«Сервис-Интегратор» является одной из крупнейших аутсорсинговых транспортных компаний с двадцатью региональными подразделениями по всей России. Компания оказывает услуги по управлению автопарком корпоративных клиентов и сдаче в аренду спецтехники. Для того чтобы осуществлять эффективное управление автопарком, в «Сервис-Интеграторе» 2020 году решили создать единую систему контроля автотранспорта на базе «ТМ: Корпоративные поездки».

Один из клиентов, которому «Сервис-Интегратор» предоставляет автопарк — предприятие по переработке углеводородного сырья

Задачей было автоматизировать автопарк одного из клиентов в Тюменской области

Собственное автохозяйство «Сервис-Интегратора» насчитывает более 3100 единиц техники. Клиенты рассредоточены по всей России: от Калининграда до Сахалина. Среди них ПАО «Газпром нефть», ПАО «НК «Роснефть» и другие.

В «Сервис-Интеграторе» приступили к созданию проекта цифровизации поездок, внедрив ее для одного из клиентов — нефтегазохимической компании в Тюменской области.

Предприятие по переработке углеводородного сырья не имеет своего автопарка, поэтому автохозяйство полностью находится на аутсорсинге. Услуги по аренде легковых автомобилей, микроавтобусов и газелей с экипажами им предоставляет компания «Сервис-Интегратор».

Проблема управления автопарком «Сервис-Интегратора» заключается в том, что сложно контролировать работу собственного транспорта, выполняющего заказы по всей России: отсутствует достоверная аналитика по выполненным заявкам, недостаточно эффективно налажено взаимодействие между заказчиком и исполнителем, ручное управление заказами на автотранспорт с высокой степенью вероятности человеческой ошибки.

Целью проекта цифровизации было оптимизировать работу автохозяйства, оптимально распределяя транспорт между клиентами и освобождая их от непрофильной деятельности, а также обеспечивая полную загрузку своего автопарка. Реализовать проект планировали за счет создания единого центра диспетчеризации автотранспорта и внедрения удобного сервиса по работе с заявками для сотрудников корпоративных клиентов.

Решением выбрали внедрение системы «ТМ: Корпоративные поездки». Благодаря глобальной автоматизации и диспетчеризации автопарка у «Сервис-Интегратора» появляется возможность собирать точные данные о работе транспорта, арендуемого клиентами в разных городах. Накопленные и обработанные данные о пробегах, количестве поездок помогают принять верное управленческое решение в конкретной ситуации.

Сотрудник единого центра диспетчеризации «Сервис-Интегратора» может оперативно распределять автотранспорт своих клиентов, осуществлять его ротацию и контроль....

Проектное решение по диспетчеризации автопарка компания «Сервис-Интегратор» планирует масштабировать, так как оно подходит для большинства корпоративных клиентов, не имеющих собственного автохозяйства.

Тестовая эксплуатация на нефтегазохимическом заводе помогла определить эффективность системы

Процесс тестовой эксплуатации программного комплекса проходил в два этапа: подготовка и внедрение. Переход от одного этапа к другому позволяет исключить некорректную работу системы и быстро запустить программный комплекс «ТМ: Корпоративные поездки» в промышленную эксплуатацию.

1. Этап подготовки

Подготовка занимает от одного до двух месяцев и заключается в том, чтобы получить полную и достоверную информацию о бизнес-процессах каждого подразделения на предприятии, сформулировать исчерпывающий список пожеланий и требований к программному комплексу.

Пример отчета для клиента

На этом этапе подключили всех сотрудников одного из подразделений завода, которым и предстояло протестировать систему. Их задачей было использовать корпоративный транспорт через мобильное приложение и делиться с участниками рабочей группы на стороне поставщика системы уникальным пользовательским опытом. Пользователи заполняли анкеты с сотнями вопросов, которые позволяют проанализировать эффективность системы и оценить её жизнеспособность.

Параллельно происходила проверка технического оснащения рабочих мест операторов в компании «Сервис-Интегратор». Специалисты подключили интернет, IP-телефонию, проверили соответствие систем заказчика и исполнителя, настроили доступ к рабочим местам операторов в программном комплексе.

2. Этап внедрения

Переход к этапу внедрения означает, что система сработала эффективно, учтены все требования заказчика. На данном этапе операторов, водителей и диспетчеров обучили в формате видеоконференцсвязи, демонстрируя возможности компонентов программного комплекса. Обучение также позволяет определить, насколько поняты и усвоены сотрудниками основные принципы работы программного комплекса.

На предприятии в течение 2 месяцев бесплатно использовали базовый функционал комплекса «ТМ: Корпоративные поездки». За это время все сотрудники перешли на работу с приложением. Система была доработана с учетом специфики предприятия:

• введены запреты на заказ автомобиля по геозонам. Раньше сотрудники часто заказывали служебный автомобиль, уже находясь на территории завода, чтобы не идти пешком до места работы. Теперь сотрудник не сможет заказать корпоративный автомобиль в конкретных геозонах, система откажет в заказе;

• умный алгоритм перераспределения сотрудников. Система перенаправляет сотрудника на рейсовый автобус, если он заказывает корпоративный автомобиль для перемещения по территории предприятия;

• составной заказ полностью автоматизирован. Система формирует список заявок, создает оптимальный маршрут для группы сотрудников и подбирает подходящий транспорт.

