

Цифровизация автобусных маршрутов

В систему «ТМ: Корпоративные поездки» добавили линейные служебные автобусы. Благодаря интеграции с существующей системой спутникового мониторинга СКАУТ, координаты движения по маршруту передаются в единый центр. Поэтому пассажиры через мобильное приложение могут узнать точное время прибытия транспорта.

Эффекты

1. Средний показатель движения транспорта за смену вырос в 4 раза. Новое значение отражает исключительно перемещение автомобилей по заявкам. Здесь уже исключен холостой пробег, движение из гаража и обратно, время на обеденный перерыв. Сейчас все данные о поездках прозрачны, нецелевой пробег исключен. 

2. Выросло количество выполняемых заказов одним транспортным средством за смену. Средний показатель совершенных поездок — 20 заказов. Это в 4 раза больше, чем на старте проекта.

3. Высвободили 30% техники, не потеряв в качестве оказания транспортных услуг. Автомобили перераспределили в муниципальные образования, где в этом была потребность. Также приняли решение централизовать все транспортное обеспечение. На данный момент в 80 государственных учреждениях региона идут пилотные проекты.

4. Избавились от лишнего бумажного документооборота. Ранее, чтобы отправиться в близлежащий населенный пункт, приходилось оформлять заявку заранее через официальный запрос. Теперь автомобиль можно вызвать с помощью приложения и через 5 минут поехать.

5. Транспорт стал доступнее. У сотрудников появилось единое окно — мобильное приложение, где они могут заказать легковой транспорт и посмотреть время прибытия ближайшего автобуса. Среднее время подачи автомобиля составляет 2-5 минут, а это значит, что скорость решения рабочих вопросов также возросла.

Узнайте, как «ТМ: Корпоративные поездки» может улучшить работу вашего корпоративного автопарка

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами и пришлем презентацию, ответим на ваши вопросы

Предоставляя информацию, я соглашаюсь с обработкой персональных данных