Информационная безопасность клиента на первом месте

Защиту персональных данных сотрудников завода обеспечили с помощью табельных номеров. Уникальный номер наряду с фамилией или именем позволяет идентифицировать каждого сотрудника на предприятии. Персональные данные сотрудника обезличены, поэтому при заказе автомобиля по телефону или через приложение личные сведения сотрудников определяются в виде набора цифр.

Ограничение доступа к информации настраивается в программном комплексе для каждого сотрудника или группы. У каждого пользователя в системе «ТМ: Корпоративные поездки» есть свои права на доступ и изменение данных: можно дать и отозвать права в любой момент.

Создание единого диспетчерского центра с удаленным управлением

Единый диспетчерский центр будет собирать информацию о заказах из всех подразделений компании «Сервис-Интегратор». До этого управление автопарком осуществлялось хаотично и разрозненно, совершались десятки звонков для того, чтобы передать и получить информацию, убедиться в выполнении заказов. Сейчас все подразделения находятся в едином информационном пространстве. Диспетчеру не обязательно быть на своем рабочем месте, он в любой момент может открыть браузер и зайти в Кабинет оператора на любом устройстве и из любого города. Решение о создании удаленного диспетчерского центра стало первым шагом к автоматизации транспортных процессов, которое позволило ускорить и упростить работу всех подразделений компании.

Специалисты разработали навигационно-картографический комплекс для контроля водителей

В систему «ТМ: Корпоративные поездки» была загружена карта территории завода, которую разработали почти с нуля, а затем связали с системой навигации. В создании карты участвовали специалисты компании-разработчика и заказчика. Для этого было сделано следующее:

• Сотрудник «ТМ: Корпоративные поездки» выезжал в один из городов Тюменской области для изучения объектов, строений завода и фиксировал их в плане.

• Вместе с руководством предприятия определили зоны для свободного перемещения автомобилей и зоны, где существуют ограничения на въезд: в этом случае объекты не заносились на карту.

• Зафиксировали объекты вне территории завода, к которым выезжают сотрудники предприятия: некоторые адреса города с дорогами и строениями.

• Наладили связь между картой завода и программным комплексом.

Картографы ТМ: Корпоративные поездки по просьбе заказчика могут отрисовать закрытую карту завода

В «ТМ: Корпоративные поездки» отмечены только актуальные адреса, действующие склады и производственные комплексы. Загруженная информация позволяет корректно работать навигационному модулю, а системе — выстраивать оптимальные маршруты и верно подбирать ближайший автомобиль.

Закрытая карта завода в связке с навигационным модулем образует навигационно-картографический комплекс, который позволяет организовать точечную навигацию на больших территориях предприятия. Водителю всегда доступны голосовые подсказки, информирующие его о превышении скорости, наличии запрещающих знаков и предстоящих поворотах. Навигационный модуль учитывает в работе данные о статусе дорог и проездов, о запретных территориях завода, контролирует отклонения от маршрута и при необходимости перепроложит маршрут или отправит уведомление руководству о нарушениях.

Скрин события о том, что водитель заехал в запретную «красную» зону.

Удобный сервис для сотрудников завода помогает быстро заказывать автомобиль

Возможности системы уже оценили сотрудники завода. Мобильное приложение установили более 100 сотрудников, оно имеет расширенный функционал:

• Интуитивно понятный интерфейс, удобное меню заказа автомобиля;

• Автоматическое определение местоположения и возможность создать заказ всего в несколько кликов;

• Возможность создавать шаблоны повторяющихся маршрутов;

• Выбор автомобиля на карте или из списка свободных;

• Полная информация о марке, цвете и номере заказанного автомобиля на экране приложения;

• Функция «предварительных заказ» для тех, кто заранее планирует поездки;

• Возможность добавлять адреса в приложении во время поездки.

Брендированию приложения уделили большое внимание. Лаконичный и сдержанный стиль ориентирован на взрослую аудиторию, не перегружен графикой, основной элемент – логотип компании узнаваем, он также является иконкой запуска приложения.

По запросу заказчика приложение переименовано в S-Int Mobil, все sms-оповещения приходят сотрудникам предприятия от отправителя S-Int, приложение размещается на корпоративном аккаунте Google Play и App Store.

Интерфейс приложения S-Int

Данные из системы можно выгружать в виде таблиц и графиков

Благодаря установке программного комплекса «ТМ: Корпоративные поездки» можно формировать отчетность в виде графиков или таблиц. Доступна выгрузка следующих данных:

• Количество выполненных заказов каждым водителем;

• Информация о расстоянии, пройденном автомобилем;

• Данные по сотрудникам, их количестве и перемещениям;

• Общая дисциплина водителей, соблюдение ими скоростного режима;

• Статус удовлетворенности работой водителя.